[08-2014] Управление задолженностью

[Admin]

Управление задолженностью

Н.В. КВАСОВА, заместитель генерального директора ЦСС по экономике и финансам
С.А. СЕЛИН, начальник экономической службы
Т.А. СЫРОВАТЦКАЯ, начальник финансовой службы

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью ЦСС - филиала ОАО «РЖД» является неотъемлемой частью системы управления ликвидностью и платежеспособностью холдинга «РЖД» и одним из ключевых показателей эффективности работы его финансовой службы.

Для планирования, контроля, анализа и управления задолженностью требуются знания в области хозяйственной, коммерческой, договорной деятельности и бухгалтерского учета, а также понимание взаимосвязей с другими системами планирования, учета и анализа, существующими в компании. Финансовая служба ЦСС успешно справляется с этой сложной задачей.

За годы, прошедшие со дня создания вертикально интегрированного филиала, много сделано для налаживания эффективного взаимодействия всех участников процесса и по вертикали, и по горизонтали: дирекций связи, финансовой и экономической службы, договорного блока, абонентских отделов, производственных подразделений и Желдоручета. Весьма важно грамотно запланировать объем закупок и продаж, заключить договоры, выполнить договорной объем работ, своевременно получить и предъявить к оплате первичные учетные документы.

Подтверждением высокого качества работы является то, что филиал по итогам 2011 и 2013 гг. признан победителем в корпоративном конкурсе «Заказчик года», проводимом Центром корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» в номинации «Лучший заказчик - филиал/дочернее или зависимое общество ОАО «РЖД». Кроме того, в номинации «Лучший заказчик - линейное предприятие» лидерами стали сразу четыре структурных подразделения ЦСС - Комсомольский, Волгоградский, Абаканский и Пермский региональные центры связи из более чем 2100 региональных и линейных предприя-тий-заказчиков.

Основная цель этого конкурса, который несколько лет проводится среди филиалов, дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД», состоит в оценке опыта взаимного сотрудничества в условиях организации бухгалтерского и налогового учета на принципах централизации функций учетного процесса.

При выборе победителей рассматриваются такие критерии, как правильность и достоверность оформления фактов хозяйственной деятельности первичными учетными документами и соблюде-
ние сроков их предоставления для отражения в бухгалтерском и налоговом учете, качество работы с контрагентами по предоставлению первичных учетных документов, соблюдение положений действующих регламентов взаимодействия, корпоративность при решении оперативных вопросов и другие показатели.

ЦСС и ее четырем структурным подразделениям - региональным центрам связи - удалось стать победителями в этом конкурсе благодаря высокому качеству оформления первичных документов, тактичному и доброжелательному подходу к решению возникающих проблем путем совместных обсуждений и согласований, а также многократно проявленной инициативе. При этом стоит отметить, что борьба за качество и своевременность оформления финансовых документов приносит свои результаты: количество первичных документов, представленных нашим филиалом в Центр корпоративного учета и отчетности в 2013 г. с нарушением срока, уменьшилось в два раза, а в стоимостном выражении - в 60 раз.

Совершенствование порядка документооборота нашим филиалом будет продолжено и в дальнейшем за счет улучшения внутренних процессов при взаимодействии с Желдоручетом.

Большое внимание в ЦСС уделяется условиям расчетов в заключаемых договорах. Систематически проводится инвентаризация договоров и работа с контрагентами по заключению договоров на максимально выгодных для ОАО «РЖД» условиях. И хотя не все контрагенты готовы идти на уступки, диалог с ними продолжается. Все это дало возможность сократить уровень дебиторской задолженности покупателей и заказчиков, наличие которой обусловлено тем, что оплата за услуги связи, оказываемые ЦСС, осуществляется «по факту». Кроме того, почти в 40 раз снижена сумма авансов, выданных поставщикам и подрядчикам. Если в 2008 г. она достигала 188,2 млн руб., то в 2013 г. составила всего 4,8 млн руб.

