Отпуск: сроки и оплата

[Admin]

Отпуск: сроки и оплата

КОГДА РАБОТНИК МОЖЕТ УЙТИ В ОТПУСК?

В соответствии с Трудовым кодексом (ТК) РФ ежегодные оплачиваемые отпуска продолжительностью 28 календарных дней предоставляются работникам с сохранением места работы и среднего заработка. Некоторым категориям лиц (например, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда) полагаются дополнительные оплачиваемые отпуска. Продолжительность ежегодных оплачиваемых отпусков исчисляется в календарных днях. При этом нерабочие праздничные дни, приходящиеся на отпуск, исключаются. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части, одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней.

Право на отпуск за первый год работы возникает у сотрудника через шесть месяцев его непрерывной работы у работодателя. В стаж, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, входят периоды (ст. 121 ТК РФ):

фактической работы;

► когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) в соответствии с законодательством (время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные и выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха);

вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы;

Ф пропуска работы из-за непройденно-го обязательного медосмотра не по вине сотрудника;

Ф отпусков без сохранения заработной платы, предоставленных по просьбе работника, которые не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на дополнительный оплачиваемый отпуск за работу с вредными и опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в подобных условиях.

В стаж не включается время, когда работник:

> отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины;

> был отстранен от работы в случаях, указанных в статье 76 ТК РФ (при появлении на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, выявлении в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения сотрудником работы и др.);

> находился в отпуске по уходу за ребенком.

БЕЗ ГРАФИКА ОТПУСКОВ НЕ ОБОЙТИСЬ

Всем известно, что пик отпусков приходится на лето. Однако график отпусков, например, на 201 1 г. нужно было подгото-
вить не позднее 17 декабря 2010 г., т.е. за две недели до наступления календарного года. Составляя график отпусков (по форме № Т-7), необходимо руководствоваться, прежде всего, трудовым законодательством об отпусках. Для начала следует вычислить стаж работы, дающий право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск. В первую очередь, это касается недавно принятых на работу сотрудников. По общему правилу они могут уйти в отпуск, отработав шесть месяцев. Следовательно, надо проследить, чтобы указанный период истек.

Далее определяется продолжительность отпуска, положенного каждому работнику. Затем устанавливается очередность предоставления отпусков в течение года. При этом следует учитывать особенности производства, возможность взаимозаменяемости работников в отделах, а также пожелания сотрудников.

Работодатель и работники должны соблюдать очередность и сроки, установленные графиком отпусков. Так, сотрудник не вправе уйти в отпуск не по графику без разрешения работодателя. Правда, стороны вправе по взаимному согласию перенести отпуск на более раннее или, наоборот, позднее время. При этом отложенный отпуск нужно использовать до истечения 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он полагался.

Запрещается не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд. Лицам моложе 18 лет и занятым на работах с вредными или опасными условиями труда ежегодный отпуск обязателен.

При подготовке графика отпусков следует помнить, что некоторые категории работников вправе уйти в отпуск в удобное для них время. Например, к ним относятся граждане младше 1 8 лет (ст. 267 ТК РФ). Совместителям отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Муж может взять ежегодный оплачиваемый отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). При этом неважно, сколько времени он отработал перед этим.

Не исключено, что ушедший в отпуск работник срочно потребуется работодателю. Как правило, такое случается в небольших организациях, где каждый сотрудник выполняет свои обязанности и не может подменить другого. В этом случае работника разрешено отозвать из отпуска, но только если он сам согласен выйти на работу раньше времени. Неиспользованная часть отпуска предоставляется по выбору сотрудника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединяется к отпуску за следующий рабочий год. Трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и сотрудников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.
Работодатель вправе с согласия работника перенести отпуск на следующий рабочий год только в исключительных случаях. А именно — когда предоставление отпуска сотруднику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

ЭТАПЫ ОФОРМЛЕНИЯ ОТПУСКА

Этап первый: информирование работника об отпуске и оформление документов. Работодатель должен известить работника под роспись о наступлении отпуска за две недели до его начала. Трудовой кодекс не оговаривает, как это нужно сделать. Обычно составляют уведомление, в котором указывают дату начала отпуска и его продолжительность. Сотрудник расписывается на документе, подтвердив тем самым, что он ознакомлен с уведомлением.

