Аудит в хозяйстве автоматики и телемеханики
Н.В. НЕСТЕРОВИЧ, начальник службы автоматики и телемеханики Октябрьской ДИ
Согласно Международным стандартам системы менеджмента качества (п. 3.9.1 ИСО 9000) аудит - это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств (проверок) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев.
По определению Международного института внутренних аудиторов, внутренний аудит - это предоставление независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование деятельности организации. Внутренний аудит помогает организации достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности управления рисками, контроля и корпоративного управления.
Аудит базируется на следующих понятиях: критерии,свидетельство, наблюдение и заключение.
Критерии аудита - совокупность политики, процедур или требований, которые применяются в виде ссылок (ИСО19011). Критерии аудита используют в качестве базы для сравнения его свидетельств.
Свидетельство аудита - записи, изложение фактов или другая информация, которая связана с критериями аудита и может быть перепроверена (ИСО 19011). Свидетельства аудита могут быть качественными или количественными.
Из полученных результатов оценки свидетельств аудита в зависимости от его критериев (ИСО 19011) формируются наблюдения аудита.
Заключения по результатам аудита - это выходные данные, предоставленные группой по аудиту после рассмотрения целей и всех наблюдений (ИСО 19011).
Из этого следует, что аудит -систематизированная проверка.
Аудиторские проверки (рис. 1)
подразделяются по видам, стадиям, объекту (объектом аудита может быть продукция и/ или услуга, процесс, система управления / менеджмента), по методу (горизонтальная или вертикальная проверки с прослеживанием вперед или назад).
По видам проверок аудиты подразделяют на внутренние и внешние. Внутренние, иногда называемые аудитами первой стороной, проводятся обычно самой организацией (или от её имени) для внутренних целей и могут служить основанием для декларации о соответствии.
Внешние обычно называются аудитами второй или третьей стороной. Аудиты второй стороной выполняются сторонами, заинтересованными в деятельности организации, например, потребителями или другими лицами от их имени. Аудиты третьей стороной проводятся внешними независимыми организациями, которые осуществляют сертификацию или регистрацию на соответствие требованиям ИСО9001 или ИС014001.
Стадии аудиторских проверок включают в себя проверку адекватности и соответствия. На первой стадии подтверждается, что документация проверяемой организации не противоречит требованиям международных стандартов, федеральных законов, ГОСТов, ОСТов, нормативных актов. На второй стадии осуществляется аудит процессов организации на местах на их соответствие документированной системе менеджмента организации.
Аудит, которому одновременно подвергаются сразу две системы менеджмента и более, называется комплексным. Если две или несколько организаций, например, Департамент безопасности движения, Департамент охраны труда, промышленной безопасности и экологического контроля, Департамент технической политики проводят аудит проверяемой организации, то он называется совместным.
В соответствии с процессной моделью аудита, созданной в формате 1DEFO с учетом цикла PDCA, процессами верхнего уровня являются: годовое планирование, подготовка к аудиту, его проведение, разработка и выполнение корректирующих и предупреждающих действий, мониторинг программы аудита и выполнения корректирующих и предупреждающих действий, анализ выполнения программы.
В процессной модели аудита отображена не только этапность процессов, но и управляющие воздействия на каждый из них, и необходимые ресурсы для осуществления.
Известно, что деятельность любого предприятия может быть представлена в виде процесса. Процессы образуются из связанных фрагментов деятельности подразделений, которая представляет собой набор фрагментов различных сквозных процессов. Таким образом, проверку работы можно организовать, используя два способа (или три, если третий является комбинацией двух): проводя аудит сквозных процессов или аудит подразделений. Оба подхода к планированию и проведению внутренних аудитов способны обеспечить выполнение установленных в стандартах требований.
Основными видами внутреннего аудита ОАО «РЖД» являются финансовый, операционный аудит бизнес-процессов, аудит на соответствие, аудит информационных технологий, аудит эффективности управленческих решений и др. Внутренний аудит подразделяется на обязательный, проводимый с установленной периодичностью; инициативный, осуществляемый по требованию руководства, и аудит по специальным аудиторским заданиям.
На Октябрьской ДИ создаются годовые программы проведения аудитов на основе введенных в действие документов ОАО «РЖД» и разработанных пакетов руководящих документов на уровне дирекции. На полигоне дороги осуществляются внутренние аудиты (рис. 2) систем менеджмента качества СМК, менеджмента безопасности движения СМБД, управления охраной труда и производственной безопасностью СУ ОТ и ПБ, экологического менеджмента на участках скоростного и высокоскоростного движения поездов СЭМ.
Как известно, для обеспечения безопасности движения должен быть гарантирован установленный ее уровень и при этом необходимо, чтобы он постоянно повышался. Для достижения цели определены базовые объекты аудитов: продукция (услуги), процессы, система управления безопасностью движения, системы менеджмента. Однако процессы, происходящие в холдинге (компании, дирекции), настолько сложны, что необходимо подробное исследование. Существует множество процессов с самыми различными вариантами взаимодействия и методами.
