Рекомендации по подготовке и проведению совещаний в ОАО «РЖД»
Скачать
1. Общие положения
1.1. Настоящие Рекомендации разработаны с целью повышения результативности и эффективности совещаний и устанавливают рекомендуемый порядок планирования, подготовки, проведения совещаний и контроля за исполнением принятых решений, а также порядок учета совещаний в ОАО «РЖД».
1.2. Настоящие Рекомендации разработаны с учетом требований Инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД» (приказ ОАО «РЖД» от 17 июня 2013 г. № 55) и других документов ОАО «РЖД».
1.3. В настоящих Рекомендациях используются следующие термины и определения:
подразделение ОАО «РЖД» - департаменты, управления и другие подразделения аппарата управления, филиалы и структурные подразделения ОАО «РЖД»;
совещание - элемент управленческой деятельности руководителей ОАО «РЖД» и его подразделений, позволяющий:
использовать знания и опыт руководителей и специалистов для решения сложных задач и выработки согласованных решений;
спланировать совместные действия, определив роль и задачи каждого из участников, условия взаимодействия при решении конкретной задачи;
организовать обмен информацией между отдельными руководителями и специалистами подразделений аппарата управления ОАО «РЖД», его филиалов и структурных подразделений и его дочерних и зависимых обществ;
оперативно доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей;
стратегическая сессия - форма групповой работы руководителей ОАО «РЖД» и его подразделений, направленная на совместную разработку стратегически-значимых решений Компании;
круглый стол - форма публичного обсуждения каких-либо вопросов участниками, имеющими равные права, с целью выработки определенных решений;
мозговой штурм - способ выработки предложений (в том числе нестандартных) по обсуждаемому вопросу, без критики и оценки (в том числе положительной) высказанных предложений;
председатель совещания - руководитель ОАО «РЖД» и его подразделений, в сфере ответственности которого находится рассматриваемый на совещании вопрос;
модератор совещания - лицо, привлекаемое для ведения совещания, отвечающее за координацию всего процесса совещания и достижение результатов по итогам его проведения. В качестве модератора может выступать представитель сторонней организации, привлекаемой в установленном порядке.
2. Виды совещаний в ОАО «РЖД»
2.1. Настоящие Рекомендации выделяют следующие виды совещаний: стратегические;
тематические;
оперативные;
инструктивные;
согласительные.
Стратегические совещания
2.2. Целью стратегического совещания является коллективная выработка решений по комплексным вопросам, затрагивающим интересы различных подразделений ОАО «РЖД» и ДЗО, определение необходимых ресурсов для их решения и формирование общего плана действий, имеющего длительные сроки реализации.
На стратегическом совещании может осуществляться: подведение итогов работы подразделений ОАО «РЖД» и ДЗО за определенный период, в том числе в части реализации Стратегии развития холдинга «РЖД» с учетом комплексной оценки внешних и внутренних факторов, влияющих на деятельность Компании в целом и подразделений ОАО «РЖД» и ДЗО в частности;
заслушивание отчетов руководителей о выполненной работе (в том числе, о результатах достижения стратегических целей, реализации ключевых стратегических инициатив, закрепленных за соответствующими подразделениями ОАО «РЖД» и ДЗО);
постановка стратегических задач на очередной период; утверждение планов работы по выполнению стратегических задач; выявление и обсуждение проблем стратегического характера, в том числе влияния геополитической, макроэкономической ситуации на результаты деятельности, предложений по распределению и использованию ресурсов, необходимых для достижения стратегических целей; выработка согласованных решений.
К такому виду совещаний можно отнести, например, заседания правления ОАО «РЖД», стратегические сессии под председательством президента ОАО «РЖД», заседания Комиссии по вопросам совершенствования системы управления ОАО «РЖД», Координационного совета начальников железных дорог при президенте ОАО «РЖД», Ассамблеи начальников железных дорог.
Стратегические совещания требуют тщательной подготовки материалов и предполагают заблаговременное информирование участников совещания об их проведении.
