[06-2005] Компенсации за командировки

[poster444]

Компенсации за командировки

Командировка — это визит сотрудника вашего предприятия в другое для поддержания плодотворного сотрудничества с партнерами, поставщиками, подрядчиками и т.п. как внутри страны, так и за рубеж. Визит за рубеж оформляют теми же документами, что и командировку по России. Различия есть только в отношении командировочного удостоверения: при загранкомандировках оно заполняется, только если предстоит поездка в страны СНГ и в паспорте не делают никаких отметок о пересечении границы. Формы документов, которые необходимо оформлять при любых командировках, утверждены Постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 № 1.

В таблице приведен перечень документов, необходимых для оформления командировки, и особенности их заполнения.

Все документы, подтверждающие командировочные расходы сотрудника и составленные на иностранном языке, должны быть дословно переведены на русский язык. Иначе организация просто не сможет списать эти затраты. Перевод документов на русский язык — процедура обязательная, так как из документов должно быть понятно, что все понесенные в командировке расходы экономически оправданны. А значит, у проверяющих должна быть возможность прочесть бумаги на родном языке. Помочь с бухгалтерским учетом, в том числе с разными важными мелочами типа оформления командировок, поможет вашей фирме компания Фора Консалт foraconsult.ru.

Кроме того, согласно ст. 252 Налогового кодекса (НК) РФ расходы должны быть подтверждены документами, составленными в соответствии с российским законодательством, что предусмотрено ст. 16 Закона РСФСР от 25.10.1991 № 1807-1, где прямо говорится, что на территории России официальное делопроизводство ведется только на русском языке. Переводить иностранные документы требует и п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина Ns 34н).

Средства, потраченные на перевод, можно включить в расходы, потому что они являются экономически оправданными затратами, так как непосредственно связаны с требованием законодательства на основании подп. 41 или подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Переводить первичные документы, подтверждающие загранкомандировку, желательно у профессионалов (специализированных переводчиков) для того, чтобы лишний раз не возникло сомнений, что перевод составлен грамотно и верно. Использовать для этих целей собственных сотрудников, состоящих в штате, конечно, можно.

НОРМИРОВАНИЕ РАСХОДОВ НА КОМАНДИРОВКИ

Минфин России выпустил новые нормы суточных и расходов на проживание для зарубежных командировок, утвержденные Приказом от 2.08.2004 № 64н, которые начали действовать с 01.01.2005 г.

Организация должна компенсировать работнику командировочные расходы в размерах, не ниже указанных норм. Это следует из ст. 168 ТК РФ, где говорится, что предприятие не вправе выплатить работнику меньше, чем предусмотрено Правительством РФ. А оно своим постановлением от 01.12.1993 № 1261 уполномочило разрабатывать и вносить изменения в нормы суточных и расходов по найму помещения Министерство финансов России. Таким образом, при выплате командировочных расходов организация должна руководствоваться с 2005 г. новыми нормами, разработанными финансовым ведомством.

Кроме того, в налоговой службе считают, что новые нормы нужно применять при расчете единого социального налога (ЕСН). А вот при расчете налога на прибыль они не учитываются. Дело в том, что нормы для этого налога утверждены постановлением Правительства РФ от 8.02.2002 № 93, который по-прежнему действует.

По своей сути, оплата командировочных — это не что иное как компенсационные выплаты работнику, выполняющему свой профессиональный долг. Все эти выплаты не облагаются ЕСН (в пределах установленных законодательством норм подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Такие выплаты включают в себя:
- возмещение вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья;
- бесплатное предоставление жилых помещений и коммунальных услуг, питания и продуктов, топлива или соответствующего денежного возмещения;
- выдачу полагающегося натурального довольствия или выплаты денежных средств взамен этого довольствия;
- оплату стоимости питания, спортивного снаряжения, оборудования, спортивной и парадной формы, которую получают спортсмены и работники физкультурно-спортивных организаций;
- компенсации, выплачиваемые работнику при увольнении;
- расходы на повышение профессионального уровня работников;
- расходы, связанные с трудоустройством работников, уволенных по сокращению численности, а также с реорганизацией или ликвидацией организации;
- расходы, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, т.е. расходы, связанные с переездом работника на работу в другую местность (например, командировочные расходы).

Так, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать сотруднику расходы, указанные в ст. 168 ТК РФ, в том числе дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

В настоящее время возмещение расходов на выплату суточных работникам этих организаций осуществляется в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке (подп. "б" п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729).

Работнику, направленному в командировку, выдаются наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными обязанностями, в пределах сумм, причитающихся ему на эти цели (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 № 40). Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки подотчетное лицо обязано предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и провести окончательный расчет по ним.

Командировочные расходы не подлежат налогообложению в пределах норм, установленных законодательством РФ. Если фактические расходы документально подтверждены, то они также не облагаются ЕСН. В частности, к ним относят: целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, в поездах, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи и т.п.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, при наличии подтверждающих документов любые расходы по найму жилого помещения в полном объеме (независимо от превышения установленных Минфином России норм) не включаются в налоговую базу для исчисления ЕСН.

