Аудит - это контроль не за людьми
А.А. КОЛОТОВ,
Заместитель начальника технической службы Дирекции тяги ОАО «РЖД»
Сегодня достаточно остро стоит вопрос о повышении эффективности управления структурными подразделениями Дирекции тяги ОАО «РЖД», а также совершенствовании производственных процессов эксплуатационных локомотивных депо, обеспечивающих поддержание уровня безопасности движения в заданных границах.
Для организации контроля производственной деятельности предприятия существует множество видов проверок. Все они выполняют контрольную функцию, но у всех у них разные целевые задачи, поэтому и разные способы осуществления этих контрольных функций.
Систему контроля, сложившуюся сегодня в локомотивном комплексе, было бы правильнее всего отнести к контрольно-инспекционной деятельности, которая включает в себя такие формы, как аудит и контрольная инспекционная проверка.
Контроль, осуществляемый приемщиками отремонтированных локомотивов в сервисных локомотивных депо, а также подобные проверки, проводимые другими уполномоченными лицами, при которых проверяется соблюдение сервисными компаниями стандартов, технических условий и действующей технологии при ремонте тягового подвижного состава, утвержденной ОАО «РЖД», относится к инспекционному контролю. Сегодня существует ряд соглашений и приложений к действующим договорам о сервисном обслуживании, определяющих порядок и процедуры осуществления данного инспекционного контроля.
Инструментами инспекционного контроля являются:
анализ показателя безотказной работы ремонтного предприятия;
- факторный анализ рисков и отказа оборудования тягового подвижного состава на 1 млн. км пробега;
- документальная проверка выполнения предписаний и корректирующих действий, разработанных по результатам ранее проведенных проверок приемщиками отремонтированных локомотивов; =5 выездная (с выездом на предприятие) контрольная проверка в виде технического аудита, выполненного согласно «Положению о совместном проведении технического аудита подразделений сервисных компаний» и телеграфному указанию вице-президента ОАО «РЖД» О.С. Валинского, руководителей сервисных компаний ООО «Локомотивные технологии» и ООО «СТМ-Сервис» от 12.09.201 б № ИСХ-16567.
Аудит — это чаще инструмент внутреннего контроля, являющийся источником достоверной информации, помогающий руководителям структурных подразделений объективно оценить реальное состояние в различных сферах производственной деятельности компании для принятия правильных тактических и стратегических управленческих решений.
Аудиты подразделяются по видам на внутренние и внешние, на плановые и внеплановые, на аудиты процессов и аудиты систем. Далее в статье будет сделан акцент на внутреннем аудите — инструменте самопроверки для Дирекции тяги.
Аудит системы менеджмента безопасности движения (СМБД) — это способ получить объективную оценку о состоянии и функционировании системы управления функциональной безопасностью в локомотивном комплексе, а также дать рекомендации по поддержанию и развитию как производственных, так и управленческих процессов организации.
Аудит — это контроль не за людьми, а за процессами. Люди могут быть хорошими сами по себе, но при этом процессы, которыми они управляют, — неэффективными. В отличие от ревизии, аудит направлен не на поиск несоответствий, а на поиск причин их возникновения, поиск того, что заставляет нарушать установленные требования.
Сегодня важным элементом работы любого руководителя в локомотивном комплексе является организация процесса решения проблем и вовлечения сотрудников предприятий в работу на предупреждение, а не реакцию на уже случившееся. Для этого необходимо решить комплексную задачу по выстраиванию системы открытого обмена информацией, готовности принимать меры по искоренению выявленных проблем, а не заниматься умалчиванием и созданием иллюзии устойчивости и управляемости. Как только сокрытие проблем, равно как и их невыявление будут повсеместно преобладать в производственной деятельности, сразу можно констатировать утерю управляемости, а этого допустить нельзя.
Есть очень хорошее высказывание Уильяма (Билла) Гейтса, который смог эффективно выстроить управление своим бизнесом и стать одним из самых успешных бизнесменов нашего времени. Он сказал: «Самая важная работа в качестве руководителя — выслушивать плохие новости. Руководитель должен отыскать плохие новости, где бы они ни прятались. Плохие новости следует сообщать раньше хороших. Однако если на них никак не реагировать, то люди просто перестанут их сообщать. А это начало конца...».
Поэтому в рамках развития системы менеджмента безопасности движения в Дирекции тяги и ее структурных подразделениях в прошлом году была разработана методика проведения аудита СМБД и развернута работа по переводу контрольной деятельности Дирекции тяги с контрольно-ревизионной на систему аудитов.
В методику заложен типовой алгоритм проведения аудита. Он состоит из восьми шагов.