1.1. Стратегические совещания рекомендуется проводить в очной форме в формате стратегической сессии.
1.2. В зависимости от поставленной задачи председателем стратегического совещания может быть президент ОАО «РЖД», первые вице-президенты ОАО «РЖД», старшие вице-президенты ОАО «РЖД», вице- президенты ОАО «РЖД».
1.3. Продолжительность стратегического совещания определяется в соответствии с повесткой совещания и может варьироваться от нескольких часов до нескольких рабочих дней.
1.4. Периодичность проведения стратегического совещания определяется по мере необходимости, но не чаще 1 раза в квартал, если иное не установлено нормативными документами ОАО «РЖД».
1.5. В стратегическом совещании могут принимать участие члены правления ОАО «РЖД», уполномоченные руководители подразделений ОАО «РЖД» и ДЗО, а также другие участники по решению председателя совещания.
Тематические совещания
1.6. Целью проведения тематического совещания является совместный поиск решения по существу рассматриваемого вопроса и выработка согласованного решения.
Тематическое совещание - специализированный формат взаимодействия участников с целью коллективной выработки оптимальных управленческих решений по обсуждаемому вопросу, с учетом опыта, компетенций и инициатив равноправных участников совещания.
В ходе проведения тематического совещания осуществляется:
обсуждение выносимого на рассмотрение вопроса;
проведение опроса участников совещания методом «мозгового штурма»;
принятие коллегиального решения по рассмотренному вопросу.
К такому виду совещаний можно отнести, например, школы передового опыта, круглые столы по отдельным темам и др.
Тематические совещания требуют тщательной подготовки материалов и предполагают заблаговременное информирование участников совещания об их проведении.
1.7. Тематическое совещание, как правило, проводится в очной форме в формате круглого стола.
1.8. Тематическое совещание проводится под председательством руководителя, в зоне ответственности которого находится тематика выносимого на рассмотрение вопроса.
1.9. Продолжительность тематического совещания определяется, исходя из повестки совещания, и может варьироваться от четырех до шести часов.
1.10. Тематические совещания проводятся по мере необходимости в соответствии с утвержденными планами их проведения.
1.11. В тематическом совещании принимают участие лица, к компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы, а также привлекаемые к обсуждению эксперты.
Оперативные совещания
1.12. Целью оперативного совещания является:
мониторинг хода выполнения ключевых показателей эксплуатационной и финансово-экономической деятельности ОАО «РЖД» и его подразделений, реализации проектов и краткосрочных задач;
заслушивание отчетов руководителей о выполненной работе за определенный период;
обмен мнениями и постановка задач, выдача поручений по рассматриваемому на совещании вопросу, координация работы подразделений ОАО «РЖД».
Оперативные совещания являются одной из форм коллективного рассмотрения текущих вопросов деятельности ОАО «РЖД» и ДЗО.
1.13. Оперативные совещания рекомендуется проводить с
использованием аудио-видеоконференцсвязи.
1.14. Оперативное совещание проводится под председательством руководителя, ответственного за достижение ключевых показателей ОАО «РЖД» или подразделения ОАО «РЖД» и выполнение задач по кругу ведения.
1.15. Продолжительность оперативного совещания определяется в соответствии с повесткой совещания и не должна превышать 1,5 часов.
1.16. Оперативное совещание рекомендуется проводить регулярно в соответствии с утвержденным планом.
1.17. Список участников совещания устанавливается председателем совещания.
Инструктивные совещания
1.18. Целью проведения инструктивного совещания является доведение до участников совещания определенной информации, постановка и уточнение соответствующих задач.
1.19. Инструктивное совещание рекомендуется проводить с использованием аудио-видеоконференцсвязи.
1.20. Совещание проводится под председательством руководителя, ответственного за обеспечение комплексного понимания вопроса причастными работниками ОАО «РЖД».
1.21. Продолжительность инструктивного совещания устанавливается в соответствии с повесткой совещания и не должна превышать один час.
