СЦБИСТ - железнодорожный форум, блоги, фотогалерея, социальная сеть СЦБИСТ - железнодорожный форум, блоги, фотогалерея, социальная сеть
Вернуться   СЦБИСТ - железнодорожный форум, блоги, фотогалерея, социальная сеть > Уголок СЦБИСТа > Распоряжения и приказы, стандарты > 2000-2004 годы

2000-2004 годы Распоряжения и приказы, изданные в 2000-2004 годах

Ответ    
 
В мои закладки Подписка на тему по электронной почте Отправить другу по электронной почте Опции темы Поиск в этой теме
Старый 10.08.2012, 11:48   #1 (ссылка)
Crow indian
 
Аватар для Admin


Регистрация: 21.02.2009
Возраст: 42
Сообщений: 28,791
Поблагодарил: 397 раз(а)
Поблагодарили 5851 раз(а)
Фотоальбомы: 2566
Записей в дневнике: 647
Загрузки: 672
Закачек: 274
Репутация: 126089

Тема: № 130 от 17 августа 2004 г. - О документационном обеспечении управленческой деятельности в открытом акционерном обществе "Российские железные дороги"


№ 130 от 17 августа 2004 г. - О документационном обеспечении управленческой деятельности в открытом акционерном обществе "Российские железные дороги"

Цитата:
В целях совершенствования документационного обеспечения
управленческой деятельности в открытом акционерном обществе
"Российские железные дороги" приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
аппарате управления открытого акционерного общества "Российские
железные дороги" (далее - Инструкция) и ввести в действие с 1
сентября 2004 г.
2. Начальникам департаментов и управлений:
организовать изучение Инструкции работниками подразделений
аппарата управления и обеспечить соблюдение порядка и требований
по ведению делопроизводства, установленных Инструкцией;
привести внутренние документы департаментов и управлений,
связанные с ведением делопроизводства, в соответствие с
положениями Инструкции.
3. Руководителям железных дорог и других филиалов, иных
структурных подразделений ОАО "РЖД" организовать, руководствуясь
положениями Инструкции, делопроизводство и контроль исполнения
принимаемых решений с учетом специфики деятельности и особенностей
структуры аппаратов управления (органов управления).
4. Вице-президентам обеспечить своевременное и качественное
выполнение руководителями департаментов и управлений, филиалов и
иных структурных подразделений решений (поручений) ОАО "РЖД", а
также соблюдение порядка подготовки и согласования документов ОАО
"РЖД", предусмотренного Инструкцией.
5. Вице-президенту - начальнику Правового департамента Пегову
С.Н. обеспечить в 3-месячный срок разработку совместно с
Департаментом управления делами проекта правил подготовки,
согласования и издания нормативных документов ОАО "РЖД".
6. Начальнику Департамента управления делами Головкину А.Д.
обеспечить:
внесение в автоматизированную систему "Документооборот"
изменений и дополнений, связанных с введением в действие
Инструкции;
разработку предусмотренных Инструкцией форм бланков документов
ОАО "РЖД" в электронном виде и доведение их до подразделений
аппарата управления ОАО "РЖД".

Президент ОАО "РЖД"
Г.М.Фадеев
Вложения
Тип файла: txt 130 от 2004.txt (333.9 Кб, 34 просмотров)
__________________
Если у вас возникли вопросы по работе сайте - пишите на почту admin@scbist.com
Admin вне форума   Ответить с цитированием 12
Старый 10.08.2012, 11:49   #2 (ссылка)
Crow indian

Автор темы
 
Аватар для Admin


Регистрация: 21.02.2009
Возраст: 42
Сообщений: 28,791
Поблагодарил: 397 раз(а)
Поблагодарили 5851 раз(а)
Фотоальбомы: 2566
Записей в дневнике: 647
Загрузки: 672
Закачек: 274
Репутация: 126089
Инструкция по делопроизводству в аппарате управления открытого акционерного общества "Российские железные дороги"


1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате управления
открытого акционерного общества "Российские железные дороги"
(далее - Инструкция) определяет организацию делопроизводства,
порядок работы с документами и контроля их исполнения.
Инструкция подготовлена с учетом требований Унифицированной
системы организационно-распорядительной документации, положений
устава открытого акционерного общества "Российские железные
дороги" и сложившейся практики делопроизводства на железнодорожном
транспорте в Российской Федерации.
1.2. Для целей Инструкции применяются следующие сокращенные
наименования, определения и понятия:
"Общество" - открытое акционерное общество "Российские
железные дороги", сокращенное наименование - ОАО "РЖД";
"общее собрание акционеров" - общее собрание акционеров
открытого акционерного общества "Российские железные дороги"
(высший орган управления ОАО "РЖД");
"совет директоров" - совет директоров открытого акционерного
общества "Российские железные дороги" (орган управления,
осуществляющий общее руководство деятельностью ОАО "РЖД");
"президент Общества" - президент открытого акционерного
общества "Российские железные дороги" (единоличный исполнительный
орган ОАО "РЖД");
"правление" - правление открытого акционерного общества
"Российские железные дороги" (коллегиальный исполнительный орган
ОАО "РЖД");
"ревизионная комиссия" - ревизионная комиссия открытого
акционерного общества "Российские железные дороги" (орган контроля
ОАО "РЖД");
"вице-президенты Общества" - первые вице-президенты и
вице-президенты открытого акционерного общества "Российские
железные дороги";
"обособленные структурные подразделения Общества" - железные
дороги и другие филиалы, иные структурные подразделения ОАО "РЖД";
"подразделения аппарата управления Общества" - департаменты и
управления аппарата управления ОАО "РЖД";
"служба делопроизводства подразделения" - работники (работник)
подразделения аппарата управления ОАО "РЖД", на которых возложены
функции по ведению делопроизводства в соответствующем
подразделении;
"сектор входящей корреспонденции" - работники отдела
документационного обеспечения Департамента управления делами,
осуществляющие регистрацию входящих документов (корреспонденции);
"сектор исходящей корреспонденции" - работники отдела
документационного обеспечения Департамента управления делами,
осуществляющие регистрацию исходящих документов (корреспонденции);
"организационно-распорядительные документы" - приказы,
распоряжения, протоколы, письма, правила, инструкции, положения и
другие документы, включенные в Общероссийский классификатор
управленческой документации;
"внутренний документ" - документ, составленный (изданный) в
аппарате управления ОАО "РЖД" для использования в деятельности
Общества;
"перечень типовых документов Росархива" - Перечень типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом
6 октября 2000 г.;
"перечень документов Общества" - перечень документов,
образующихся в деятельности ОАО "РЖД", железных дорог и других
филиалов, иных структурных подразделений ОАО "РЖД", с указанием
сроков их хранения (до составления и утверждения перечня
документов Общества применяется Перечень документов МПС СССР и
подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий с
указанием сроков их хранения, утвержденный МПС СССР и Главархивом
СССР 24 июля 1986 г.);
"АС "Документооборот" - автоматизированная система учета,
сопровождения и контроля документов;
"РКФ" - регистрационно-контрольная форма;
"РКК" - регистрационно-контрольная карточка.
1.3. Выполнение требований Инструкции является обязательным
для работников аппарата управления Общества при работе с
документами.
Положения Инструкции обязательны также для работников органов
управления (аппаратов управления) обособленных структурных
подразделений Общества при подготовке, оформлении и исполнении
организационно-распорядительных документов ОАО "РЖД", выполнении
поручений (решений) президента (вице-президентов) Общества.
Делопроизводство в обособленных структурных подразделениях
Общества организуют руководители этих подразделений с учетом
специфики их деятельности и особенностей структуры органов
управления (аппаратов управления).
1.4. Делопроизводство в аппарате управления Общества
осуществляется с использованием АС "Документооборот",
предназначенной для автоматизированного учета, обработки,
сопровождения и контроля исполнения документов.
Автоматизированные технологии обработки документов должны
отвечать требованиям Инструкции.
Инструкция распространяется также на традиционные ("ручные")
методы учета, обработки и контроля исполнения документов.
Основные требования к оформлению документов согласно ГОСТ Р
6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной
документации" приведены в приложении N 1.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства,
контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы
с документами и совершенствование системы документационного
обеспечения в аппарате управления Общества осуществляет
Департамент управления делами.
1.6. Ответственными за состояние делопроизводства, соблюдение
установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в
подразделениях аппарата управления Общества являются руководители
этих подразделений.
1.7. На службу делопроизводства подразделения возлагаются
следующие основные функции:
прием и учет входящих документов (документов, поступивших в
аппарат управления ОАО "РЖД");
учет и регистрация исходящих документов (документов,
отправляемых из аппарата управления ОАО "РЖД"), проверка
правильности их оформления и передача на отправку;
контроль за прохождением документов в подразделении;
ввод в базу данных подразделения информации о ходе и
результатах исполнения документов;
выполнение справочно-информационной работы по вопросам
прохождения и исполнения документов;
подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных
и о находящихся на исполнении документах;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных
документов;
разработка номенклатуры дел подразделения;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение
использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных
делопроизводством подготовка и своевременная передача дел на
хранение в архив;
ознакомление работников подразделения с копиями федеральных
законов и иных нормативных актов Российской Федерации,
нормативными документами Общества, а также с информационными и
методическими документами по вопросам, относящимся к организации
делопроизводства;
инструктаж вновь принятых работников по вопросам
делопроизводства.
1.8. Работники подразделений аппарата управления Общества
персонально отвечают за сохранность полученных ими документов.
В случае утраты документа работник обязан немедленно сообщить
об этом руководителю подразделения аппарата управления Общества,
который должен провести расследование обстоятельств утраты
документа.
О результатах расследования руководитель подразделения
информирует начальника Департамента управления делами, если
документ зарегистрирован в этом департаменте, а в необходимых
случаях, с учетом важности содержащейся в документе информации, -
также и руководство Общества.
1.9. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную
командировку работник подразделения аппарата управления Общества
должен передать через службу делопроизводства находящиеся у него
на исполнении (контроле) документы другому работнику. При переходе
на другую работу или увольнении он обязан сдать все числящиеся за
ним документы в службу делопроизводства.
1.10. При переходе на другую работу или увольнении работника,
возглавляющего службу делопроизводства подразделения, составляется
совместно с работником, на которого возлагается исполнение этих
функции, акт приема-передачи дел, печатей, штампов и журналов
регистрации документов.
1.11. Информация, содержащаяся в документах, может
использоваться лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и
исполнению, только в служебных целях.
1.12. Предоставление сведений о деятельности Общества
акционерам, кредиторам и в средства массовой информации
осуществляется в соответствии с порядком, устанавливаемым
правлением.
1.13. Не допускается переписка между подразделениями аппарата
управления Общества по вопросам, которые не требуют
документального оформления и могут быть решены путем личных
переговоров.
1.14. В подразделениях аппарата управления Общества могут
разрабатываться методические документы, конкретизирующие отдельные
вопросы организации и ведения делопроизводства в этих
подразделениях, но не противоречащие Инструкции.
1.15. Требования Инструкции распространяются на порядок
обращения с документами, не содержащими сведения, составляющие
государственную тайну, и конфиденциальную информацию.
Порядок учета, регистрации, хранения, использования и
уничтожения секретных документов и документов, содержащих
конфиденциальную информацию, регламентируется соответствующими
инструкциями.