Что касается оплаты командировочных расходов без подтверждающих документов, то такие расходы не могут быть отнесены на затраты при формировании налоговой базы по налогу на прибыль и поэтому в соответствии с п. 3 ст. 236 НК РФ они не облагаются ЕСН (у коммерческих организаций), так как согласно сг. 270 Кодекса отнесены к расходам, не уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

В настоящее время действуют следующие нормы возмещения командировочных расходов (приказ Минфина России от 06.07.2001 № 49н, с последующими изменениями от 09.11.2001 NQ 91 Н) работникам министерств, иных федеральных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций, расположенных на территории Российской Федерации (кроме расходов по проезду к месту командировки и обратно):
- оплата найма жилого помещения — по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки;
- оплата суточных — 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Негосударственные предприятия и организации включают в себестоимость продукции (работ, услуг) затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, по нормам возмещения указанных расходов, установленных данным постановлением Правительства. Дополнительные выплаты, связанные с командировкой работников этих предприятий и организаций, могут производиться по нормам, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль такие организации командировочные расходы относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 93).

Учет суточных и расходы на проживание в командировках имеют свои нюансы. Поэтому рассмотрим эти расходы более подробно.

СУТОЧНЫЕ

Суточные, превышающие установленные нормы, не уменьшают налогооблагаемый доход предприятия. Такое правило прописано в п. 38 ст. 270 НК РФ. Данные нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93. Причем появление новых норм по налогу на прибыль в 2005 г. не планируется. Поэтому нужно руководствоваться при расчете налога на прибыль именно этим документом.

В отличие от налогового учета, суточные в бухучете включаются в состав расходов полностью. Поэтому если предприятие выплатило сотруднику суточные, которые превышают нормы, указанные в постановлении № 93, то возникнет постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль»).

Суточные не облагаются налогом на доходы физических лиц только в пределах норм, установленных законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом ссылка на конкретные нормы законодательства в Кодексе отсутствует. Нормы суточных для указанных налогов с 1 января 2005 г. нужно брать из Приказа Минфина России от 02.08.2004 г. № 64н. (см. Письмо МНС России от 17.02.2004 г. № 04-2-06/127).

Однако с такой позицией можно поспорить. Ведь на данный момент из «законодательства», которое устанавливает нормы суточных, есть только Трудовой кодекс. И в ст. 168 ТК РФ сказано, что размер суточных не может быть меньше того, что установлен Правительством РФ для бюджетных организаций. А максимальный размер возмещения не ограничен. Поэтому организация сама может устанавливать нормы суточных в трудовом или коллективном договорах.

Получается, что трудовое законодательство позволяет возместить работнику любую сумму. Главное — прописать это в трудовом или коллективном договоре. И платить налог на доходы физических лиц (НДФЛ) или ЕСН тогда не нужно. Однако такую точку зрения налогоплательщику иногда приходится отстаивать в суде.

Согласно ст. 238 НК РФ не облагаются налогом суточные в пределах норм, утвержденных Минфином. ТК РФ позволяет организациям устанавливать суточные в любом размере. И поэтому фирма вправе не платить ЕСН с суточных, превышающих нормы финансового ведомства.

Сейчас нормы суточных, установленные Правительством РФ для налога на прибыль, и нормы, утвержденные Минфином России, практически не отличаются друг от друга. Не совпадают только нормы для поездки в Афганистан.

Таким образом, суточные в пределах норм не облагаются ЕСН на основании ст. 238 НК РФ. А с сумм, превышающих нормы, не надо платить налог, так как они не уменьшают налогооблагаемый доход предприятия (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Однако с 2005 г. нормы Минфина и Правительства РФ совпадать не будут. Поэтому тем предприятиям, которые не захотят спорить с чиновниками, придется с суточных платить ЕСН в том случае, если минфиновские нормы будут меньше утвержденных для налога на прибыль (например, по командировкам в Японию и Китай). При этом налогом облагается сумма превышения норм Правительства РФ над нормами суточных, утвержденными Минфином России.

РАСХОДЫ НА ПРОЖИВАНИЕ

Расходы на проживание полностью уменьшают налогооблагаемый доход организации. Об этом сказано в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (при условии, правда, что работник представил счет из гостиницы). Если же расходы на проживание не подтверждены документами, то уменьшить на их сумму налогооблагаемый доход предприятие не сможет. Это следует из ст. 252 НК РФ.

ЕСН с расходов на проживание платить не нужно. НК РФ позволяет их не включать в налоговую базу в полном размере (подп. 2 п. 1 ст. 238). И даже если у организации нет оправдательных документов, платить ЕСН не нужно, так как в этом случае расходы не учитываются при расчете налога на прибыль.

М.М. ГАЛКИНА,
экономист, г. Москва

[СЦБот]

Эта тема была перенесена из раздела Журнал "Локомотив".

Перенес: Admin