1.22. Инструктивное совещание проводится по мере необходимости.
1.23. Список участников инструктивного совещания устанавливается председателем совещания.
Согласительные совещания
1.24. Целью согласительного совещания является решение спорных вопросов, не урегулированных в рабочем порядке.
1.25. Согласительное совещание рекомендуется проводить с использованием аудио-видеоконференцсвязи.
1.26. Совещание проводится под председательством руководителя ОАО «РЖД» и его подразделений, уполномоченного принимать решение по рассматриваемому вопросу.
1.27. Продолжительность согласительного совещания устанавливается в соответствии с повесткой совещания и не должна превышать один час.
1.28. Согласительное совещание проводится по мере необходимости.
1.29. В согласительном совещании принимают участие руководители ОАО «РЖД» и его подразделений, в сфере ответственности которых находится спорный вопрос, а также представители иных подразделений ОАО «РЖД», привлекаемые к решению спорного вопроса в качестве экспертов.
2. Планирование совещаний
2.1. Проведение совещаний рекомендуется планировать заблаговременно с учетом утвержденных в ОАО «РЖД» планов проведения корпоративных мероприятий, а также графика занятости руководителей ОАО «РЖД» и его подразделений.
2.2. При планировании совещаний не рекомендуется:
назначать и проводить совещания раньше начала и позже окончания рабочего дня (в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и с учетом местного времени);
назначать совещания на выходные дни, за исключением случаев, установленных нормативными документами ОАО «РЖД»;
назначать совещания в даты проведения мероприятий, требующих участия в них руководителей, связанных с обеспечением безопасности движения (например, День безопасности);
необоснованно расширять состав участников совещаний; выносить на совещания вопросы, которые можно решить в рабочем порядке.
2.3. Общее время участия руководителя в совещаниях (оперативных, инструктивных, согласительных) в день не должно превышать 30% от продолжительности рабочего дня.
2.4. Количество совещаний и продолжительность участия в них президента ОАО «РЖД» (вице-президентов ОАО «РЖД») обуславливаются производственной необходимостью.
3. Подготовка совещаний
3.1. Для всех видов совещаний, в ходе которых распространяется информация, составляющая коммерческую тайну, необходимо соблюдать требования, установленные Регламентом охраны конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, при проведении совещаний в ОАО «РЖД» (регламент ОАО «РЖД от 17 октября 2007 г. № 1350).
3.2. При подготовке совещания рекомендуется подготовить комплект материалов, содержащий следующие документы:
уведомление (телеграмма, распоряжение, письмо и т.д.) о его назначении;
список участников (с указанием подразделений ОАО «РЖД», ФИО (полностью) и должностей участников); регламент совещания;
краткая информационная справка о статусе рассматриваемых вопросов (в том числе, перечень всех действующих поручений и выполняемых работ по теме обсуждения).
В зависимости от вида совещаний также могут прилагаться: информационно-аналитические и презентационные материалы по теме совещания;
сценарий (план) проведения совещания; предложения в проект протокольного решения и пр.
3.3. Уведомление о назначении совещания составляется в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД», и должно содержать следующие данные:
дату и время проведения совещания; место проведения совещания; режим проведения совещания; тему или повестку совещания;
перечень докладчиков по всем или отдельным вопросам повестки совещания (при необходимости);
сроки представления пакета документов к совещанию инициатором проведения совещания и/или участниками проведения совещания;
ФИО и должность председателя совещания;
ФИО и должность секретаря совещания (назначается председателем совещания, ведет протокол и контролирует исполнение регламента совещания);
ФИО и телефон исполнителя, ответственного за предоставление материалов к совещанию;
другую уточняющую информацию.
3.4. Руководитель подразделения ОАО «РЖД», в которое было направлено уведомление о назначении совещания, в суточный срок обеспечивает информирование исполнителя (инициатора совещания), ответственного за предоставление материалов к совещанию, об участниках совещания от подразделения ОАО «РЖД» посредством электронной почты или телефонной связи.