2. Прием, учет, обработка и распределение входящих документов
(входящей корреспонденции)


2.1. Прием, учет и первичную обработку поступающих в Общество
документов осуществляют работники Департамента управления делами,
на которых возложено выполнение этих работ (далее - экспедиция).
Документы, полученные за пределами Общества работниками
аппарата управления Общества, должны быть переданы в экспедицию
или отдел документационного обеспечения Департамента управления
делами (далее - отдел документационного обеспечения) для
регистрации.
2.2. При приеме входящей корреспонденции в экспедиции
проверяют адрес на конверте (пакете или другой упаковке), его
целостность, а также целостность печатей (пломб). Конверты с
документами вскрывают и проверяют вложенные документы и
приложения, подписи на документах, правильность адресования.
Не подлежат вскрытию конверты с документами, адресованные
совету директоров, ревизионной комиссии, подразделениям аппарата
управления Общества, работникам Общества с пометкой "Лично",
общественным организациям, а также конверты с документами,
бандероли и посылки, поступившие из-за границы, которые учитывают
по номеру, обозначенному на конверте, бандероли, посылке.
При обнаружении повреждения документа, при отсутствии в
конверте документа (приложения) или подписи на документе,
несоответствии номера, указанного на конверте, номеру вложенного в
конверт документа, при отсутствии сопроводительного письма к
документу с электронной копией следует сообщить об этом
отправителю и составить, при необходимости, акт в двух
экземплярах, один из которых посылают отправителю документа,
второй экземпляр оставляют в экспедиции.
Ошибочно поступившие документы пересылают по принадлежности
или возвращают отправителю с сопроводительным письмом.
Посылки и бандероли наложенным платежом по извещениям почтамта
не выкупают, если на них не был произведен заказ через
Административно-хозяйственное управление - филиал ОАО "РЖД" (далее
- Административно-хозяйственное управление). В этих случаях
экспедиция направляет извещение подразделению аппарата управления
Общества - адресату, которое обязано решить в суточный срок этот
вопрос с Административно-хозяйственным управлением.
2.3. Конверты после проверки документов в экспедиции не
уничтожают, а передают вместе с документами адресатам, где
конверты уничтожают по миновании надобности.
2.4. Поступившие документы в экспедиции учитывают, сортируют и
записывают в разносные журналы для передачи по назначению под
расписку.
Заказную корреспонденцию, извещения почтамта о почтовых
отправлениях (посылках, бандеролях) передают по назначению по
реестровой описи.
Документы, адресованные президенту Общества и вице-президентам
Общества, правлению, а также Обществу без указания конкретного
адресата передаются экспедицией в сектор входящей корреспонденции
по мере их поступления.
Документы, адресованные совету директоров и ревизионной
комиссии, передаются экспедицией в секретариаты этих органов.
Документы, адресованные подразделениям аппарата управления
Общества, получают работники служб делопроизводства подразделений
(или другие работники по указанию руководителя подразделения)
непосредственно в экспедиции не менее двух раз в день.
Письменные обращения граждан, адресованные президенту Общества
и вице-президентам Общества, а также Обществу без указания
конкретного адресата, адресованные подразделениям аппарата
управления Общества, передаются экспедицией в отдел по работе с
обращениями граждан и организации их приема Департамента
управления делами.
2.5. Все входящие документы должны быть рассмотрены
экспедицией в день поступления. Документы с пометками "Срочно",
"Вручить немедленно", а также телеграммы, поступившие из отделения
связи, доставляют адресатам в первую очередь.
2.6. Поступившие телеграммы, включая международные, принимают
отделе документационного обеспечения, соответствующих
секретариатах и службах делопроизводства подразделений под
расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируют, а
затем передают президенту Общества, вице-президентам Общества,
руководителям подразделений аппарата управления Общества, которым
адресованы телеграммы, для рассмотрения и направления на
исполнение.
Порядок передачи телеграмм, адресованных президенту Общества и
вице-президентам Общества, поступивших во внерабочее время,
выходные и праздничные дни, устанавливает начальник Департамента
управления делами с учетом содержания и срочности этих телеграмм.
Тексты поступивших телефонограмм записывают (печатают) на
отдельном листе бумаги или в соответствующем журнале и оперативно
передают должностным лицам, которым они адресованы.
2.7. Поступившие на Центральную станцию связи - филиал ОАО
"РЖД" (далее - ЦСС) факсограммы передают:
адресованные совету директоров и ревизионной комиссии - в
секретариаты этих органов;
адресованные президенту Общества, правлению, а также Обществу
без указания конкретного адресата - в отдел документационного
обеспечения;
адресованные вице-президентам Общества - в секретариаты
соответствующих вице-президентов;
адресованные подразделениям аппарата управления Общества - в
службы делопроизводства соответствующих подразделений.
2.8. При направлении поступивших документов на исполнение
следует руководствоваться уставом ОАО "РЖД", распределением
обязанностей между президентом Общества и вице-президентами
Общества, положениями о подразделениях аппарата управления
Общества и другими организационно-распорядительными документами.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие
документы, то в отделе документационного обеспечения и службах
делопроизводства подразделений подбирают и прикладывают к
поступившему документу справочные данные из РКФ или оформляют
соответствующую справку.
Документы, поступившие в адрес президента Общества, правления,
а также Общества без указания конкретного адресата, после
регистрации отделом документационного обеспечения передаются
начальнику Департамента управления делами, а документы,
поступившие в адрес вице-президентов Общества, - в секретариаты
вице-президентов Общества.
2.9. Президенту Общества докладывают документы, поступившие из
высших органов государственной власти, документы, подписанные
руководителями федеральных органов исполнительной власти и иных
государственных органов, субъектов Российской Федерации,
руководителями обособленных структурных подразделений Общества,
докладные записки вице-президентов Общества и руководителей
подразделений аппарата управления Общества, а также другие
документы по наиболее важным вопросам деятельности Общества.
Указанные документы президенту Общества докладывает начальник
Департамента управления делами или руководитель секретариата
президента Общества.
Вице-президентам Общества докладывают документы, адресованные
им, документы, адресованные Обществу без указания конкретного
адресата по вопросам, входящим в сферу их ведения в соответствии с
распределением обязанностей, и документы, направленные им по
указанию президента Общества начальником Департамента управления
делами или руководителем секретариата (помощниками) президента
Общества. Документы вице-президентам Общества докладываются
руководителями их секретариатов (советниками).
Проекты резолюций по указанным документам подготавливают в
соответствующих секретариатах.
2.10. Документы, не требующие рассмотрения президентом
Общества и вице-президентами Общества, могут быть направлены
начальником Департамента управления делами, руководителем
секретариата (помощниками) президента Общества и руководителями
секретариатов (советниками) вице-президентов Общества
руководителям подразделений аппарата управления (обособленных
структурных подразделений) Общества для рассмотрения и исполнения.
2.11. Документы с резолюциями президента Общества и
вице-президентов Общества возвращают в отдел документационного
обеспечения, где резолюции президента Общества и отметки о
направлении документов на исполнение вносят в РКФ (резолюции
вице-президентов Общества вносят в РКФ секретариаты
вице-президентов Общества). Отдел документационного обеспечения
направляет эти документы исполнителям.
На документе, подлежащем контролю за исполнением, в отделе
документационного обеспечения и в секретариатах вице-президентов
соответственно проставляют отметку о контроле.
2.12. Документы, адресованные президенту Общества,
вице-президентам Общества, а также Обществу без указания
конкретного адресата, которые направлены на исполнение в
подразделение аппарата управления Общества, и документы,
адресованные непосредственно подразделению аппарата управления
Общества, поступают в службу делопроизводства этого подразделения.
Руководитель (работник) службы делопроизводства подразделения
просматривает поступившую корреспонденцию, сортирует ее,
регистрирует документы, подлежащие регистрации, и докладывает их
руководителю подразделения.
2.13. Руководители подразделений аппарата управления Общества
(лица, осуществляющие их полномочия) рассматривают документы:
содержащие срочные поручения, а также проекты документов,
поступившие для согласования (визирования), - в первую очередь;
поступившие в подразделение с 10 часов до 18 часов текущего
рабочего дня - по мере их поступления;
поступившие в подразделение после 18 часов рабочего дня - до
10 часов следующего рабочего дня.
2.14. В подразделении аппарата управления Общества учет
движения документов, поступивших непосредственно в подразделение,
и документов, поступивших из отдела документационного обеспечения,
ведут раздельно.
2.15. После рассмотрения документов руководителем
подразделения аппарата управления Общества служба делопроизводства
подразделения вносит его резолюцию в РКФ, делает отметку о
направлении документа на исполнение и передает документ под
расписку работнику, которому руководитель направил документ на
исполнение (исполнителю).
Передачу документа внутри подразделения аппарата управления
Общества от одного исполнителя другому осуществляют через службу
делопроизводства.
2.16. Если по содержанию документа установлено, что
отправитель ошибочно адресовал его в данное подразделение аппарата
управления Общества, руководитель этого подразделения может
направить документ через службу делопроизводства подразделения в
соответствующее подразделение аппарата управления Общества после
договоренности с его руководителем.
2.17. Документ, зарегистрированный в отделе документационного
обеспечения и поступивший на исполнение в подразделение аппарата
управления Общества, может быть передан в другое подразделение при
условии, что:
переадресация документа, направленного Департаментом
управления делами, производится с разрешения должностного лица,
направившего данный документ;
переадресация документа производится по договоренности между
руководителями соответствующих подразделений Общества с согласия
работника Департамента управления делами, у которого находится на
контроле поручение по данному документу.
В указанных случаях переадресации документа его передачу из
одного подразделения аппарата управления Общества в другое
осуществляют через отдел документационного обеспечения, с отметкой
в РКФ.

