[10-2015] Планирование отпуска и его оплата

[Admin]

Планирование отпуска и его оплата

График отпусков — это обязательный документ для всех работодателей и норма трудового законодательства, одна из которых — это право каждого работника на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Чтобы, с одной стороны, выполнить это право, а с другой — сделать так, чтобы время отпусков не отразилось на эффективности работы предприятия, необходимо еще до начала следующего года составить график отпусков. Такая обязанность работодателей установлена абзацем 1 ст. 1 23 Трудового кодекса (ТК) РФ.

Прежде чем составить график отпусков, надо узнать о пожеланиях всех работников — кто и в какое время хотел бы пойти в отпуск. Для этого необходим опросный лист, в котором указываются: фамилия, имя, отчество работника, его должность. Каждый из работников сам запишет туда предполагаемые даты начала и окончания отпуска, распишется. При этом надо помнить, что сотрудники вправе делить свой отпуск на несколько частей, при этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Также необходимо учесть, что законодательством РФ предусмотрена категория работников, которым отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. К ним, например, относятся:

□ работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);

□ лица, работающие по совместительству, — им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляют одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);

□ женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235).

Составляя график отпусков, пожелания данных работников нужно учесть полностью.

После заполнения опросного листа по отпускам с учетом льгот и преимуществ отдельных категорий работников, производственных задач компании и предпочтений сотрудников, можно составлять сводный график отпусков.

С утвержденным графиком отпусков обязательно надо ознакомить работников. Однако как это сделать в Трудовом кодексе не сказано. Поэтому порядок работодатель вправе установить по своему усмотрению (абз. 1 —Зет. 123ТК РФ). Например, можно попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска. Или приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором будут указаны даты ознакомления и роспись.

Сотрудники вправе менять планы на отдых. Нарушения в этом нет, так как по согласованию с руководителем работник вправе менять даты отпуска (ст. 123 и 124ТК РФ). В случае, если работник не уходит в отпуск в запланированный срок, менять график не нужно. В нем предусмотрены специальные графы для информации о перенесенных отпусках. Их заполняют вручную. В соответствующих графах указывают реквизиты документа, на основании которого отпуск был перенесен, и новую предполагаемую дату. Для переноса отпуска работнику нужно написать заявление в произвольной форме и указать в нем новую дату, а также причины переноса.

Если, например, в течение 2015 г. на предприятии появятся новые работники, они вправе взять отпуск, отработав шесть месяцев (ст. 122 ТК РФ). При этом законодательство не обязывает в связи с этим менять и дополнять утвержденный и действующий график отпусков. Новому сотруднику достаточно написать заявление на отпуск, а работодателю — издать приказ. Таким образом, вносить в утвержденный график отпусков какие-либо изменения в отношении вновь принятого работника не нужно. Вместе с тем для удобства, чтобы видеть сколько всего дней отгулял новый сотрудник за год, были ли у него переносы и отзывы из отпуска, можно оформить к уже действующему графику приложение и внести в него сведения об отпусках новых работников.

В случае болезни работника во время отпуска его можно либо продлить на число дней болезни, либо перенести на другой период (ст. 124ТК РФ). Если сотрудник сообщил, что, будучи в отпуске, заболел и выйдет, например, на неделю позже, вносить изменения в график не нужно. А вот если он решил перенести отпуск на другой период, информация об этом должна быть зафиксирована в графике. На основании письменного заявления работника о переносе части отпуска и больничного листа надо указать в соответствующих графах дату, на которую отпуск переносится, и причину: в связи с болезнью работника.

Иногда уход сотрудника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (ст. 124 ТК РФ). В этом случае на основании письменного согласия сотрудника и приказа руководителя можно перенести отпуск на следующий рабочий год. При этом в график отпусков можно внести дату, на которую переносится отпуск.

Как необходимо поступить, если сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком, но работает на условиях неполного рабочего времени? Трудовой кодекс позволяет женщине во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком трудиться на условиях неполного рабочего времени или на дому (ст. 256 ТК РФ). В письме Фонда социального страхования РФ от 21.08.2013 № 14-12/04/18796 отмечено, что сотрудница в этом случае вправе, в том числе, уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск. Между тем, представители Верховного суда в Определении от 28.01.2014 № 1 указали, что нельзя одновременно использовать два и более отпусков. Поэтому в график отпусков не нужно включать сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком и работающих на условиях неполного рабочего времени или дома.