Работодатель может выбрать иной способ уведомления работника о предстоящем отпуске. Например, дополнить график отпусков отдельным столбцом, в котором работники будут ставить свои подписи, подтверждающие, что им известна дата начала отпуска. В этом случае график отпусков следует предъявлять работникам за две недели до начала отпуска. Внесение изменений в форму графика отпусков утверждается приказом руководителя.

Многие кадровые сотрудники требуют, чтобы все работники писали заявления на отпуск. Однако если отпуск предоставляется по графику, это вовсе не обязательно. Заявления требуются только от тех, кто уходит в первый отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации.

Если в отпуск уходит один работник, сотрудник отдела кадров (или бухгалтер, если кадровым делопроизводством занимается он) готовит приказ по форме № Т-6, а если несколько — по форме № Т-ба. С приказом нужно ознакомить работника под роспись. На основании приказа в личной карточке (форма № Т-2) и лицевом счете (форма № Т-54 или Т-54а) работника нужно сделать отметки о предоставлении отпуска. Кроме того, необходимо составить записку-расчет по форме № Т-60. На лицевой стороне записки-расчета указывают общие данные (ФИО работника, структурное подразделение, в котором он работает, должность, длительность и вид отпуска), а на оборотной стороне рассчитывают сумму отпускных, положенных работнику.

Этап второй: расчет среднего заработка. Чтобы определить сумму отпускных, нужно вычислить средний дневной заработок работника и умножить его на число календарных дней отпуска. При этом руководствуются ст. 139 ТК РФ и Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 No 922 (далее — Положение). Средний дневной заработок для оплаты отпусков равен сумме начисленных выплат в пользу работника за 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска, деленной на 12 и на 29,4. При этом календарным месяцем считается период с первого по последнее число месяца.

При определении среднего заработка учитываются все вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда (заработная плата, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, выплаты, связанные с условиями труда и др.). А вот выплаты социального характера и иные доходы работников, не относящиеся к оплате труда, в расчет не входят (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг и др.).

При исчислении среднего заработка следует исключать периоды, а также начисленные за это время суммы, когда (п. 5 Положения):

► за работником сохранялся средний заработок согласно законодательству, кроме перерывов для кормления ребенка, предусмотренных ст. 258 ТК РФ;

► работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;

► сотрудник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора;

► сотрудник не мог работать из-за забастовки, в которой не принимал участие;

► работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

► сотрудник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты.

Если расчетный период отработан частично или в нем нет отработанных дней?

Редкий случай — 12 месяцев отработаны полностью (хотя бы потому, что 28 календарных дней из этого периода обычно приходятся на отпуск). О том, как рассчитать средний заработок, если из расчетного периода исключались какие-либо периоды, говорится в п. 10 Положения. В этом случае он равен сумме выплат, деленной но количество дней в периоде, которое вычисляется по формуле:

КД = 29,4 х П + 29,4 : КД1 х КДр + 29,4 : КД2 х КДР2 + ... + 29,4 : КДi х КДРi,

где КД — количество календарных дней в расчетном периоде;

П — количество месяцев, отработанных полностью;

КД1, КД2, КДi — число календарных дней в первом, втором ... i-м месяце, отработанном не полностью;

КДр 1, КДр2, КДрi, — число отработанных календарных дней в первом, втором ... i-м месяце, отработанном не полностью;

29,4 — среднее число календарных дней в месяце.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, если сотрудник
в период отпуска заболел или исполнял государственные обязанности, на время выполнения которых он по закону освобождается от работы. Кроме того, по письменному заявлению работника отпуск придется перенести на другой срок, если сотруднику своевременно не были выплачены отпускные либо он был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала.