3. Регистрация документов. Учет документооборота. Построение
информационно-поисковой системы


3.1. Регистрация документов - запись по установленной форме
сведений о документе, фиксирующая факт его создания, отправления
или получения - производится для обеспечения учета, контроля и
поиска документов.
3.2. Документы регистрируют в РКФ (электронных карточках). В
подразделениях аппарата управления Общества, в которых не внедрена
автоматизированная система документооборота, документы
регистрируют в традиционных учетных карточках и журналах
установленной формы.
3.3. Регистрации подлежат организационно-распорядительные
документы - входящие, исходящие и внутренние документы -
независимо от способа их доставки и передачи.
3.4. Документы, которые по своему назначению и реквизитам
отличаются от организационно-распорядительных документов
(первичные учетные документы, в том числе бухгалтерские документы
первичного учета, заявки, статистические отчеты, разнарядки,
наряды и другие документы), не подлежат регистрации, а их
учитывают в специальных формах в соответствующих подразделениях
аппарата управления Общества. Примерные перечни таких документов,
а также документов, не подлежащих регистрации и учету, приведены в
приложении N 2.
Каждое подразделение аппарата управления Общества должно иметь
перечень документов, учитываемых в специальных формах, и перечень
документов, не подлежащих регистрации и учету, которые
определяются (утверждаются) руководителем подразделения аппарата
управления Общества.
3.5. Для достижения информационной совместимости
регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливаются
основные реквизиты регистрационно-контрольных форм и правила их
заполнения, которые приведены в приложении N 3.
Регистрационные данные в РКФ вводят работники соответствующих
подразделений, в которых регистрируют документы, - отдела
документационного обеспечения, секретариатов вице-президентов
Общества, служб делопроизводства подразделений аппарата управления
Общества.
3.6. Документы в аппарате управления Общества регистрируют.
3.6.1. Входящие документы, адресованные президенту Общества и
вице-президентам Общества, правлению, а также Обществу без
указания конкретного адресата, - в отделе документационного
обеспечения.
Регистрационным номером документа является порядковый номер
поступления документа в отдел документационного обеспечения в
пределах общего массива этих документов в течение календарного
года, например, N31.
3.6.2. Входящие документы, адресованные непосредственно
подразделениям аппарата управления Общества, - в службах
делопроизводства подразделений.
Регистрационный номер документа включает порядковый номер
поступления документа в подразделение аппарата управления Общества
и индекс, разделенные косой чертой, например: 25/ЦД, где 25 -
порядковый номер поступления документа в Департамент управления
перевозками, ЦД - индекс Департамента управления перевозками.
3.6.3. Исходящие документы Общества, подписанные президентом
Общества и вице-президентами Общества, - в отделе
документационного обеспечения;
положения, правила, инструкции и другие документы Общества,
содержащие предписания нормативного характера, а также программы,
методические указания (рекомендации) инструктивного характера,
утвержденные президентом Общества и вице-президентами Общества, -
в отделе документационного обеспечения.
Регистрационным номером документа является:
документа за подписью президента Общества - порядковый номер в
пределах общих массивов этих видов документов Общества в течение
календарного года, например, N 25;
документа за подписью вице-президента Общества -порядковый
номер в пределах общих массивов этих видов документов Общества в
течение календарного года с проставлением перед ним индекса,
установленного для каждого вице-президента Общества в виде двух
прописных букв. Например, документ за подписью вице-президента
Общества И.С.Петрова N ИП-26.
3.6.4. Исходящие и внутренние документы, подписанные
руководителями подразделений аппарата управления Общества, - в
службах делопроизводства подразделений.
Регистрационный номер документа включает индекс подразделения
аппарата управления Общества, затем через дефис номер (индекс)
дела и порядковый номер документа, разделенный косой чертой,
например: ЦН-5/148, где ЦН- индекс Департамента управления делами,
5 - номер (индекс) дела по номенклатуре дел, 148 - порядковый
номер документа, отправляемого Департаментом управления делами.
3.6.5. Доверенности от имени Общества, подписанные президентом
Общества, а также договоры (соглашения, контракты), подписанные
президентом Общества и вице-президентами Общества, - в отделе
документационного обеспечения, если иное не предусмотрено другими
нормативными документами.
Регистрационным номером документа является порядковый номер в
пределах общих массивов каждого вида этих документов в течение
календарного года. Регистрационный номер доверенности включает
также прописную букву "Д", проставляемую через дефис после
порядкового номера этого документа, например, N 35-Д.
Регистрационным номером дополнений (изменений) к ранее
заключенному договору (соглашению, контракту) является
регистрационный номер соответствующего договора (соглашения,
контракта). Информация о наличии таких дополнений (изменений)
вносится отделом документационного обеспечения в графу
"Примечания" РКФ.
3.6.6. Приказы Общества (кроме приказов по личному составу), в
том числе совместные с другими организациями, - в отделе
документационного обеспечения.
Регистрационным номером приказа является его порядковый номер
в пределах массива этого вида документа в течение календарного
года, например, N5.
3.6.7. Приказы по личному составу, подписанные президентом
Общества и вице-президентом Общества, ведающим вопросами кадров, -
в Департаменте управления персоналом.
Регистрационным номером приказа по личному составу является
его порядковый номер в пределах массива этого вида документа в
течение календарного года.
3.6.8. Приказы по личному составу, подписанные руководителями
подразделений аппарата управления Общества, - в этих
подразделениях.
Регистрационным номером такого приказа является его порядковый
номер в пределах массива этого вида документа в течение
календарного года.
3.6.9. Распоряжения Общества - в отделе документационного
обеспечения.
Регистрационным номером распоряжения является его порядковый
номер в пределах массива этого вида документа в течение
календарного года, к которому добавляется строчная буква "р".
Например, N 15р.
3.6.10. Протоколы совещаний у президента Общества - в отделе
документационного обеспечения.
Регистрационный номер протокола включает индекс, установленный
президента Общества в виде двух прописных букв, и через дефис -
порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документа
в течение календарного года с добавлением строчных букв "пр",
например, N ГФ-27пр.
3.6.11. Протоколы совещаний у вице-президентов Общества - в
секретариатах вице-президентов Общества.
Регистрационный номер протокола включает индекс, установленный
для каждого вице-президента Общества в виде двух прописных букв, и
через дефис - порядковый номер протокола в пределах массива этого
вида документа в течение календарного года отдельно для каждого
вице-президента Общества с добавлением строчных букв "пр".
Например, протокол совещания у вице-президента Общества
И.С.Петрова N ИП-4пр.
3.6.12. Протоколы заседаний правления - в отделе
документационного обеспечения.
Регистрационным номером протокола является его порядковый
номер в пределах массива этого вида документа в течение
календарного года.
3.6.13. Поручения:
президента Общества - в отделе документационного обеспечения.
Регистрационный номер поручения включает две прописные буквы "ПП"
и через дефис - порядковый номер в пределах массива этого вида
документа в течение календарного года. Например, N ПП-25;
вице-президентов Общества - в их секретариатах.
Регистрационный номер поручения включает прописную букву "П",
через дефис условный индекс, установленный для каждого
вице-президента Общества в виде двух прописных букв, и через дефис
порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документа
в течение календарного года отдельно для каждого вице-президента
Общества. Например, поручение вице-президента Общества И.С.Петрова
N П-ИП-43.
3.6.14. Документы, передаваемые (принимаемые) ЦСС по каналам
факсимильной связи, учитывают соответственно в отделе
документационного обеспечения, секретариатах вице-президентов
Общества, в службах делопроизводства подразделений Общества в
зависимости от места составления документа (адресата).
Факсограммы, поступившие из зарубежных стран, адресованные
президенту Общества или вице-президентам Общества, подлежат
регистрации в отделе документационного обеспечения.
3.6.15. Регистрация документов совета директоров и ревизионной
комиссии производится в секретариатах этих органов в соответствии
с регламентами работы совета директоров и ревизионной комиссии.
3.7. Входящие документы регистрируют в день их поступления (до
рассмотрения их соответствующими должностными лицами). Исходящие и
внутренние документы регистрируют в день их подписания
(утверждения).
На входящих документах, подлежащих регистрации, на поле в
право" нижней части первого листа ставят соответствующий
регистрационный штамп
В регистрационном штампе указывают наименование подразделения
регистрационный номер документа, дату регистрации, количество
листов основного документа и приложений (приложение N 4).
3.8. Документы, адресованные президенту Общества и
вице-президентам Общества, а также Обществу без указания
конкретного адресата и направленные на исполнение в подразделение
аппарата управления Общества с регистрационным штампом отдела
документационного обеспечения, в подразделении повторно не
регистрируют. Для учета таких документов в подразделении в нижней
части оборотной стороны первого листа этого документа проставляют
штамп подразделения.
На документах, в том числе телеграммах, адресованных
непосредственно подразделению аппарата управления Общества и
подлежащих регистрации, проставляют регистрационный штамп этого
подразделения.
На каждом регистрируемом документе должен быть только один
штамп его первоначальной регистрации. При передаче
зарегистрированного документа из одного подразделения аппарата
управления Общества в другое производят соответствующие отметки в
РКФ (переметку). Документ повторно не регистрируют.
3.9. Присвоение номеров документам производят с использованием
нумерационных бланков (приложение N 4). При проставлении на
документе очередного номера зачеркивают соответствующую цифру в
бланке.
3.10. Автоматизированная регистрация документов и
использование регистрационных данных производятся в соответствии с
инструкцией пользователя автоматизированной системы
"Документооборот", утверждаемой ОАО "РЖД".
Работники аппарата управления Общества могут пользоваться
информацией, имеющейся в банке регистрационных данных.
Порядок доступа к базе данных отдела документационного
обеспечения устанавливает начальник Департамента управления
делами.
3.11. Количественный учет всех входящих и исходящих документов
Общества производится экспедицией, при этом раздельно учитывают
входящие и исходящие документы.
3.12. Учет количества документов в аппарате управления
Общества за. определенный период времени осуществляется по месту
регистрации документов - в отделе документационного обеспечения,
секретариатах президентов Общества, службах делопроизводства
подразделении аппарата управления Общества.
Служба делопроизводства подразделения аппарата управления
Общества ежемесячно до 5 числа каждого месяца, следующего за
отчетным, направляет в отдел документационного обеспечения
сведения о поступивших в адрес этого подразделения и отправленных
за подписью руководителя (заместителя руководителя) подразделения
документах за прошедший месяц по установленной форме (приложение N
5). При этом учитывают только документы, зарегистрированные в
данном подразделении.
3.13. Прохождение документов в аппарате управления Общества с
момента составления или получения документов до завершения их
исполнения и передачи в архив или отправления адресатам образует
документооборот аппарата управления Общества.
При учете документооборота за единицу учета принимают
полученный или составленный документ (копии, создаваемые при
печатании и размножении, не учитывают). Учет объема
документооборота в аппарате управления Общества производит отдел
документационного обеспечения.
Под объемом документооборота в аппарате управления Общества
понимается количество документов, полученных и составленных за
соответствующий отрезок времени (месяц, квартал, год).
Результаты учета и анализа документооборота обобщаются отделом
документационного обеспечения и используются руководством
Департамента управления делами для совершенствования работы с
документами.
3.14. Банки регистрационных данных в РКФ, журналы,
номенклатуры дел, содержащие необходимую информацию о поступивших,
отправленных и внутренних документах, составляют
информационно-поисковую систему документов в аппарате управления
Общества.
3.15. Эффективность работы информационно-поисковой системы
достигается за счет разработки и применения классификационных
справочников:
классификатор видов документов;
классификатор корреспондентов;
классификатор исполнителей;
номенклатура дел.
3.16. В автоматизированных поисковых массивах поиск
конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности
по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (по любому слову
или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в
аннотации).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и
текста или их элементов.