За 10 дней до начала аудита издается распоряжение о начале аудита в соответствии с годовым графиком, в котором определяются область и границы данного аудита. @ Назначается руководитель аудита, исходя из требований к данной роли и обеспечения максимальной объективности оценки аудируемого объекта. Данным распоряжением закрепляются (делегируются) полномочия за руководителем аудиторской группы для выполнения задания заказчика аудита. ® Группа аудита формируется по предложению руководителя аудиторской группы, исходя из достаточности и норм управляемости (5 ± 2).
При необходимости в состав группы аудита включаются технические экс
перты.
Разрабатываются программа аудита и контрольный лист.
Предлагаемая программа аудита согласовывается с руководителем проверяемого подразделения и утверждается уполномоченным представителем проверяющего подразделения не позднее 5 рабочих дней до начала проведения аудита. В контрольном листе определяются критерии аудита и перечень вопросов, при помощи которых будет подтверждаться выполнение требований. ® Проводится вводное совещание (как правило, информационное) с целью доведения до причастных программы аудита, определения каналов связи и решения организационных вопросов. Составление протокола не обязательно в случае, если на совещании не принимались управленческие решения. ® По результатам работы аудиторской группы (после проведения проверки) проводится итоговое совещание под протокол, на котором озвучиваются положительные стороны, основные критические замечания, снимаются спорные вопросы, возникшие в ходе или по завершении проверки. ® Оформление отчета по аудиту в течение 10 рабочих дней после окончания аудита. ® Разработка корректирующих действий по устранению несоответствий в течение 14 дней после получения отчета. Ответственность за их своевременную и качественную разработку несет руководитель проверяемого подразделения. План мероприятий согласовывается с руководителем аудита в обязательном порядке.
Существуют две особенности аудита СМБД в Дирекции тяги и ее структурных подразделениях. Первая в том, что оценка производится по десяти управляемым видам деятельности: О формирование политики в области безопасности движения; © установление качественных и количественных целей, принятие планов и процедур их достижения; © обеспечение ликвидации последствий транспортных происшествий, событий, отказов технических средств, информирование о них и действий в нестандартных ситуациях; О учет, регистрация и документирование информации в области безопасности движения; © меры по обеспечению обмена информацией; © поддержание компетентности персонала и готовности выполне
ния задач; © проведение внутренних и внешних аудитов СМБД; © менеджмент риска и выполнение мер по управлению риском; * © анализ функционирования СМБД; ® процедуры расследования транспортных происшествий, событий и отказов технических средств, их учета и принятие мер по их предупреждению.
Вторая особенность аудита - оценка производится по десятибалльной шкале: оценка (0) — требование не выполнено; оценка (2) — требование выполнено частично, и имеются критические несоответствия; оценка (4) — требование выполнено или выполнено частично, и имеются значительные несоответствия; оценка (б) — требование выполнено или выполнено частично, и имеются незначительные несоответствия; оценка (8) — требование выполнено, но имеются замечания; оценка (10) — требование выполнено полностью.
Данный способ оценки позволяет более точно и объективно оценить степень соответствия критериям аудита.
После введения в действие методики аудита было организовано обучение персонала с целью доведения особенностей новой методологии, новых подходов к контрольной деятельности. Организовано практическое обучение через организацию пробных аудитов.
Первые аудиты нашли как своих сторонников, так и противников привычной технологии. Как и в любой организации, внедряющей новые подходы, пришлось столкнуться со стандартной реакцией персонала на изменения. У многих переход на новые способы контроля вызвал не просто «шоковое» состояние, но и «отрицание» по поводу новых инструментов и процедур. Далее в некоторых коллективах или, точнее сказать, у некоторых участников контрольных функций новые подходы вызвали переход из стадии «отрицания» в стадию «гнев» — «торг» — «депрессия»...
Одна из основных задач руководителей Дирекции тяги сегодня состоит в том, чтобы разъяснительной работой на положительных примерах показать целесообразность и, главное, преимущество выбранных новых подходов, направленных, в первую очередь, на результативное и эффективное взаимодействие всех участников процесса.
Первые результаты аудитов, проведенных в соответствии с утвержденной методикой, показали множество несоответствий и слабых сторон в производственной деятельности Дирекции тяги и ее структурных подразделений, ранее остававшихся без внимания.
То, что ранее казалось незыблемым и абсолютно верным, пришлось серьезно переосмыслить. На основании выявленных несоответствий сегодня не просто принимаются меры коррекции — меры, направленные на их устранение, но и вырабатываются корректирующие действия — действия, направленные на устранение коренных причин возникновения данных нарушений, выявленных в ходе аудита. 2017 г. должен стать годом повсеместного перехода на новый вид контрольной деятельности. В планах — организация обучения на всех уровнях управления Дирекции тяги и усиление спроса за качество и эффективность проведения аудитов СМБД.
