Admin

Мониторинг и инвентаризация долгов с применением АСР ОАО «РЖД»

О.Г. ШУСТОВА, ведущий юрисконсульт сектора договорной работы и управления имуществом Саратовской дирекции связи

А.И. КУЛИК, начальник участка производства Саратовского регионального центра связи, канд. физ.-мат. наук

Рост дебиторской задолженности - одна из ключевых проблем хозяйствующих субъектов в современных условиях. Для предотвращения связанных с этим нежелательных последствий необходима система контроля и управления, ежедневно обеспечивающая актуальную информацию об ожидаемой дате поступления и сумме платежа, количестве дней просрочки, сумме сомнительной или безнадежной задолженности.

Еще одним показателем качества работы абонентских отделов и групп, финансовых и экономических структур региональных центров и дирекций связи является объем дебиторской задолженности контрагентов. В этом контексте регулярный мониторинг и инвентаризация долгов являются неотьемлемой частью работы абонентских отделов.


Особое внимание следует обратить на требования Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи. Согласно Правилам при нарушении абонентом сроков оплаты оказанных услуг после предварительного письменного уведомления с использованием средств автоматического информирования оператор связи вправе приостановить оказание услуг до устранения нарушения.

Расторгнуть договор в одностороннем порядке становится возможным по истечении 6 месяцев с момента уведомления абонента (в письменной форме) о намерении приостановки оказания услуг. Соблюдая эту норму, дирекция связи как оператор связи немедленно реагирует на просрочку платежа приостановлением оказания услуг и прекращением начисления платы за переговоры. В тоже время плата за пользование линией начисляется еще в течение полугода, т.е. до наступления права расторжения договора в одностороннем порядке. Это одна из специфических проблем в области оказания услуг связи, которая прямо влияет на увеличение размера дебиторской задолженности.

Управление дебиторской задолженностью в Саратовской дирекции связи не процедура ради процедуры. Ее эффективность во многом обусловлена совокупностью последовательных, регламентированных и согласованных дейс-
твий специалистов абонентских групп, финансово-экономического и юридического подразделений. Их совместная деятельность направлена на достижение общей цели - своевременное получение денежных средств за оказанные услуги и уменьшение объемов просроченной дебиторской задолженности (рис. 1).

При проведении данной работы сотрудники дирекции руководствуются основными документами: регламентами «Взаимодействия подразделений НС, РЦС при осуществлении деятельности, связанной с дебиторской задолженностью покупателей и заказчиков в сфере оказания услуг связи» и «Организация работ по проведению инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности покупателей и заказчиков», а также учетной политикой ОАО «РЖД».

Оперативно реагировать на возникшую задолженность, оценить необходимость предъявления претензий, сумму возникающей задолженности и ее качество (текущая или просроченная) сотрудникам абонентских отделов помогают отчеты, входящие в функционал автоматизированной системы расчетов (АСР) за услуги связи ОАО «РЖД», Наиболее информативные в этом плане отчеты «Оборотно-сальдовая ведомость» и «Временная структура задолженности».

С точки зрения определения объемов и сроков просроченной задолженности отчет «Временная структура задолженности» выгодно отличается. Сотрудники абонентских групп, контролирующие поступление денежных средств за оказанные услуги связи, после формирования данного отчета незамедлительно принимают меры к приостановке оказания услуг. Для этого в АСР реализован функционал проведения финансового контроля. Он автоматически формирует списки абонентов, по номерам телефонов которых сотрудники АТС, получая наряды от абонентских групп, ограничивают оказание услуг исходящей связи. Такую работу сотрудники абонентских отделов проводят ежемесячно после 25 числа текущего месяца.

Ключевым принципом нашей работы на стадии досудебного урегулирования долга является принцип "call-call-letter" («звонок-звонок-письмо»), означающий настойчивое и последовательное уведомление должника о необходимости погасить задолженность. Для информирования абонентов в дирекции уже много лет успешно применяется система автоматического обзвона. При этом в зависимости от объема и срока задолженности применяется дифференцированный текст сообщения. Кроме того, списки с номерами телефонов должников для их уведомления об образовании долга через систему автоматического информирования формируются с использованием результатов отчета «Временная структура задолженности» (рис. 2).