4. Документирование управленческой деятельности

4.1. Управленческая деятельность Общества подлежит
документированию по установленным правилам с использованием
унифицированных форм документов и обеспечивается системой
взаимоувязанных организационно-распорядительных документов,
издаваемых Обществом в пределах своей компетенции.
4.2. Документы составляются (издаются) Обществом на основании
и во исполнение федеральных законов и иных нормативных правовых
актов Российской Федерации, а также по инициативе Общества в связи
с производственной необходимостью.
4.3. Нормативные правовые акты, поступающие в Общество из
высших органов государственной власти, федеральных органов
исполнительной власти и иных государственных органов, доводят, при
необходимости, до аппарата управления Общества и его обособленных
структурных подразделений путем издания приказов или распоряжений
Общества. В приказе или распоряжении можно излагать содержание
поступившего документа или его отдельных положений, а также
предусматривают меры по его реализации.
4.4. Нормативные документы Общества подготавливают,
согласовывают и издают в соответствии с правилами, утверждаемыми
президентом Общества.
Подразделения аппарата управления Общества не вправе издавать
нормативные документы Общества.
4.5. Порядок разработки, оформления, подписания, регистрации и
исполнения договоров (соглашений, контрактов) ОАО "РЖД" с
юридическими и физическими лицами определяется соответствующим
нормативным документом, утверждаемым президентом Общества.
4.6. При подготовке и оформлении документов Общества
необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:
придание документу юридической силы;
использование документа в качестве источника информации, в том
числе для справочных и научно-исторических целей;
реальность исполнения документа;
оперативный поиск документа и осуществление контроля за его
исполнением;
возможность обработки и размножения документа с помощью
средств вычислительной и копировальной техники.
4.7. Документы Общества и его подразделений оформляют, как
правило, на бланках установленной формы, которые представляют
собой листы бумаги стандартных форматов А4 (210x297 мм) и А5
(148x210 мм) с расположенными на них в определенном порядке
соответствующими реквизитами.
4.8. Применяют следующие бланки, образцы которых, с примерами
оформления документов, приведены в приложениях:
общий бланк ОАО "РЖД" - приложение N 6;
угловой бланк письма ОАО "РЖД" - приложение N 7;
продольный бланк письма ОАО "РЖД" - приложение N 8;
бланки писем президента ОАО "РЖД", первых вице-президентов ОАО
"РЖД" и вице-президентов ОАО "РЖД" - приложения N 9, 10, 11;
бланк письма подразделения аппарата управления ОАО "РЖД" -
приложение N 12;
бланк письма железной дороги - филиала ОАО "РЖД" - приложение
N 13;
бланк письма ОАО "РЖД" для переписки с зарубежными
корреспондентами - приложение N 14;
бланк телеграммы ОАО "РЖД" - приложение N 15 (варианты 1, 2 и
3);
бланк приказа ОАО "РЖД" - приложение N 16;
бланк распоряжения ОАО "РЖД" - приложение N 17 (варианты 1, 2,
3 и 4);
бланки поручений президента ОАО "РЖД", первых вице-президентов
ОАО "РЖД" и вице-президентов ОАО "РЖД" - приложения N 18, 19, 20;
бланки протоколов совещаний у президента ОАО "РЖД", первых
вице-президентов ОАО "РЖД" и вице-президентов ОАО "РЖД" -
приложения N 21, 22, 23;
бланк протокола заседания правления - приложение N 24.
4.9. Формы бланков документов Общества создаются Департаментом
управления делами и передаются в подразделения аппарата управления
Общества в электронном виде.
Подразделения аппарата управления Общества для переписки
подразделения создают и изготовляют бланки письма на основе
переданного Департаментом управления делами образца бланка письма
Департамента управления перевозками (приложение N 12), филиалы и
иные обособленные структурные подразделения Общества для своей
переписки - на основе образца бланка письма Московской железной
дороги (приложение N 13).
4.10. Служебные записки, заявления, справки, отчеты
подразделений аппарата управления Общества, переписку между
подразделениями аппарата управления Общества оформляют, как
правило, на листах бумаги стандартных форматов А4 и А5 с
расположением реквизитов согласно установленному стандарту.
Документы, составляемые (издаваемые) Обществом совместно с
другими организациями, в том числе общественными, оформляют на
листах бумаги стандартного формата А4.
4.11. Подготавливаемые Обществом документы должны быть
всесторонне обоснованы, согласованы причастными должностными
лицами и должны соответствовать законодательству Российской
Федерации.
Документ должен быть проверен на соответствие правилам
русского языка, тщательно отредактирован и надлежаще оформлен,
обеспечивать точное и однозначное восприятие содержания документа.
Транспортные термины применяемые в документе, должны
соответствовать их значениям (понятиям) принятым на
железнодорожном и других видах транспорта.
4.12. В документах не допускается применение условных
(сокращенных) наименований должностей, подразделений аппарата
управления Общества, обособленных структурных подразделений
Общества. Условные (сокращенные) наименования применяют только при
оформлении реквизитов "Визы согласования документа", "Отметка об
исполнителе", а также при переписке по телеграфной связи.
Перечень условных (сокращенных) наименований должностных лиц и
подразделений аппарата управления, железных дорог, других филиалов
и иных обособленных структурных подразделений ОАО "РЖД",
используемых в телеграфной связи, разрабатывается Департаментом
связи и вычислительной техники совместно с Департаментом
управления делами и утверждается президентом Общества или лицом,
осуществляющим его полномочия.

