Рога

Здравствуйте! Работаю сменным механиком СЦБ. Оформил запись путейцам на устранение замечаний в 17:00. Сегодня они говорят, что я им не позвонил, не рассказал о написанной записи, они ее считают недействительной и устранять ничего не будут.
Вопрос, собственно: кто должен инициировать подпись записи? ДСП или я должен делать или звонить им? Где я могу увидеть это документально? (В 530-й не увидел этого). Является ли эта запись рабочей?