Ведение архивов документации в фирме

Каждый собственник бизнеса знает, что, несмотря, на массовый переход на электронный документооборот по-прежнему актуальными являются документы бумажные. Это касается и бухгалтерских, и конструкторских документов. Правильная организация места хранения документов обеспечит порядок в документах и при необходимости быстро найти нужный документ – позволит сэкономить время на поиски.

Базовым элементом хранения документов являются картонные архивные коробки. Купить архивные коробки можно без проблем в фирме Этон. Причем выбрать можно из большого ассортимента – и небольшие, и крупные, и со специальной защитой от намокания.

При оптовой закупке таких коробок предоставляются значительные скидки. Поэтому при планировании архива рекомендуется рассчитать потребность в коробках, стеллажах для хранения и закупить все сразу.

Бухгалтерские документы представляют собой коммерческую тайну, поэтому при их хранении рекомендуется выполнять следующие рекомендации:

- хранение должно производиться в стеллажах, закрытых на ключ

- архивные коробки должны быть опломбированы, чтобы исключить несанкционированный доступ к документам

Конструкторский отдел предприятия – также один из потребителей систем хранения. Конструкторская документация хранится в бумажных копиях с подписями, и для ее хранения также требуется организация системы хранения. При этом объем документации, вырабатываемый конструкторским отделом крупной фирмы, может быть настолько велик, что для ее хранения потребуется организация отдельного помещения с системой хранения – так называемый конструкторский архив. А заведовать архивом должен специальный человек, который будет принимать от конструкторов по описи учтённый экземпляр конструкторских документов, делать с них копии, вести реестр документов и т.д.

Да, это дополнительные затраты, но работа фирма-производителя или разработчика оборудования без грамотной организации всего технологического процесса невозможна.

Приказом по фирме выпускаются должностные инструкции и регламенты взаимодействия между отделами фирмы, в том числе правила взаимодействия отделов в части ведения и хранения документации. Организация хранения документов, как правило, поручается главному инженеру, который разрабатывает структуру системы хранения документации, организует закупку необходимых материалов и оборудования – коробки для хранения, стеллажи, копировальная техника, дополнительная мебель и др., проект планировки помещения для хранения. Проекты утверждаются генеральным директором, далее производится закупка всего необходимого и выполняется установка мебели и оборудования в помещении архива.