Технические аудиты проводятся по двум уровням. Технические аудиты первого уровня охватывают все процессы, в которых участвует структурное предприятие в зоне их ответственности; технические аудиты второго уровня - процесс по всей вертикали. В первом случае аудиты более ориентированы на решение практических задач, во втором - на совершенствование деятельности предприятия в целом (структуры).
Благодаря техническим аудитам во всех структурных предприятиях через более или менее регулярные интервалы времени проверяется правильность проводимых мероприятий по обеспечению гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса и их документальное подтверждение. Это гарантирует оптимальность предупреждения несоответствий в целесообразной и эффективной деятельности.
В качестве основы для детального анализа системы обеспечения безопасности используются требования корпоративной интегрированной системы менеджмента качества КИ СМК, системы управления охраной труда и пожарной безопасности СУ ОТ и ПВ, системы менеджмента безопасности движения СМБД и системы экологической безопасности СЭМ.
Исходя из наибольшей степени отвечающих целям «исследования» системных аудитов может быть выбрано любое их направление.
Внутренний аудит КИ СМК предусматривает рассмотрение процессов и процедур, их взаимодействие и влияние на качество выполняемых работ и оказываемых услуг. При этом оценивается результативность КИ СМК в целом, ее соответствие требованиям КИ СМК ОАО «РЖД», определяются элементы, нуждающиеся в улучшении.
Одним из процессов системы управления ОТ и ПБ является проведение аудитов первой, второй и третьей сторонами (п. 4.5.5. OHSAS 18001:2007). В этом случае определяется эффективность системы функционирования на объектах; соответствие процессов и механизмов управления объекта аудита корпоративной политике, целям, стандартам и применимым законам, нормам и правилам; выявляются элементы системы, требующие улучшения. В результате повышаются показатели по ОТ и ПБ и совершенствуется система управления ОТ и ПБ ОАО «РЖД».
При аудите СМБД осуществляются проверки системы управления безопасностью движения, а затем предоставляются обоснованные предложения для устранения выявленных недостатков и рекомендации для повышения эффективности управления. В итоге даются экспертные оценки различных сторон функционирования организации и предложения для их совершенствования. Целью такого аудита является определение соответствия выполняемых процессов требованиям нормативных актов и качества технического обслуживания объектов. При этом оценивается состояние технических средств объектов инфраструктуры и подвижного состава, организуются оперативно-диспетчерское управление и работа с персоналом.
Главный принцип СЭМ - постоянное улучшение деятельности через повышение экологической результативности. Внутренний ее аудит проверяет соответствуют ли внедренная система требованиям ГОСТ Р ИСО 14001-2007 и деятельность структурного подразделения, региональной или центральной дирекции законодательным и другим экологическим требованиям. Осуществляется контроль соответствия СЭМ принципам и обязательствам принятой экологической политики, требованиям экологической стратегии ОАО «РЖД», а также контроль поддержки системы в рабочем состоянии. При этом указываются основные области и направления ее совершенствования.
В соответствии с Распоряжением ОАО «РЖД» от 21 ноября 2012 г. № 2349р устанавливается порядок действий при планировании, подготовке, проведении и документировании результатов внутренних технических аудитов управления качеством, а также разработке и выполнении корректирующих и предупреждающих действий и последующий анализ их результативности. Такой аудит делает акцент не только на безопасность, но и на улучшение качества эксплуатации и ремонта продукции на основе выявления и целенаправленного устранения причин, негативно влияющих на эксплуатационную надежность. На основе распоряжения выработаны общие требования к организации и оснащению производства, а также рекомендации по порядку проведения внутренних аудитов.
Объектами внутреннего технического аудита являются: продукция и/или услуги, производственные системы, система менеджмента качества СМК, система менеджмента бизнеса СМБ.
При аудите продукции и/или услуги определяется степень выполнения требований, установленных в договорах, контрактах, стандартах, технических условиях, технических законодательствах на железнодорожном транспорте, включая технические регламенты, своды правил,инструкции и другие документы.
При аудите производственных систем определяется степень выполнения требований к технологии изготовления, ремонта, техническому обслуживанию, методам контроля, оборудованию, установленных в технической конструкторской и технологической документации, документированных процедурах и применяемых стандартах ОАО «РЖД». При планировании аудитов производственных систем особое внимание уделяется «специальным процессам». При аудите «специальных процессов» оценивается степень соответствия выполняемой работы требованиям, установленным в конструкторской и технологической документации, а также проверяется наличие документальных свидетельств аттестации процесса, оборудования, материалов и персонала.
При аудите СМК и/или СМБ анализируется и оценивается документированная система проверяемого производителя на соответствие требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 или международного стандарта железнодорожной промышленности IRIS.
В ходе аудита по каждому выявленному несоответствию оформляются чек-листы, которые немедленно вручаются ответственному за процесс представителю структурного подразделения для принятия мер по устранению несоответствия. Все выявленные несоответствия сводятся в перечень, включающий: несоответствия по элементам, описание несоответствия, наименование документа, в отношении которого допущено несоответствие, ранг несоответствия, причина возникновения несоответствия и рекомендуемые аудитором корректирующие меры по выявленным несоответствиям.
Конечной целью проведения технического аудита является выявление негативных воздействий на составляющие производственных процессов и их контрольные показатели.