5. Организация исполнения документов и поручений

5.1. Исполнение документа включает сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта исходящего документа
(письма, телеграммы) или внутреннего документа (приказа,
распоряжения и иного документа), его оформление, согласование,
представление на подпись (утверждение) руководством Общества или
руководителем подразделения аппарата управления Общества,
подготовку к пересылке адресату.
Доведение поручений (резолюций) до исполнителей обеспечивают,
как правило, в срок до 2 дней, а срочных и оперативных -
незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их
подписания.
Поручения, содержащиеся в приказах, распоряжениях Общества,
доводят до исполнителей путем направления им копии приказа,
распоряжения (выписок из этих документов).
Поручения, содержащиеся в протоколах совещаний у президента
Общества и вице-президентов Общества, доводят до исполнителей
путем направления им копии протокола совещания или выписки из
протокола.
Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний правления,
доводят до исполнителей путем направления им копии протокола
заседания или выписки из протокола.
5.2. Подлинник подлежащего исполнению документа с поручением
президента Общества направляется отделом документационного
обеспечения вице-президенту Общества, указанному в поручении
(резолюции) первым, который организует работу по исполнению
данного документа (поручения). В таком же порядке направляется
подлинник документа, если поручение дано первым вице-президентом
Общества.
Подлинник документа с поручением (резолюцией) после
рассмотрения вице-президентом Общества направляется ответственному
исполнителю.
В случае если поручение (резолюция) адресовано только
вице-президентам Общества, то вице-президент Общества, указанный в
поручении (резолюции) первым, определяет ответственного
исполнителя данного документа (поручения).
Если поручение (резолюция) президента (вице-президента)
Общества адресовано руководителям подразделений аппарата
управления (обособленных структурных подразделений) Общества, то
подлинник подлежащего исполнению документа с этим поручением
(резолюцией) направляется отделом документационного обеспечения
непосредственно ответственному исполнителю.
Ответственным исполнителем документа (поручения) является
первый из руководителей подразделений аппарата управления
(обособленных структурных подразделений) Общества, указанных в
поручении (резолюции). В необходимых случаях для определения
ответственного исполнителя президентом Общества или
вице-президентом Общества проставляется отметка "созыв",
"обобщение" или "отв.".
Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции),
являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют
подготовку соответствующих материалов по копии документа с
поручением (резолюцией), которую направляет им отдел
документационного обеспечения.
5.3. Ответственный исполнитель дает соисполнителям конкретные
задания по подготовке соответствующих материалов с указанием
сроков их выполнения. При необходимости для исполнения поручения
он может затребовать материалы также от подразделений аппарата
управления Общества, которые не указаны в поручении.
Ответственный исполнитель персонально отвечает за качеств
исполнения документа (поручения), полноту и достоверность
информации и соблюдение сроков его выполнения.
Соисполнители отвечают за своевременное представление
ответственному исполнителю запрашиваемых материалов (предложений
справок, сведений, других материалов) и их качество.
5.4. При подготовке за подписью президента Общества письма
исполнитель готовит проект подписного экземпляра письма и визовой
экземпляр, при подготовке телеграммы - проект подписного
экземпляра телеграммы с визами согласования.
5.5. При подготовке письма за подписью вице-президента
Общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра письма,
визовой экземпляр и копийные экземпляры письма: один экземпляр для
подразделения аппарата управления Общества, подготовившего проект
письма, один - для секретариата вице-президента Общества, который
подписывает данное письмо, а также необходимое количество
экземпляров для направления в другие подразделения.
При подготовке телеграммы за подписью вице-президента Общества
исполнитель готовит проект подписного экземпляра телеграммы с
визами согласования и копийные экземпляры: один - для ЦСС; один -
для подразделения аппарата управления Общества, подготовившего
проект телеграммы; один - для секретариата вице-президента
Общества, который подписывает данную телеграмму, а также
необходимое количество экземпляров для направления в другие
подразделения.
На копийных экземплярах письма, телеграммы исполнитель
проставляет в верхнем правом углу первого листа условное
(сокращенное) наименование подразделения-получателя, а также
подтверждает соответствие текста копийного экземпляра подлиннику
документа проставлением заверительной надписи "Верно" и своей
подписи по центру листа ниже реквизита "Подпись".
5.6. Подготовленный на подпись президенту Общества проект
документа исполнитель представляет руководителю секретариата
(помощнику) президента Общества, который проверяет, как правило, в
его присутствии содержание документа, соответствие текста
подписного экземпляра тексту визового экземпляра (для письма),
правильность его согласования и оформления и удостоверяет это
своей подписью.
Подготовленный на подпись вице-президенту Общества проект
документа исполнитель представляет руководителю секретариата
(советнику,) вице-президента Общества, который проверяет
правильность подготовки и оформления документа в порядке,
предусмотренном для секретариат президента Общества.
Если в подготовленном на подпись проекте документа не
соблюдены установленные Инструкцией требования по его согласованию
и оформлению, руководитель секретариата (помощник) президента
Общества, руководитель секретариата (советник) соответствующего
вице-президента Общества может возвратить исполнителю такой проект
для устранения отмеченных замечаний.
Проект документа представляют на подпись вместе с подлинником
документа (поручения), на основании которого он подготовлен, и
другими необходимыми материалами.
5.7. Исходящий документ, подписанный президентом Общества,
передают в отдел документационного обеспечения, где производят
сверку соответствия текстов подписанного и визового экземпляров
документа, его регистрацию и подготовку к отправке.
Отдел документационного обеспечения подготавливает копии
подписанного документа: одну - для подразделения аппарата
управления Общества, подготовившего проект документа, одну
(телеграммы) - для ЦСС, а также для направления в другие
подразделения согласно составленной исполнителем рассылке.
Исходящий документ, подписанный вице-президентом Общества,
передают в отдел документационного обеспечения для регистрации и
подготовки к отправке после сверки работником секретариата
вице-президента Общества соответствия текстов подписанного,
визового и копийного экземпляров документа.
Если президент Общества или вице-президент Общества внес при
подписании в подготовленный проект документа исправления, то
исполнитель документа должен перепечатать его с учетом исправлений
и внести соответствующие изменения в визовой и копийный экземпляры
документа.
5.8. Исходящие документы, подготовленные в подразделении
аппарата управления Общества на подпись президенту Общества или
вице-президентам Общества в виде ответов на поручения или запросы,
а также как инициативные, в службе делопроизводства подразделения
не регистрируют и в документообороте подразделения не учитывают.
5.9. При подготовке приказа, распоряжения, протокола
исполнитель готовит проект подписного экземпляра документа с
визами согласования и указатель рассылки.
5.10. Если поручение, содержащееся в поступившем из
Администрации Президента Российской Федерации или Правительства
Российской Федерации документе, дано нескольким
исполнителям-организациям и Общество указано в поручении первым,
то оно является головным исполнителем поручения и организует
работу других исполнителей-организаций.
Общество в указанном случае определяет, как головной
исполнитель сроки представления другими исполнителями предложений,
порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.
К докладу в Правительство Российской Федерации об исполнении
его поручения, данного во исполнение поручения Президента
Российской Федерации, должен прилагаться проект доклада
Правительства Российской Федерации Президенту Российской
Федерации. Доклад в Правительство Российской Федерации
представляется Обществом за 5 дней до истечения срока,
установленного Президентом Российской Федерации, если в поручении
Правительства Российской Федерации не указан иной срок.
5.11. Срок исполнения документа определяет руководитель,
который дает поручение (подписывает резолюцию), исходя из срока,
установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или
сроков, установленных законодательством Российской Федерации. Срок
исполнения документа указывают в поручении (резолюции).
Сроки исполнения документов исчисляют в календарных днях.
Исчисление сроков исполнения документов начинается:
для документов, поступивших в Общество из высших органов
государственной власти, федеральных органов исполнительной власти
и иных государственных органов, и для внутренних документов
Общества - с даты подписания (утверждения) документа;
для документов, поступивших в Общество из организаций, не
входящих в состав Общества, для парламентских и депутатских
запросов, писем (обращений) граждан - с даты их поступления.
5.12. Документы (решения, поручения) подлежат исполнению в
сроки: документы высших органов государственной власти,
федеральных органов исполнительной власти и иных государственных
органов, в которых указана конкретная дата исполнения, - в сроки,
указанные в этих документах;
документы высших органов государственной власти, федеральных
органов исполнительной власти и иных государственных органов с
пометкой "Срочно" или другими аналогичными пометками - в 3-дневный
срок, с пометкой "Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные
документы этих органов - в срок не более одного месяца;
материалы по вопросам, включенным в план заседаний
Правительства Российской Федерации, - не позднее чем за 15 дней до
даты, определенной планом;
поручения Правительства Российской Федерации, данные Обществу
по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных
заседании Правительства Российской Федерации, - до 10 дней, если
не установлен иной срок;
обращения по вопросу согласования проектов постановлений и
распоряжений Правительства Российской Федерации - до 10 дней;
документы (письма, запросы, просьбы, предложения, проекты и
т.д.) организаций, не входящих в состав Общества, - до 30 дней;
решения совета директоров, решения правления, приказы и
распоряжения Общества, протоколы совещаний у президента Общества и
вице-президентов Общества, поручения президента Общества и
вице-президентов Общества - в срок, указанный в документе, по
которым не установлен срок, - до 30 дней. При наличии пометки
"Срочно" и других аналогичных пометок - в 3-дневный срок, пометки
"Оперативно" - в 10-дневный срок;
резолюции президента (вице-президентов) Общества "Прошу
доложить", "Прошу доложить лично", "Прошу переговорить", данные по
служебным запискам должностных лиц Общества, - в 3-дневный срок,
если президентом Общества или вице-президентами Общества не
установлен иной срок;
поручения по подготовке проекта приказа (распоряжения)
Общества во исполнение федеральных законов, актов Президента
Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации -
в 10-дневный срок, если не установлен иной срок.
Сроки исполнения письменных обращений граждан приведены в
разделе 7 Инструкции, исполнения парламентских запросов, запросов
членов Совета Федерации, депутатских запросов, обращений членов
Совета Федерации и депутатов Государственной Думы - в разделе 8
Инструкции.
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее
рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.
Срок исполнения документа вносят в РКФ.
5.13. При необходимости продления срока исполнения документа
ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения
установленного срока должен представить на имя давшего поручение
руководителя Общества мотивированную просьбу о продлении срока.
Сроки исполнения документов с пометками "Срочно", "Оперативно"
и другими аналогичными пометками, как правило, не продлеваются.
5.14. О продлении срока исполнения документа исполнитель
своевременно информирует отдел документационного обеспечения для
внесения в РКФ изменений (новый срок, дата изменения, подпись).
5.15. В ходе исполнения документов исполнителям должен быть
обеспечен доступ к федеральным законам, актам Президента
Российской Федерации, актам Правительства Российской Федерации,
ведомственным документам, автоматизированным банкам данных
Общества, справочно-информационным фондам и библиотекам для
получения необходимой информации.
5.16. Документ (поручение) считается исполненным, если
проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по
существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие
письменные (устные) указания или поставленные в документе вопросы
решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено
автору документа (когда это требуется по содержанию документа).
Запросы по исполняемому документу в обособленные структурные
подразделения Общества и организации, не входящие в состав ОАО
"РЖД", а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут
являться основанием для признания документа исполненным.
5.17. После исполнения документа проставляется "Отметка об
исполнении документа и направлении его в дело":
поступившего на имя президента Общества - руководителем
секретариата (помощником) президента Общества;
поступившего на имя вице-президента Общества - руководителем
секретариата (советником) вице-президента Общества;
поступившего в адрес подразделения аппарата управления
Общества - руководителем этого подразделения.
Об исполнении документа делают отметку в РКФ.
5.18. Исполнитель обязан в срок не позднее 15 дней после
исполнения документа передать его в службу делопроизводства
подразделения аппарата управления Общества для формирования дел в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

6. Подготовка и оформление основных видов документов

6.1. Приказ
6.1.1. Приказами Общества оформляют
организационно-распорядительные решения по наиболее важным и
комплексным вопросам функционирования ОАО "РЖД" и регулирования
хозяйственной деятельности обособленных структурных подразделений
Общества, которые имеют, как правило, нормативный характер и
рассчитаны на длительный срок действия и широкий круг лиц, а также
решения по кадровым вопросам.
Приказы Общества могут издаваться для организации исполнения
решений высших органов государственной власти, федеральных органов
исполнительной власти и иных государственных органов, совета
директоров правления.
6.1.2. Приказ должен отвечать следующим основным требованиям:
соответствовать законодательству Российской Федерации, а также
документам Общества, если в нем не предусматривается их отмена или
изменение;
содержать все необходимые реквизиты, обеспечивающие
юридическую силу документа;
решения должны быть конкретными, чтобы исключить необходимость
издания других документов.
В проекты приказов не следует включать:
нормы и поручения, дублирующие ранее принятые руководством
Общества. Каждое новое решение готовят в тех случаях, когда
выполнены предыдущие решения по данному вопросу или возникли новые
обстоятельства;
вопросы, которые относятся к компетенции других организаций, в
том числе к компетенции обособленных структурных подразделений
Общества, и подразделений аппарата управления Общества, за
исключением случаев, когда необходимо дать определенное
направление для решения конкретных вопросов или указание о
пересмотре принятых ими решений.
6.1.3. Проекты приказов подготавливают подразделения аппарата
управления Общества по поручению президента Общества во исполнение
решений высших органов государственной власти, федеральных органов
исполнительной власти и иных государственных органов, решений
совета директоров и правления или в инициативном порядке.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, их
оформление и согласование с заинтересованными подразделениями
аппарата управления (обособленными структурными подразделениями)
Общества возлагается на руководителя подразделения аппарата
управления Общества, в котором разрабатывается документ.
6.1.4. Заголовок приказа должен кратко отражать содержание
текста приказа. Заголовок печатают полужирным шрифтом. Заголовок,
состоящий из двух и более строк, печатают через 1 межстрочный
интервал (12 пт). Точку в конце заголовка не ставят.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей:
констатирующей (преамбула) и распорядительной.
Текст отделяют от заголовка 2-3 (24-36 пт) межстрочными
интервалами и печатают шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала
(18 пт) от левой границы текстового поля и выравнивают по левой и
правой границам текстового поля. Первую строку абзаца начинают на
расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В констатирующей части кратко излагают цели и задачи, факты и
события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ
издается на основании другого документа, то в констатирующей части
указываю наименование этого документа, его дату, номер и
заголовок. Допускается приводить текст (извлечения из текста)
документа или решения высших органов государственной власти,
федеральных органов исполнительной власти и иных государственных
органов.
Констатирующая часть приказа может начинаться словами "В
целях", "в соответствии", "Во исполнение".
Если приказ издается по результатам проверки, ревизии или в
связи с аварийным происшествием, нарушением установленных правил
технической эксплуатации, что оформляется соответствующим
документом (актом заключением, протоколом), то в констатирующей
части приказа обстоятельства и причины необходимо излагать в
сжатой форме (не более 1,5 страниц).
Констатирующая часть приказа завершается разделительным словом
приказываю, которое печатают строчными буквами вразрядку, и знаком
препинания "двоеточие" (.
Распорядительная часть текста должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием конкретного исполнителя
каждого действия и реальных сроков исполнения. В качестве
исполнителей определяют должностных лиц Общества, с указанием их
фамилий и инициалов.
Текст приказа, содержащего несколько решений, поручений,
подразделяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. После
номера пункта ставят точку и его текст печатают с прописной буквы.
Пункты подразделяют, при необходимости, на подпункты, которые
могут нумероваться строчными буквами с круглой скобкой, или на
абзацы (без буквенного обозначения). Подпункты (абзацы) печатают с
красной (новой) строки со строчной буквы и отделяют один от
другого точкой с запятой.
Если приказом предусматривается создание комиссии, то первым
указывается председатель комиссии, затем заместитель (заместители)
председателя и далее члены комиссии в алфавитном порядке.
В последнем пункте распорядительной части текста указывают,
при необходимости, должностное лицо Общества, на которое
возлагается контроль за выполнением приказа.
Текст приказа излагают кратко и четко на деловом языке для
исключения неоднозначного толкования документа.
6.1.5. Если приказ отменяет или изменяет (дополняет) ранее
изданный документ (отдельные его положения), то в распорядительную
часть приказа включают отдельный пункт, текст которого начинают
словами "Признать утратившими силу...", "Дополнить..." с указанием
пунктов (подпунктов, абзацев), даты, номера и заголовка
отменяемого или изменяемого (дополняемого) документа. Этот пункт
находится, как правило, в конце распорядительной части приказа.
6.1.6. Отдельные задания (например, задания, включающие
цифровые данные), поясняющие или дополняющие содержание приказа,
оформляют в виде приложений к приказу. О наличии приложений
указывают в тексте распорядительной части приказа.
На приложениях к приказу (в тексте приказа дается, как
правило, ссылка "согласно приложению") на первой странице
приложения в правом верхнем углу проставляют отметку о приложении
с указанием даты и номера приказа ОАО "РЖД":