Отметим еще один неординарный пример. Зачастую школы машинистов, а также железнодорожные колледжи берут на работу преподавателей в качестве совместителей по трудовому договору. Форма оплаты труда — почасовая. Преподаватели работают, если в группу набрано определенное количество человек, установленное положениями образовательного учреждения. Если нет группы, то нет и работы для преподавателя. Поэтому некоторые преподаватели-совместители в течение года могут не отработать ни одного часа или, например, отработать всего несколько часов за год.

Обязано ли предприятие предоставлять отпуск таким работникам? Безусловно, в этой ситуации надо предоставить отпуск преподавателям-совместителям. Ведь предприятие заключило с ними трудовые договоры, а не соглашения гражданско-правового характера. Следовательно, на данные трудовые отношения распространяются все нормы трудового права, относящиеся к работе на условиях совместительства, в том числе и предоставление ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Значит, предприятие должно предоставить совместителю ежегодный оплачиваемый отпуск не менее 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115ТК РФ).

При этом не имеет значения, какой установлен преподавателю режим рабочего времени или сколько часов он отработал в год. Надо заметить, что исчисление стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, рассчитывают по правилам ст. 121 ТК РФ. А в ней сказано, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включают время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и трудовым договором сохранялось место работы (должность).

Что касается оплаты, то тут получается, что у сотрудника может не быть вообще ни одного дня, за который ему начисляли обычную заработную плату. Тогда остается использовать для расчета его оклад (п. 8 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Еще один пример, касающийся оплаты отпуска. Нередки случаи, когда на предприятии для выполнения отдельной работы периодически привлекают своих же сотрудников, заключая с ними договоры подряда. Нужно ли учитывать выплаты по таким договорам при расчете среднего заработка для оплаты сотрудникам отпускных, декретного и детского пособий? Ответ в этом случае однозначный — нет. Деньги, выплаченные по договору подряда, не входят в расчет среднего заработка для начисления отпускных и пособий. И вот почему. По общему правилу при расчете среднего заработка учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат. Это прописано в п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Согласно ст. 56 и 129 ТК РФ заработная плата — это плата за трудовую функцию, выполненную сотрудником в рамках заключенного между работодателем и работником трудового договора.

Договор подряда является одной из форм гражданско-правового договора, при которой сторонами договора являются заказчик и подрядчик, выполняющий работу по заданию заказчика (ст. 702 Гражданского кодекса РФ). При этом вознаграждение подрядчика за выполненную работу является одной из составляющих цены договора подряда (п. 2 ст. 709 ГК РФ). То есть вознаграждение, выплаченное работнику в рамках заключенного с ним договора подряда, не относится к выплатам, предусмотренным системой оплаты труда у определенного работодателя, и не является зарплатой работника, указанной в трудовом договоре. Следовательно, и учитывать такое вознаграждение для расчета отпускных и пособий не нужно. А если выплат от работодателя не хватает на отпуск, что очень часто случается, можно взять деньги в долг через такой сервис как zaymomat.ru. Это быстро и недорого.

Как поступить предприятию, если сотрудник, проработав полгода, взял отпуск на 28 дней, далее отработал еще месяц и уволился по собственному желанию. Можно ли взыскать с сотрудника излишне выплаченные отпускные? В данном случае если за работником на момент увольнения числится долг по отпускным, то можно удержать из его последней зарплаты задолженность только в пределах 20%. Причем эти 20% исчисляются от заработка, уменьшенного на сумму удержанного налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Это следует из ст. 137 и 138 ТК РФ.

В 2013 г. Верховный суд РФ в Определении от 25.10.2013 № 69-КГ13-6 указал следующее. Если размер задолженности сотрудника превышает 20% зарплаты, то сумма превышения может быть погашена работником только добровольно. Основания для взыскания с работника указанной суммы в судебном порядке отсутствуют (ч. 4 ст. 137 ТК РФ и ч. 3 ст. 1109 ГК РФ). То есть единственный выход для работодателя вернуть деньги — это договориться с сотрудником.

М.М. ГАЛКИНА,

экономист, г. Москва