3.5. Подготовка и проведение сетевых и дорожных селекторных совещаний, видеоконференций, конференций с использованием телефонной связи ОАО «РЖД», а также взаимодействие подразделений ОАО «РЖД» осуществляется в порядке, установленном:
Инструкцией по подготовке и проведению селекторных совещаний, видеоконференций и конференций с использованием телефонной связи ОАО «РЖД» (распоряжение ОАО «РЖД» от 21 ноября 2013 г. № 2557р);
распоряжением ОАО «РЖД» от 6 ноября 2012 г. № 2206р «О проведении селекторных совещаний»;
Инструкцией по подготовке и проведению селекторных совещаний в ОАО «РЖД» (распоряжение ОАО «РЖД» от 7 мая 2009 г. № 961р).
3.6. Регламент совещания должен содержать информацию о цели совещания, докладчиках и продолжительности совещания.
Рекомендуемая форма регламента совещания приведена в приложении № 1.
3.7. При составлении регламента совещания следует руководствоваться следующими временными рамками:
открытие (вступительное слово) - не более 10 минут; основной доклад - не более 30 минут;
! вопросы к докладчику - не более 5 минут на обсуждение по одному вопросу;
содоклад, сообщение - не более 10 минут;
вопросы к содокладчику - не более 3 минут на обсуждение по одному вопросу;
выступления - не более 5-7 минут;
подведение итогов совещания, принятие решения - не более 10 минут.
Для стратегических и тематических совещаний могут составляться сценарии (планы) их проведения с перечислением всех организационных и процедурных элементов и указанием ответственных лиц. Сценарий (план) проведения совещания рекомендуется утвердить у руководителя
ОАО «РЖД» и его подразделений, в зоне ответственности которого находится данное мероприятие.
3.8. В случае проведения продолжительных совещаний рекомендуется планировать 10-минутные перерывы через каждые 1,5 часа после начала совещания.
3.9. Подготовленные и оформленные к совещанию материалы должны содержать титульный лист с полным наименованием мероприятия, датой, временем и местом его проведения, а также перечень всех предоставляемых к совещанию материалов.
3.10. Формирование и рассылку материалов к совещанию
рекомендуется осуществлять в электронном виде с использованием средств автоматизации.
3.11. При возникновении нештатных ситуаций, связанных с изменением времени, даты, места проведения совещания, необходимо оперативно проинформировать об этом его участников.
4. Проведение совещаний
4.1. Рекомендуется не допускать задержку начала совещания более чем на 10 минут от назначенного времени.
4.2. Соблюдение регламента совещания контролирует председатель совещания или модератор.
4.3. В начале совещания председатель кратко доводит до присутствующих тему совещания и цели, которые должны быть достигнуты в процессе совещания.
Председатель совещания выслушивает мнение всех выступающих в ходе проведения совещания. По окончании совещания председатель кратко резюмирует высказанные мнения, подводит итоги, обозначает направление действий, определяет мероприятия, ответственных лиц и сроки исполнения в соответствии с унифицированной формой протокола, установленной
Инструкцией по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД».
4.4. Демонстрацию материалов и их использование участниками рекомендуется осуществлять посредством применения электронных носителей (ноутбук, планшет и т.п.).
4.5. При проведении совещаний следует соблюдать правила корпоративной и деловой этики, указанные в Методическом пособии по деловому этикету в аппарате управления ОАО «РЖД» (распоряжение ОАО «РЖД» от 21 марта 2013 г. № 691 р).
5. Составление, оформление и регистрация протокола совещания
5.1. Решения, которые принимаются на совещаниях, проводимых
президентом ОАО «РЖД» (вице-президентом ОАО «РЖД»), а также руководителями подразделений ОАО «РЖД», оформляются протоколами в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству и
документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД».
5.2. При формировании протокольного решения (поручения) рекомендуется следовать следующим правилам:
определять исполнителя, ответственного за выполнение задачи (поручения);
осуществлять постановку задачи (поручения) перед ответственными исполнителями по принципу «итог - критерий - срок»;
определять перечень ресурсов, необходимых для выполнения задачи (поручения), и ответственных за их предоставление.