По общему правилу средняя заработная плата для оплаты отпусков определяется за последние 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Однако в коллективном договоре или локальном нормативном акте может быть установлен другой расчетный период, если это не ухудшает положения сотрудников.

Возможна ситуация, когда 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску, полностью состоят из времени, исключаемого из расчетного периода согласно п. 5 Положения. Тогда сумма отпускных рассчитывается исходя из выплат, начисленных работнику за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения). А если сотрудник не имел начисленной заработной платы или отработанных дней как за расчетный период, так и до его начала? В этом случае для определения среднего заработка берут суммы, начисленные за фактически отработанные дни в месяце наступления отпуска (п. 7 Положения). Если же и в этом месяце сотрудник не оаботал или ему не начислялась заработная плата, то отпуск оплачивается исходя из установленной работнику тарифной ставки или должностного оклада (п. 8 Положения).

Если в расчетном, а также в более раннем периоде и в месяце начала отпуска выплаты за отработанное время отсутствуют, отпускные исчисляются исходя из оклада или тарифной ставки. В этом случае для определения среднего заработка должностной оклад нужно поделить на среднемесячное число календарных дней, т.е. на 29,4.

Согласно ст. 256 ТК РФ по заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. При этом с первого дня отпуска до достижения ребенком возраста полутора лет работнице выплачивается пособие по уходу за ребенком, а после того как ребенку исполнилось полтора года — пособие на ребенка, размер которого устанавливается нормативными правовыми актами субъектов РФ.

Этап третий: начисление и выплата отпускных. Зная средний заработок, начислить отпускные несложно. Берется сумма среднего заработка и умножается на количество календарных дней в отпуске. Нерабочие праздничные дни исключаются из отпуска. Поэтому и начисления за эти дни не производятся. После начисления отпускные выплачивают работнику. В соответствии со ст. 136 ТК РФ отпуск должен быть оплачен не позднее чем за три дня до его начала. Из суммы начисленных отпускных нужно удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и перечислить его в бюджет.

Если работник попросил заменить часть основного отпуска денежной компенсацией, ему придется отказать — это
прямо запрещено ТК РФ. Единственное исключение — компенсация при увольнении.

Время, когда работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты, исключается из расчетного периода. Отпускные в этом случае рассчитываются по специальной формуле.

НАЛОГИ И ВЗНОСЫ С ОТПУСКНЫХ СУММ

НДФЛ. В налоговую базу по НДФЛ включаются все доходы физических лиц, полученные как в денежной, так и в натуральной формах (п.1 ст. 210 НК РФ). Необлагаемые выплаты указаны в статье 217 НК РФ. В этой статье выплаченные отпускные не упоминаются. Значит, перед выдачей отпускных бухгалтер должен удержать НДФЛ по ставке 13 % (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Страховые взносы. Общепринятые ставки взносов указаны в п. 2 ст. 12 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ), льготные тарифы для определенных видов страхователей, а также условия их применения — в ст. 58 и 58.1 Закона № 212-ФЗ.

Кроме взносов, уплачиваемых в соответствии с Законом № 21 2-ФЗ, организации и индивидуальные предприниматели, производящие выплаты физическим лицам, должны начислять взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. В перечне выплат, не облагаемых взносами на случай травматизма (см. ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ), отпускные отсутствуют. Таким образом, страховые взносы на случай травматизма с отпускных нужно перечислить в срок, отведенный на получение в банке денег на выплату заработной платы (п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 № 184).

КАК ИСЧИСЛИТЬ ОТПУСКНЫЕ

Если в расчетном периоде выдавались премии?

Организация часто своим работникам выплачивает премии за достижение определенных результатов в работе, а также к юбилейным датам. Как в этом случае исчисляется средний заработок для оплаты отпускных?

Порядок определения среднего заработка зависит от того, за что именно выплачена премия, т.е. какая формулировка содержится в приказе о ее выплате работнику. Например, если премии начислены по разным показателям, то они включаются в расчет без ограничения.