Приложение
к приказу ОАО "РЖД"
от "___" апреля 2004 г. N.....

Приложения заканчивают чертой, расположенной по центру текста
на расстоянии 3 межстрочных интервалов (36 пт). Длина черты 2-3
см.
Если прилагаемые к приказу документы утверждаются этим
приказом (в тексте приказа дается формулировка "Утвердить"), то на
первой странице в правом верхнем углу каждого из этих документов
проставляют отметку об утверждении, а отметку о приложении в этом
случае не делают:

УТВЕРЖДЕН
приказом ОАО "РЖД"
от "___" мая 2004 г. N....

Нумерацию страниц приказов, приложений к ним и каждого из
утверждаемых документов производят отдельно.
В случае если утверждаемые приказом документы (положение,
правила, инструкция и другие документы) имеют приложения, которые
поясняют или дополняют содержание этих документов, страницы таких
документов и приложений к ним должны иметь сквозную (единую)
нумерацию.
6.1.7. Проект приказа и приложения к нему, завизированные
исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления
Общества, подготовившего проект, согласовывают с руководителями
причастных подразделений аппарата управления (обособленных
структурных подразделений) Общества, а также с Правовым
департаментом и Департаментом управления делами.
Проект приказа, представляемого на подпись президенту
Общества, также визирует вице-президент (вице-президенты)
Общества, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы в
соответствии с распределением обязанностей.
Визы согласования включают должности визирующих, личные
подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляют на
оборотной стороне последнего листа проекта приказа и приложений.
Если в процессе согласования в проект приказа вносят
изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
6.1.8. Если в ходе согласования возникли возражения
(разногласия) по проекту, которые не разрешены в рабочем порядке,
то руководитель подразделения аппарата управления Общества -
разработчика документа проводит совещание с участием руководителей
подразделений Общества (или их представителей, уполномоченных
принимать решение по рассматриваемому документу), которые
возражают против согласования, и, при необходимости представителя
Правового департамента.
По вопросам, неурегулированным в результате такого совещания,
исполнитель составляет протокол разногласий, в котором отражаются
спорные вопросы и мнения подразделения, подготовившего проект
приказа, и направляет его с проектом приказа вице-президенту
Общества, в сферу ведения которого входит этот вопрос, для
принятия решения.
Руководитель подразделения аппарата управления Общества,
который имеет возражения (разногласия) по проекту приказа в целом
или по его отдельным положениям, может письменно изложить
мотивированное замечание (особое мнение) на проекте приказа или
отдельном листе. В этом случае он проставляет свою подпись (визу)
с отметкой "Замечания прилагаются".
6.1.9. К проекту приказа, представляемого на подпись, должны
прилагаться документы, во исполнение которых подготовлен проект,
и, при необходимости, документы (копии документов), на которые
имеется ссылка в подготовленном проекте приказа.
Если проект приказа подготовлен в инициативном порядке (при
необходимости и в других случаях), то к нему прилагают
пояснительную записку, которая должна содержать обоснование
целесообразности его подготовки и вопросы, решаемые этим приказом.
6.1.10. Текст приказов по личному составу, связанных с
назначением, перемещением, увольнением, командированием
работников, начинается, как правило, с самого действия, которое
необходимо произвести, выраженного глаголом неопределенной формы:
назначить, уволить, перевести, принять, командировать,
предоставить отпуск. Затем указывают фамилию, инициалы работника
(в приказах о приеме на работу - имя и отчество полностью) и его
должность.
6.1.11. Приказы подписываются президентом Общества или лицом,
осуществляющим его полномочия. Приказы по личному составу
подписываются также вице-президентом Общества, ведающим вопросами
кадров, и руководителями подразделений аппарата управления
Общества в пределах предоставленных им полномочий.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего
приказ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
6.1.12. Заверенные копии приказа или его размноженные
экземпляры отдел документационного обеспечения направляет
адресатам согласно указателю рассылки, составленному и
подписанному исполнителем. Копию приказа (кроме приказа по личному
составу) обязательно направляют в Правовой департамент и отдел
инспекции и контроля.
6.1.13. Совместные приказы Общества и других организаций
печатают не на бланках, а на листах бумаги стандартного формата
А4.
При оформлении совместного приказа наименования Общества и
другой организации располагают на одном уровне.

6.2. Распоряжение
6.2.1. Распоряжениями Общества оформляют решения отдельных
вопросов преимущественно оперативного характера, связанных с
обеспечением основных видов деятельности Общества, а также с
исполнением решений высших органов государственной власти,
федеральных органов власти и иных государственных органов, совета
директоров, правления и нормативных документов Общества.
6.2.2. Подготовку проектов распоряжений осуществляют
подразделения аппарата управления Общества по поручению президента
Общества, вице-президентов Общества или в инициативном порядке.
Распоряжение может не иметь констатирующей части; если она
имеется, то завершается знаком препинания "двоеточие" (. В
распоряжениях (в отличие от приказов) слово "приказываю" не
употребляют.
6.2.3. Проект распоряжения и приложения к нему, завизированные
исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления
Общества, подготовившего проект, согласовывают с руководителями
причастных подразделений аппарата управления (обособленных
структурных подразделений) Общества.
Если в проекте распоряжения предусматриваются вопросы, решение
которых связано с применением правовых норм, то такой проект
подлежит согласованию с Правовым департаментом. Проект
распоряжения, не содержащий таких вопросов, проходит правовое
редактирование, которое осуществляется работниками этого
департамента, на которых начальником Правового департамента
возложено выполнение этой работы.
6.2.4. Подготовку, согласование и урегулирование спорных
вопросов по проекту распоряжения производят аналогично порядку,
установленному для проекта приказа.
6.2.5. Распоряжения подписываются президентом Общества или
лицо осуществляющим его полномочия.
Распоряжения по отдельным вопросам могут подписываться также
виц президентами Общества, если эти вопросы входят в сферу их
ведения. Проект распоряжения, который содержит поручения
подразделениям аппарата управления Общества, курируемым другими
вице-президентами Общества должен быть согласован с
вице-президентами Общества, которые курируют данные подразделения.
6.2.6. Заверенные копии распоряжения или его размноженные
экземпляры отдел документационного обеспечения направляет
адресатам согласно указателю рассылки, составленному и
подписанному исполнителем.

6.3. Поручение
6.3.1. Поручением президента (вице-президентов) Общества
предписываются задания и даются указания по решению текущих
вопросов эксплуатационно-производственной деятельности Общества, а
также по результатам совещаний, рабочих встреч, командировок.
6.3.2. Проекты поручений президента Общества и
вице-президентов Общества подготавливают и визируют руководитель
секретариата (помощник) президента Общества и руководитель
секретариата (советник) вице-президента Общества соответственно.
Проекты поручений президента Общества и вице-президентов
Общества, подготовленные подразделениями аппарата управления
Общества, визируют руководитель этого подразделения, руководитель
соответствующего секретариата (помощник, советник) и, при
необходимости, - руководители причастных подразделений аппарата
управления Общества.
При подготовке проекта поручения исполнитель должен
руководствоваться требованиями к подготовке и оформлению резолюции
(пункт 17 приложения N 1).

