ПочтаДостоинства и особенности ЭДО
Система документооборота есть в каждой компании и обеспечивает её функционирование. А персонал, работающий с бумагами, любой отчетностью, должен быть внимательным и ответственным. Но электронный документооборот в СБИС облегчает обязанности сотрудников, подходит для всех типов предприятий и организаций, помогает эффективно оптимизировать информацию.
Нюансы при подключении ЭДО
Все данные хранятся в электронном варианте, поэтому без необходимости их можно не распечатывать и передавать в цифровом виде. Но при сотрудничестве с другими компаниями или государственными учреждениями, лучше уточнять этот момент.
Но, чтобы подключить ЭДО, потребуются финансовые средства: обучение сотрудников, устранение всех технических неполадок, приобретение дополнительного генератора электроэнергии. Ведь, например, при отсутствии света воспользоваться документами невозможно.
Преимущества ЭДО
При использовании СБИС создаются различные формы документов: накладные, счета-фактуры, отчеты. Каждая отправляемая бумага заверяется при помощи электронной подписи. По итогам проведения операции у каждой из сторон находится заверенный, юридически значимый документ.
ЭДО имеет ряд достоинств, например:
- при использовании системы электронного документооборота не нужно отдельное помещение, потому что все данные хранятся в цифровом варианте;
- расход компании снижается: не нужно использовать офисную технику, покупать расходники для копирования документов;
- доставка документов в электронном виде происходит в течение нескольких секунд, не нуждается в курьерской службе и транспорте;
- возможна кадровая оптимизация, потому что время работы с документами при помощи СБИС будет сокращаться;
- автоматизация документооборота исключает шанс потери документов;
- фиксация по необходимым признакам обеспечит эффективное каталогизирование документов и простоту контроля над файлами, а поиск бумаг будет занимать секунды;
- все изменения в документах отслеживаются, а анонимное редактирование (поставить печать, подпись, изменить информацию) становится невозможным.
Сегодня система Тензор СБИС облегчает и сокращает время работы с документами. Ведь доставка, обработка, поиск и другие действия происходят в электронном виде. Но оптимизирование работы подразумевает наличие специально обученных сотрудников и отсутствие технических неполадок.