Наши главные «враги» - просроченная задолженность и убытки прошлых лет. Чтобы их искоренить на всех уровнях (от регионального центра связи до органа управления филиала), проводится тщательная работа по исключению из производственно-экономической деятельности факторов, вызывающих нарушения сроков предоставления первичных учетных документов и расчетов с контрагентами. При этом мы стремимся в каждом случае найти причину нарушения, а не виновника, про-анализирповать проблемную ситуацию, разработать совместный план корректирующих действий, не углубляясь во второстепенные и несущественные детали. Систематически проводить мониторинг и анализ текущего состояния задолженности в сравнении с ее «эталоном», то есть нормативным уровнем, и в динамике. В результате за пять последних лет величина убытков прошлых лет снижена почти в 6 раз.

Следует отметить, что основная доля в составе убытков приходится на амортизационные отчисления и перерасчет налога на имущество в связи с несвоевременным получением дирекциями связи документов на законченные строительством объекты, но и эти убытки сокращаются.

Важное значение в нашей работе имеют так называемые средства труда. Для их улучшения в эксплуатацию введена система автоматизированного планирования и анализа дебиторской и кредиторской задолженности, осуществлена разработка и интеграция функциональностей финансового блока АСУ «Договоры ЦСС» с системой бухгалтерского учета ЕК АСУФР-2, а также объединение балансовых единиц дирекций связи и региональных центров связи (стало 17 вместо 91). Выполнена централизация договоров и расчетов с крупными контрагентами на уровне органа управления филиала.

Однако главным фактором эффективного управления задолженностью является активная позиция, заинтересованность в оптимизации процесса всех причастных работников филиала финансово-экономического и производственного блоков.

Немаловажным проектом, в разработке и внедрении которого принимает участие Центральная станция связи, является автоматизированная информационная система «Закупки» (АИС «Закупки»).

Эта система призвана объединить пользователей различных подразделений ОАО «РЖД» при формировании плана закупок. В целях выполнения требований Федерального закона «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» с июня 2012 г. введено планирование закупок в ОАО «РЖД». Процесс формирования плана закупок постоянно совершенствуется -разработан регламент формирования и внесения корректировок и соответствующие инструкции, уточнена форма плана закупок.

Эта работа организована Центром организации конкурсных закупок. Основным разработчиком системы служит ООО «ОЦРВ». Создана рабочая группа, в состав которой входят и представители ЦСС. Заседания группы проводятся регулярно. На них решаются в том числе и вопросы полноценного формирования данных о закупках с учетом расширенной аналитики, не отраженной в утвержденной форме. В частности, рассмотрено формирование заказчиками заявок на проведение процедуры размещения заказа и автоматической интеграции с планом закупок для облегчения их создания. Сотрудники ЦСС, как и другие участники рабочей группы, выдвигают предложения по доработке системы. После обсуждения на совещании эти предложения передаются на исполнение разработчикам системы. При этом реализованы такие предложения, как разграничение ввода данных по группам, визуальное отображение информации в отчете, вид централизованны^ и безденежных закупок и др.'

В конце 2013 г. ЦСС приступила к опытной эксплуатации АИС «Закупки», причем сразу во всех дирекциях связи. Это дало возможность протестировать систему на всех уровнях формирования плана закупок. В процессе опытной эксплуатации проверена реализация внесенных предложений, а также проанализирована система контроля, позволяющая исключать ошибки, допускаемые пользователями.

Формирование плана закупок ЦСС в автоматизированной системе позволило сократить время формирования ежемесячного «Отчета по исполнению плана закупок и предложений по его корректировке». Усовершенствован контроль исполнения плана закупок с применением функционала формирования заявок на проведение процедуры размещения заказа. При этом время размещения заказа сократилось до одних суток.

В апреле 2014 г. начался поэтапный ввод АИС «Закупки» в промышленную эксплуатацию. Но работа специалистов Центральной станции связи совместно с коллегами из рабочей группы продолжается. Основное внимание теперь направлено на совершенствование системы, упрощение повседневной работы пользователей. Уже сейчас с помощью отчетов, формируемых в АИС «Закупки», можно вести мониторинг закупочной деятельности всего филиала, оперативно реагировать на изменения годового бюджета и осуществлять контроль его исполнения.

[СЦБот]

Эта тема была перенесена из раздела Журнал "Автоматика, связь, информатика".

Перенес: Admin