6.4. Протокол
6.4.1. Решения, принимаемые на совещаниях у президента
Общества и вице-президентов Общества, а также на совещаниях у
руководителей подразделений аппарата управления Общества,
оформляют протоколами.
Протоколами также могут оформляться решения, принимаемые на
рабочих встречах президента (вице-президентов) Общества с
руководителями субъектов Российской Федерации, акционерных
обществ, компаний, фирм.
Протоколами совещания не могут оформляться решения о
назначении, увольнении, наказании и поощрении работников Общества,
которые оформляют в соответствии с порядком, установленным
законодательством Российской Федерации.
6.4.2. Организация совещаний, проводимых президентом Общества,
возлагается на Департамент управления делами (секретариат
президента Общества), проводимых вице-президентами Общества, - на
их секретариаты, проводимых руководителями подразделений аппарата
управления Общества, - на работников этих подразделений.
Материалы к совещаниям, проводимым президентом Общества или
вице-президентами Общества, подготавливают причастные
подразделения аппарата управления Общества и представляют
подразделению, на которое возложена подготовка этого совещания
(ответственному исполнителю). Представляемые материалы должны быть
подписаны (завизированы) руководителями соответствующих
подразделений аппарата управления Общества.
Ответственный исполнитель обобщает указанные материалы и на их
основе подготавливает проект протокола совещания (или предложения
для включения в проект протокола в случае оперативного
рассмотрения вопросов). Завизированный исполнителем и
руководителем подразделения аппарата управления Общества проект
протокола (предложения для включения в проект протокола)
направляют с другими материалами к совещанию в Департамент
управления делами (соответствующие секретариаты) не позднее чем за
2 дня до назначенной даты совещания.
6.4.3. Протокол по результатам совещания у президента Общества
оформляется Департаментом управления делами, у вице-президента
Общества - подразделением аппарата управления Общества, которое
осуществляло подготовку материалов к данному совещанию.
Подготовленный на подпись с учетом обсуждения рассматриваемых
вопросов и данных председательствующим на совещании указаний
проект протокола должен быть завизирован исполнителем,
руководителем подразделения аппарата управления Общества,
подготовившего проект протокола (ответственным исполнителем).
Проект протокола совещания, проводимого президентом Общества,
визирует также вице-президент Общества, в сферу ведения которого
входит в соответствии с распределением обязанностей
рассматриваемый на совещании вопрос, и по которому решения
дорабатывались этим вице-президентом по указанию, данному
президентом Общества на совещании.
Визы согласования проставляют на оборотной стороне последнего
листа проекта протокола.
6.4.4. Решения, принятые на совещании, адресуют конкретным
должностным лицам Общества, подразделениям аппарата управления
(обособленным структурным подразделениям) Общества с указанием
фамилии и инициалов должностного лица, и должны быть оформлены
протоколом в срок до 3 дней.
6.4.5. В протоколе указывают должностных лиц, принимавших
участие в совещании. Наименования должностей могут быть указаны
обобщенно при этом фамилии печатают в алфавитном порядке. Слово
"Присутствовали" печатают от границы левого поля, подчеркивают, в
конце слова ставят знак препинания "двоеточие". Ниже на 1-2
межстрочных интервала (12-24 пт) печатают наименования должностей
присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии
и инициалы через 1 межстрочный интервал (12 пт).
Допускается оформлять список присутствующих (с указанием
должностей, фамилий и инициалов) отдельным приложением.
Если совещание проходило не в Москве, то через 2 межстрочных
интервала (24 пт) после реквизита "Вид совещания" (например,
совещание у первого вице-президента Общества И.О. Фамилия)
указывают по центру место проведения совещания (например, г.
Казань).
Дату, оформляемую словесно-цифровым способом, и номер
протокола печатают справа.
Основную часть протокола печатают шрифтом размером N 14 через
1,5 межстрочных интервала (18 пт) и в нее включают вопросы,
рассматриваемые на совещании, и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруют римской цифрой и его наименование
начинают с предлога "О" ("Об"), которое печатают центрированно и
после последней строки проводят сплошную черту.
Под чертой в скобках указывают фамилии должностных лиц,
выступавших на совещании при рассмотрении вопроса. Фамилии
печатают через 1 межстрочный интервал (12 пт).
Принятые решения по рассматриваемым на совещании вопросам и
поручения излагают отдельно и нумеруют арабскими цифрами.
Подпись отделяют от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт).
Она включает наименование должности лица, председательствующего на
совещании, его личную подпись и ее расшифровку (инициалы,
фамилия).
Если к протоколу прилагают какие-либо материалы, то об этом
делают соответствующую запись в протоколе.
6.4.6. К протоколу совещания составляют указатель рассылки,
подписанный исполнителем и руководителем подразделения аппарата
управления Общества, ответственного за подготовку материалов
совещания.
Протоколы совещаний, проводимых вице-президентами Общества, в
обязательном порядке направляют в секретариат президента Общества.
Подписанный президентом Общества протокол совещания
регистрируют в отделе документационного обеспечения и передают
необходимое количество его копий в экспедицию для направления
адресатам согласно рассылке.
Подписанный вице-президентом Общества протокол совещания
регистрируют в секретариате этого вице-президента и необходимое
количество изготовленных исполнителем копий передают в экспедицию
для направления адресатам согласно рассылке.
6.4.7. Если на совещании рассматривалось несколько вопросов,
то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из
протокола.
Выписки из протокола заверяют без воспроизведения подписи
председательствующего на совещании.
6.4.8. Оформление протокола совещания у руководителя
подразделения аппарата управления Общества производят на
стандартном листе бумаги формата А4, на котором в верхней части
располагают логотип Общества, ниже печатают прописными буквами
полужирным шрифтом наименование этого вида документа - ПРОТОКОЛ.
Вид совещания (например, совещание у начальника Департамента
управления перевозками И.О.Фамилия) печатают ниже слова ПРОТОКОЛ
на 2 межстрочных интервала (24 пт).
6.4.9. Подготовка протоколов общих собраний акционеров,
заседаний совета директоров, заседаний правления, заседаний
ревизионной комиссии, осуществляется в соответствии с положениями
об этих органах (или регламентами их работы).


6.5. Письмо
6.5.1. Письма Общества подготавливают, как правило, в виде:
докладов о выполнении поручений федеральных органов исполнительной
власти и иных государственных органов;
сопроводительных писем к проектам федеральных законов, актов
Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской
Федерации и ведомственных актов;
обращений (запросов) по инициативе Общества;
ответов в связи с запросами органов исполнительной власти,
юридических и физических лиц, обращениями граждан;
ответов на парламентские и депутатские запросы.
6.5.2. Информационным (информационно-методическим) письмом
доводят до подразделений аппарата управления Общества,
обособленных структурных подразделений Общества информацию,
предназначенную для использования в работе в качестве методических
материалов, а также для сведения.
6.5.3. Содержание писем должно соответствовать поручения
предусмотренным в резолюции, отвечать по существу на вопросы,
которые поставлены в письмах, обращениях и запросах, поступивших в
Общество
6.5.4. Письма могут быть адресованы организациям, их
структурным подразделениям, руководителям или иным конкретным
должностным лицам а также физическим лицам. В состав адресата,
который указывают в правом верхнем углу первого листа письма
(первую строку адресата печатают на уровне наименования Общества в
угловом штампе бланка), входят наименования организации
(структурного подразделения организации), должности, инициалы и
фамилия получателя.
При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают
перед фамилией.
При направлении письма в организацию или структурное
подразделение организации (без указания должностного лица)
наименование пишут в именительном падеже. Например (здесь и далее
примеры наименования организаций, их справочные данные, фамилии и
инициалы лиц являются условными):

Министерство транспорта
Российской Федерации

Письмо можно адресовать конкретному должностному лицу
организации, если решение поставленных в письме вопросов входит в
компетенцию этого должностного лица. При этом наименование
организации пишут в именительном падеже, а наименование должности
и фамилию - в дательном, например:

ООО "Логистика и транспорт"
Начальнику финансового отдела
И.И.Иванову

Если письмо адресуют руководителю организации или его
заместителю, то наименование организации должно входить в состав
наименования должности адресата, и реквизиты адресата пишут в
дательном падеже, например:

Заместителю генерального
директора ОАО "Грузовая
транспортная компания"
П.П.Петрову

Если в состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес, то
сначала указывают наименование организации, затем ее почтовый
адрес, например:

Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

На письмах, направляемых в высшие органы государственной
власти, федеральные органы исполнительной власти и иные
государственные органы, а также филиалам Общества, адрес не
указывают.
Если письмо адресуют физическому лицу, то сначала указывают
его фамилию, затем инициалы, далее почтовый адрес, например:

Калинину И.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
Киреевский р-н, г. Липки,
Тульская обл., 301264

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово
"КОПИЯ" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
Каждый экземпляр отправляемого письма должен быть подписан.
Составную часть реквизита "Адресат": наименование организации
(структурного подразделения организации), должность, инициалы и
фамилию должностного лица, почтовый адрес - печатают с новой
строки через один межстрочный интервал (12 пт). Начало строк
многострочного реквизита должно быть выровнено по вертикальной
линии.
Каждую составную часть реквизита "Адресат" отделяют друг от
друга 1,5 межстрочными интервалами (18 пт).
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат"
относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым
полем документа. Например:

Председателю Государственной Думы
Федерального Собрания
Российской Федерации
И.О.Фамилия

6.5.5. Оформление реквизита "Адресат" при переписке внутри
Общества производят следующим образом.
При адресовании письма должностному лицу Общества наименование
его должности включает сокращенное наименование Общества - ОАО
"РЖД" (ОАО "Российские железные дороги"), например:

Президенту ОАО "РЖД"
И.О. Фамилия

или

Вице-президенту ОАО "РЖД"
И.О.Фамилия

или

Вице-президенту - начальнику
Департамента управления
персоналом ОАО "РЖД"
И.О. Фамилия

или

Начальнику Департамента
коммерческой работы в сфере
грузовых перевозок ОАО "РЖД"
И.О. Фамилия

При адресовании письма руководителю (должностному лицу)
обособленного структурного подразделения Общества его наименование
пишут без указания статуса этого подразделения в Обществе.
Например, не надо указывать, что железная дорога или проектный
институт являются филиалом ОАО "РЖД":

Начальнику Московской железной
дороги
И.О. Фамилия
или

Директору Иркутского проектно-
изыскательского института
И.О. Фамилия

В случае переписки между подразделениями аппарата управления
Общества допускается не указывать наименование Общества.
6.5.6. Письмо должно иметь краткий заголовок, который
раскрывает содержание письма. Если в письме отражено несколько
вопросов, то его заголовок может быть сформулирован обобщенным.
Точку в конце заголовка не ставят.
Заголовок к тексту письма печатают строчными буквами от левой
границы текстового поля через один межстрочный интервал (12 пт).
Письма - ответы на обращения граждан заголовка не имеют.
6.5.7. Текст письма должен, как правило, касаться одного
вопроса. В одном письме может быть затронуто несколько вопросов,
если они взаимосвязаны.
Текст письма, оформленного на бланке Общества (или на бланке
подразделения аппарата управления Общества), излагают от первого
или третьего лица единственного числа или первого лица
множественного числа.
Например: "Прошу выделить...", "Направляю материалы...", "ОАО
"РЖД" считает...", "Департамент управления финансами сообщает...",
"Просим направить..."
Если письмо оформлено на бланке президента Общества или
вице-президента Общества, то его текст излагают от первого лица
единственного числа: "Прошу ...", "Направляю...".
Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части
излагают причину, основание или обоснование составления письма,
приводят ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки
письма. Во второй части излагают выводы, предложения, просьбы,
решения.
6.5.8. Письмо может иметь приложения, которые поясняют или
дополняют содержание письма.
Отметку о наличии приложений к письму печатают после текста
письма (между текстом и подписью) и отделяют от текста 1,5-2
межстрочными интервалами (18-24 пт). Слово "Приложение" печатают с
новой строки, после него ставится двоеточие и текст печатают через
один межстрочный интервал (12 пт).
Если письмо имеет приложение, которое упоминается в его
тексте, то отметку о нем оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если письмо имеет приложения, которые не названы в тексте, то
их наименования перечисляют с указанием количества листов в каждом
приложении и числа их экземпляров, например:
Приложения: 1. Справка о согласовании проекта стандарта
"Документация внешнеторговая" на 5 л. в 2 экз.
2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л. в 2 экз.
Если к письму прилагают другой документ, имеющий приложение,
то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 22.04.2004 N 4/3032 и
приложение к нему, всего на 7 л.
Отметка о наличии приложения может содержать дополнительные
данные.
Если письмо направляют в несколько адресов, а приложение не во
все адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то не указывают количество
листов в них.
При большом количестве приложений на них составляют отдельную
опись, а в самом письме после текста указывают:
Приложение: согласно описи на 48 л.
Приложения должны быть оформлены на листах бумаги стандартно
формата А4, завизированы и иметь все необходимые для этого
документа реквизиты. Нумерацию страниц письма и приложений
производят отдельно по каждому документу.
6.5.9. Письма подписываются должностными лицами Общества в
соответствии с их компетенцией.
Письма в адрес Президента Российской Федерации, Правительства
Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации подписываются
президентом Общества или лицом, осуществляющим его полномочия.
При оформлении письма на бланке президента Общества или
вице-президентов Общества наименование должности перед подписью не
указывают.
6.5.10. Представляемое на подпись президенту Общества и
вице-президентам Общества письмо должно быть согласовано путем его
визирования исполнителем документа, руководителем подразделения
аппарата управления Общества, подготовившего письмо,
руководителями причастных подразделений аппарата управления
Общества.


