ПочтаЧто такое архивная обработка документов?
Среди услуг, которые оказывают профессиональные архивисты, особенной популярностью пользуется архивная обработка документов. В этой статье разберемся, что это такое, где она используется и как проводится.
Как проводится архивная обработка документов?
Архивная обработка бумаг представляет собой процесс работы с ними, призванный определить, какие из них подлежат архивному хранению, на какие сроки их нужно помещать в хранилище, кроме того, в перечень действий входит грамотная обработка бумаг.
Алгоритм выглядит так:
- собрать в одном месте все документы;
- провести экспертизу практической и научной ценности — попросту говоря, решить, требуется ли по закону или из практических соображений хранить бумаги;
- определить, как долго тот или иной лист должен находиться в архиве;
- сгруппировать и систематизировать документы в соответствии с принятой классификацией;
- оформить дела в соответствии с актуальными в данный момент правилами;
- если в процессе обработки обнаружатся дела с истекшим сроком хранения, выделить их к уничтожению, чтобы впоследствии разобраться и с этой задачей;
- оформить все сопроводительные акты.
Сама по себе архивная обработка не включает подготовку помещений для будущего хранилища и другие подобные работы. Но во многих случаях эти задачи также ставят перед профессиональными архивистами. И они успешно справляются с ними.
Зачем нужна такая обработка?
В большинстве случае услугу по архивной обработке документов заказывают не как самостоятельный вид работ, а как часть более масштабных мероприятий. Например:
- При создании архива на предприятии такая обработка является обязательным этапом, наряду с составлением описей, каталога, подготовкой помещения, папок для хранения и т.д.
- При передаче документов на внеофисное хранение — этой возможностью пользуются многие руководители предприятий, чтобы не занимать место в собственном офисе, не платить лишние деньги за аренду и т.д. При этом перед передачей бумаг в профессиональные хранилища обработка обязательна. Зачастую данные работы могут провести для вас сотрудники таких хранилищ.
- При передаче документов в государственные архивные фонды. Это требуется по закону в ряде случаев, на практике большинство компаний сталкиваются с такой необходимостью в процессе ликвидации компании (независимо от того, какими способом она происходит, в том числе путем банкротства). Процедура подготовки бумаг требует глубоких знаний, поэтому лучше доверить ее профессионалам.
