Я тоже когда-то хотел с подшивками связаться, но отказался по причине того что, все таки это довольно локальное решение проблемы. СЭД должна решить и эту проблему в том числе... Думаю это сложно будет решить в пределах института. Заставить всех работать с подшивками мне представляется мало осуществимым...
У нас сейчас стоит дилема что выбрать из СЭД.
Варианты такие пока:
1. СЭД "Канцлер" на базе IBM Lotus/Notes.
2. CS TDMS
3. Search InterMech
О первом много слышал не очень хороших отзывов в плане запуска и корявости. В плюсы только масштабность самой системы и то, что тех поддержка в Минске (т.е под боком).
Второй будет проще всего запустить т.к. довольно много знакомых кто пользует сию систему. Очень много положительных отзывов. Из минусов это то, что программу придется приобретать в России - т.е. в другой стране. Соответственно тех поддержка тоже в России.
О третьей все отзывы которые слышал вверху в этой теме

К плюсам - низкая стоимость и то, что в Минске.