5.3. Регистрация протоколов совещаний осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД».
6. Оценка результативности совещаний
6.1. Результативность совещания - это количественная оценка, рассчитываемая по следующим критериям:
соблюдение времени проведения совещаний;
количество принятых решений;
исполнение решений совещания.
6.2. Оценку результативности совещания рекомендуется осуществлять после наступления сроков выполнения всех поручений, указанных в протоколе совещания.
6.3. Результативность совещания рассчитывается по следующей формуле:
Р=(Т х 0,1 + В х 0,3 + ИР х 0,6) х 100%, где
Т - соблюдение времени проведения совещаний:
т Тп
T=wгде
Тп - время, запланированное на совещание в соответствии с регламентом,
Тф - время, фактически затраченное на совещание;
В - количество принятых решений:
Вр - количество вопросов, по которым на совещании были приняты решения,
Воб - общее количество рассмотренных на совещании вопросов;
ИР - исполнение решений совещания:
тгт, Рс
ИР= —где
Роб
Рс - количество выполненных в срок решений (в соответствии с протоколом совещания),
Роб - общее количество принятых решений на совещании (в соответствии с протоколом совещания).
6.4. Совещание считается результативным при достижении порогового значения Р = 95%.
7. Затраты, связанные с проведением совещаний
7.1. Целесообразность проведения совещаний рекомендуется также оценивать с точки зрения затрат ОАО «РЖД» на их проведение.
7.2. Затраты на проведение совещаний, в зависимости от вида и формы их проведения, могут включать:
стоимость прямых трудозатрат участников;
затраты на организацию и проведение;
транспортные расходы;
расходы на проживание;
командировочные расходы.
7.3. Стоимость прямых трудозатрат участников представляют собой денежный эквивалент оплаченного рабочего времени, в течение которого работник ОАО «РЖД»:
занят подготовкой к проведению совещания;
осуществляет переезд к месту проведения совещания (если совещание предполагает персональное присутствие);
принимает участие непосредственно в проведении совещания.
7.4. Руководителям ОАО «РЖД» и его подразделений следует планировать совещания с учетом необходимости снижения затрат на их организацию и проведение. Для этого рекомендуется расширять практику применения аудио-видеоконференцсвязи.
8. Учет совещаний и контроль за исполнением принятых решений
8.1. Для оценки результативности совещаний, а также затрат, связанных с их проведением, рекомендуется вести журнал учета совещаний (далее - Журнал) по форме, приведенной в приложении № 2.
8.2. Полномочия по ведению Журнала целесообразно возложить на работников подразделений ОАО «РЖД», ответственных за ведение делопроизводства в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД».
8.3. Порядок ведения Журнала и проведения анализа результативности совещаний определяется приказом руководителя подразделения ОАО «РЖД».
8.4. Руководителям подразделений ОАО «РЖД» рекомендуется проводить анализ результативности совещаний не реже 1 раза в квартал на основе данных Журнала.
8.5. По результатам анализа рекомендуется проводить корректирующие мероприятия, направленные на повышение результативности совещаний.
8.6. Руководителям подразделений ОАО «РЖД», участвующим в совещаниях вне своего подразделения, рекомендуется вести учет затраченного рабочего времени в табличной форме, содержащей следующую информацию:
цель совещания;
подразделение ОАО «РЖД» - организатор совещания или внешний
организатор;
дата проведения совещания;
реквизиты протокола совещания;
фактическая продолжительность совещания.
Данная информация используется для оценки занятости руководителей ОАО «РЖД» и его подразделений и принятия корректирующих мер.
8.7. Контроль за исполнением принятых на совещании решений осуществляются в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД».
Скачать этот файл
Чтобы скопировать текст в документе, представленном ниже, выделите участок текста мышью и нажмите комбинацию клавиш Ctrl + C