Одновременно с приостановлением оказания услуг в адрес абонентов посредством факсимильной и почтовой (в том числе электронной) связи направляются претензионные письма, подписанные уполномоченным лицом регионального центра связи.

В целях профилактики образования задолженности система автоматического информирования абонентов используется и для массового оповещения о необходимости проведения оплаты за прошедший расчетный период. Такая работа проводится с 15-го по 20-е число месяца, следующего за расчетным.

Обеспечить единый подход и минимизировать трудозатраты в процессе досудебного урегулирования разногласий, учитывая наличие типовых условий расчетов и условий договоров, специалистам договорного отдела дирекции помогает разработанный ими шаблон претензионного письма. В нем предусмотрены требования действующего законодательства об обязанности абонента своевременно оплатить оказанные в рамках соответствующего договора услуги связи, о корреспондирующем праве оператора требовать их оплаты и о праве обращения в суд при неисполнении заявленного требования.

Претензии подготавливаются сотрудниками абонентских отделов ежемесячно по итогам расчетов за предыдущий месяц. Они направляются всем контрагентам, имеющим просроченную дебиторскую задолженность. Копии претензий хранятся в отдельной папке в номенклатуре дел, а регистрация проводится в книге регистрации исходящих документов с указанием номера, даты отправки, краткого содержания и фамилии сотрудника, выполнившего отправку.

Направляя претензию, сотрудники абонентских групп повторно доводят до сведения должника информацию о наличии просроченного долга и о его размере, побуждая его исполнить обязанность по оплате оказанных услуг.

В действующем законодательстве не содержится обязательных требований к оформлению претензии, поэтому она может быть составлена в произвольной форме. Однако для придания ей большего веса и однозначного понимания второй стороной, сотрудники абонентских отделов придерживаются определенных правил. Во-первых, претензия предъявляется в письменной форме и подписывается руководителем РЦС или иным уполномоченным лицом центра связи, действующим на основании доверенности. Во-вторых, в претензии указываются: требования заявителя; сумма претензии и ее обоснованный расчет; обстоятельства, на которых основываются требования, и их доказательства. Претензия отправляется способом, обеспечивающим фиксирование факта ее отправления, и вручается адресату под расписку.

Еще одно ключевое направление в деятельности по работе с должником - подписание акта сверки задолженности или акта сверки взаимных расчетов. В этом документе кредитор и должник подтверждают размер долга на определенную дату. Подписание акта свидетельствует об определенной добросовестности должника, а в случае обращения в суд он подтверждает верность расчетов и размер задолженности и выступает аргументом, подтверждающим признание задолженности должником. Для достижения указанных целей акт сверки должен быть двусторонним документом, подписанным уполномоченными лицами кредитора и должника.

Кроме того, неукоснительное соблюдение регламента «Организация работ по проведению инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности покупателей и заказчиков» приносит положительные результаты как с точки зрения соблюдения учетной политики ОАО «РЖД», так и сточки зрения использования результатов этой работы при подаче исков в судебные инстанции.

Отметим, что при рассмотрении дел в суде по искам, поданным Саратовской дирекцией к подразделениям Министерства обороны РФ о взыскании суммы задолженности за оказанные в 2011 г. услуги связи, одним из основных факторов, повлиявших на их удовлетворение в полном объеме, стало именно наличие подписанных сторонами актов сверки расчетов и признание долга ответчиком.

Процедура сверки обычно занимает около 7-8 недель от даты печати актов до получения от контрагентов подписанных с их стороны подлинников. По дирекции в 2012 г. из 656 актов сверки подписаны контрагентами 653, что составляет 99,54 %.

Отправка, получение актов сверки взаиморасчетов и переписка с контрагентом проводятся ответственными за договор сотрудниками абонентских отделов в соответствии с требованиями п. 6 регламента «Организация работ по проведению инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности покупателей и заказчиков». При этом ими ведется журнал, где по каждому акту проставляется дата и способ отправления, дата получения от контрагента акта сверки, а также дата отправки дополнительных писем с указанием исходящего номера (в случае невозврата акта). Аналогичный журнал каждый ответственный работник ведет и в электронном виде.