Так, если в расчетном периоде начислялись премии за достижение результатов в работе, то при определении среднего дневного заработка следует руководствоваться п. 15 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение). Ежемесячные премии и вознаграждения за достижение результатов в работе включаются в расчет в полной сумме, но не более одной выплаты за один и тот же показатель за каждый месяц расчетного периода.

Премии, начисленные за период более месяца, учитываются в полном объеме, но только если указанный период не превышает продолжительности расчетного. Иначе они принимаются в расчет только в пределах месячной части за каждый месяц расчетного периода. Таким образом, при расчетном периоде, равном календарному году, в расчет среднего заработка можно включить не более 12 ежемесячных, четырех квартальных и двух полугодовых премий (если все премии были начислены за один и тот же показатель).

Премии по итогам работы за год и единовременные вознаграждения за выслугу лет (стаж работы), начисленные за предшествующий отпуску календарный год, при определении среднего дневного заработка учитываются полностью независимо от даты начисления. При этом, если премия начислена после того, как работник вышел из отпуска, необходимо пересчитать отпускные и доплатить работнику необходимую сумму.

Если премия начислена в расчетном периоде, но за предшествующие расчетному периоду годы, то она не учитывается при определении среднего заработка. Например, работник собирается в отпуск в июне 2011 г., тогда в расчетный период включаются выплаты с июня 2010 г. по май 2011 г. И годовая премия, начисленная работнику, скажем, в июле 2010 г. за достижение производственных результатов в 2009 г., в расчет среднего заработка не войдет.
Если расчетный период отработан не полностью или из него исключалось время согласно п. 5 Положения, премии включают в расчет пропорционально отработанному времени, кроме вознаграждений, которые выплачены уже с учетом отработки (например, премия в процентах от оклада).

Премии к праздникам и прочим юбилейным датам в расчет среднего заработка не включаются. Дело в том, что согласно п. 3 Положения при определении среднего заработка нельзя учитывать выплаты, не относящиеся к системе оплоты труда. Так что выгоднее указывать в приказе, что премии начисляются за производственные результаты.

Если оклад увеличен?

О том, как рассчитывать средний дневной заработок работнику, если в целом по организации были увеличены оклады или тарифные ставки, говорится в п. 16 Положения. При этом все зависит от того, когда именно произошло повышение.

Если оклады увеличили в расчетный период, то выплаты, начисленные ранее, умножаются на коэффициент. Чтобы рассчитать коэффициент повышения, нужно оклад (тарифную ставку), установленный в месяце последнего повышения, разделить на оклады (тарифные ставки), установленные в каждом из месяцев расчетного периода.

Если оклад (тарифная ставка) увеличился после окончания расчетного периода, но до наступления отпуска, тогда на коэффициент повышения умножаются не выплаты, начисленные в расчетном периоде, а исчисленный средний заработок. Если же повышение окладов (тарифных ставок) произошло в период отпуска, то корректировать
нужно часть отпускных, начисленных за дни с момента повышения оклада до окончания отпуска.

Все это относится к случаю, когда оклады были повышены по всей организации в целом. Если зарплата увеличилась только у одного работника или у нескольких, то в расчет среднего заработка вносятся реально начисленные суммы без поправок. То же самое будет, если зарплату работнику не увеличили, а уменьшили, — отпускные рассчитывают также исходя из начисленных сумм. Никакие понижающие коэффициенты не применяются.

Когда расчетный период меньше 12 месяцев?

По общему правилу для вычисления среднего дневного заработка для исчисления отпускных суммы берутся за 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска. Согласно ст. 139 ТК РФ в коллективном договоре или локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, но только если это не ухудшает положение работников.

Например, в организации могут установить, что расчетный период составляет полгода. Однако в этом случае придется считать средний заработок двумя способами: исходя из принятого в организации периода и общеустановленного периода в 12 месяцев. Отпускные же работнику следует начислять исходя из того среднего заработка, который оказался выше.

М.М. ГАЛКИНА,
экономист, г. Москва

[СЦБот]

Эта тема была перенесена из раздела Журнал "Локомотив".

Перенес: Admin