Качественное проведение инвентаризации также позволяет снизить уровень дебиторской задолженности дирекции. Для этого в июне 2012 г. дирекция реализовала свое право создания резерва по сомнительным долгам и произвела списание безнадежных долгов. Для эффективного выполнения этой работы сотрудники абонентских
отделов проводят кропотливую ежедневную работу по сбору документов в разрезе отдельных контрагентов, чей долг к моменту окончания инвентаризации (30 июня и 31 декабря) на основании собранных документов можно будет отнести к сомнительным или безнадежным. В итоге за счет создания резерва по сомнительным долгам в дирекции достигнуто снижение дебиторской задолженности на сумму более 200 тыс. рублей, а списание безнадежных долгов привело к ее снижению еще почти на 20 тыс. рублей.

Эффективность работы по досудебному урегулированию споров, организации правильного и своевременного документооборота внутри компании и с контрагентами во многом зависит от квалификации специалистов, отвечающих за работу с дебиторами. С 2011 г. по инициативе руководства дирекции связи на базе учебного класса Саратовского регионального центра проводятся семинары повышения квалификации сотрудников абонентских и договорных отделов по теме «Организационно-правовые основы деятельности в области оказания услуг связи». На семинарах преподают руководители и ведущие специалисты аппарата управления дирекции связи, что способствует эффективной реализации разработанных нами учебных программ. Кроме того, процесс обучения максимально приближен к реальной работе, что, несомненно, повышает интерес слушателей к учебной программе. Организация обучения работников региональных центров связи силами дирекции позволяет охватывать большое количество персонала, экономя при этом командировочные расходы. За период с 2011 по 2012 г. обучение прошли 30 чел.

С 2012 г. в Саратовской дирекции связи претензионной работе уделяется особое внимание. Количество предъявленных контрагентам претензий по сравнению с 2011 г. увеличилось более чем в 1,5 раза. Развитие и применение управленческих и специальных инструментов для работы с должниками, как взаимосвязанных элементов единого процесса профилактики и взыскания дебиторской задолженности, привело к ее значительному сокращению.
Уже к концу прошлого года достигнуто снижение ее величины по физическим лицам на 17,8 % по отношению к этому показателю на начало года.


Опираясь на опыт, накопленный в дирекции по инвентаризации расчетов и списания безнадежной дебиторской задолженности, хотелось бы вынести предложения по доработке функционала АСР ОАО «РЖД».

Повышению эффективности и оперативности работы по оповещению контрагентов об образовавшейся или потенциальной задолженности могло бы послужить создание единой системы автоматического информирования абонентов в рамках АСР или, по крайней мере, использование данных о задолженности контрагента из АСР. В настоящий момент временным решением в этом направлении может стать создание дополнительного отчета по оперативному формированию списка должников по ряду признаков, в том числе по сроку задолженности.

Другое предложение касается подготовки резерва по сомнительным долгам и списания безнадежных долгов. К сожалению, механизм создания резерва по сомнительным долгам и дальнейшей его корректировки с учетом поступающих платежей и списания безнадежных долгов пока не имеет реализации в АСР. Его появление в функционале этой системы позволило бы существенно сократить трудозатраты сотрудников абонентских отделов по проведению особых корректировок как при включении задолженности контрагента в резерв по сомнительным долгам, так и при ее возврате из резерва. В настоящий момент сотрудники абонентских отделов проводят эту работу с использованием стандартных программ по работе с таблицами.

Кроме того, отметим, что на настоящий момент в АСР имеется возможность «крепления» сканированных документов к атрибутам лицевого счета контрагента. Использование АСР непосредственно для создания резерва по сомнительным долгам и списания безнадежных долгов позволит упростить процедуру пересылки сопроводительных документов по таким долгам в рабочую группу ЦСС по претензионно-исковой работе.

__________________
Телеграм-канал ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНИК

СЦБот

Эта тема была перенесена из раздела Журнал "Автоматика, связь, информатика".

Перенес: Admin