6.6. Письмо при переписке с зарубежными корреспондентами
6.6.1. Переписка Общества с руководителями организаций
железнодорожного транспорта (железных дорог) иностранных
государств, в том числе государств-участников Содружества
Независимых Государств, осуществляется за подписью президента
(лица, осуществляющего его полномочия) Общества или
вице-президента Общества, ведающего вопросами международных связей
в соответствии с распределением обязанностей.
Подготавливаемые подразделениями аппарата управления Общества
проекты документов для направления зарубежным адресатам должны
быть согласованы с Департаментом международных связей.
6.6.2. Переписку по оперативным вопросам, связанным с
перевозкой грузов и пассажиров, использованием и ремонтом
локомотивов, вагонов и контейнеров, осуществлением взаиморасчетов
между Обществом и организациями железнодорожного транспорта
(железными дорогами) государств-участников Содружества Независимых
Государств, работой межгосударственных пунктов пропуска поездов и
с обеспечением движения поездов в условиях чрезвычайных ситуаций,
подразделения аппарата управления Общества могут осуществлять, в
пределах своей компетенции, непосредственно с соответствующими
подразделениями организаций железнодорожного транспорта этих стран
и Дирекцией Совета по железнодорожному транспорту государств -
участников Содружества.
6.6.3. Оперативную переписку с железными дорогами иностранных
государств по вопросам прицепки вагонов к международным
пассажирским поездам может осуществлять начальник (заместитель
начальника) Департамента дальних пассажирских сообщений.
6.6.4. Письма, направляемые иностранным учреждениям и
организациям (должностным лицам), находящимся за границей,
печатают на бланках Общества для зарубежной переписки или на листе
белой бумаги стандартного формата А4.
На отправляемых за границу письмах проставляют исходящий номер
документа и дату отправления, а штампы, печати и отметку об
исполнителе не проставляют.
Отметку об исполнителе проставляют на визовом экземпляре
письма, остающемся в деле.
6.6.5. Реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию
(имя и фамилию), должность адресата, наименование организации,
номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый
код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Он
должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний.
Если письмо адресуют организации, то сначала указывают ее
название, затем - почтовый адрес.
Если письмо адресуют должностному лицу организации, то сначала
указывают его имя (инициал имени), фамилию, должность, название
организации, затем почтовый адрес.
Реквизит "Адресат" располагают в правом верхнем углу первого
листа письма. Составные части реквизита выравнивают по левой его
границе. С учетом практики переписки с конкретными адресатами
допускается располагать реквизит "Адресат" в левом верхнем углу
первого листа письма.
Дату письма и регистрационный номер проставляют в соответствии
с расположением этих реквизитов на бланке документа. Дату
оформляют словесно-цифровым способом.
6.6.6. Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не
является обязательным реквизитом.
Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой
переписке могут использоваться, в частности, следующие обращения:
"Уважаемые господа" - к организации в целом;
"Уважаемый господин Блэк";
"Уважаемая госпожа Смит";
"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностном
лицу, фамилия которого неизвестна.

Текст письма может заканчиваться фразами вежливости, в
частности "г глубоким уважением", "С уважением", "Наилучшие
пожелания", после которых ставится знак препинания "запятая" (,).
6.6.7. Отметку о наличии приложения располагают под текстом
письма и оформляют аналогично порядку, предусмотренному в
подпункте 6.5.8 Инструкции.
В деловой переписке подпись включает наименование должности
лица подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи
(инициалы и фамилия). Подпись располагают под текстом документа
или под отметкой о наличии приложения.
В подписи на письмах в адрес частных лиц не указывают
должность подписывающего и расшифровку подписи, а указывают только
наименование подразделения аппарата управления Общества, например:
Департамент дальних пассажирских сообщений ОАО "РЖД". Письма в
адрес частных лиц печатают на листе белой бумаги стандартного
формата А4.


6.7. Телеграмма
6.7.1. В виде телеграммы передают задания и указания по
решению оперативных вопросов эксплуатационно-производственной
деятельности в пределах компетенции должностного лица,
подписавшего телеграмму, тексты подписанных в установленном
Инструкцией порядке приказов, распоряжений, протоколов и других
документов Общества, содержание которых требует незамедлительной
доставки их адресату, а также информацию, необходимую для
обеспечения текущей деятельности обособленных структурных
подразделений Общества.
Телеграммой не могут решаться вопросы, требующие составления
(издания) соответствующего нормативного документа.
6.7.2. Телеграммы за подписью президента Общества,
вице-президентов Общества и других должностных лиц Общества,
которым предоставлено право подписи служебных телеграмм, должны
содержать: отметку о виде телеграммы, дату и регистрационный
(подписной) номер, адрес, текст, подпись должностного лица,
подписавшего телеграмму, и отметку об исполнителе.
6.7.3. В правом верхнем углу телеграммы указывают отметку о
виде телеграммы, если она необходима, а в нижней части левой
стороны - отметку об исполнителе.
6.7.4. Адрес телеграммы должен состоять:
для адресатов железнодорожного транспорта, расположенных на
территории Российской Федерации, - из пункта назначения, условного
(сокращенного) наименования железной дороги, полного или условного
(сокращенного) наименования адресата (подразделения, должностного
лица). Например: "Новосибирск З-Сиб М, НОД, ДС".
При адресовании телеграммы с одним и тем же текстом всем
филиалам Общества (или группе филиалов) к ней прилагается
указатель рассылки с адресами получателей, включающий также
московские филиалы и иные организации, которым доставляют копии
телеграмм через экспедицию или направляют почтовой связью;
для адресатов железнодорожного транспорта, расположенных на
территории других государств-участников Содружества Независимых
Государств, - из пункта назначения, полного или условного
(сокращенного) наименования железной дороги, полного наименования
адресата (подразделения, должностного лица). Например: "Ташкент
Государственная акционерная железнодорожная компания "Узбекистан
Темир Йуллари" Начальнику информационно-вычислительного центра";
для других юридических и физических лиц - из полного адреса,
позволяющего обеспечить доставку телеграммы адресату, и полного
наименования адресата.
При направлении телеграмм главам исполнительной и
законодательной власти субъектов Российской Федерации, полномочным
представителям Президента Российской Федерации в федеральных
округах указывают полный адрес, а также наименование должности,
инициалы и фамилию.
6.7.5. Текст телеграммы излагают кратко и печатают шрифтом N
14 на лицевой стороне бланка без переноса слов, без исправлений и
он не должен превышать, как правило, двух машинописных страниц.
Напечатанный текст не допускается дополнять вставками. Числа
пишутся арабскими цифрами; если точность имеет особое значение,
они должны быть написаны прописью. В телеграммах не допускается
помещать таблицы, писать римские цифры и другие обозначения, не
воспроизводимые телеграфным аппаратом. При ответе на поступивший
документ в тексте телеграммы дается ссылка на его дату и номер.
6.7.6. Подпись включает наряду с личной подписью должностного
лица, подписавшего телеграмму, полное или условное наименование
его должности, инициалы и фамилию и проставляется в отдельной
строке через 2-3 межстрочных интервала (24-36 пт) от текста.
Дату и регистрационный (подписной) номер проставляют под
наименованием должности лица, подписавшего телеграмму, от левой
границы текстового поля, ниже на 2-3 межстрочных интервала.
Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа
подлинник (первого экземпляра) телеграммы.
6.7.7. На принятой к отправке телеграмме и ее копии
(ксерокопии"" телеграфист проставляет служебный заголовок и
расписывается в приеме телеграммы.
Подлинники отправленных за подписью президента Общества и
вице-президентов Общества телеграмм ЦСС возвращает в отдел
документационного обеспечения, а их копии остаются в ЦСС.
Подлинник телеграммы за подписью руководителя подразделения
аппарата управления Общества возвращают исполнителю после
проставления телеграфистом служебного заголовка и росписи в
приеме, а передачу текста телеграммы производят по копии
(ксерокопии), которая остается в ЦСС.

6.8. Служебная записка, справка
6.8.1. Служебные записки составляют по различным вопросам
производственно-хозяйственной деятельности. Они подразделяются на
докладные записки, пояснительные записки, объяснительные записки.
6.8.2. Докладная записка адресуется президенту Общества,
вице-президентам Общества, руководителю подразделения аппарата
управления Общества или руководителю вышестоящего органа и
содержит доклад о проделанной работе или о состоянии дел в
каком-либо виде деятельности Общества, а также о выполнении
заданий по командировке, проверке, ревизии с выводами и
предложениями по конкретным вопросам.
Докладная записка составляется как по личной инициативе
работников аппарата управления Общества, так и по указанию
президента Общества, вице-президентов Общества, руководителей
подразделений аппарата управления Общества. По личной инициативе
работника докладная записка составляется, как правило, с целью
побудить должностное лицо, которому адресуется записка, принять
определенное решение.
Текст докладной записки состоит из описательной и
заключительной частей. В описательной части излагают суть и
значимость поднятого в записке вопроса, приводят ссылки на
документы, факты и события, вызвавшие необходимость написать
докладную записку. В заключительной части излагают выводы,
конкретные предложения, просьбы. Рекомендуется заканчивать
докладные записки выражениями: "Докладываю в порядке информации",
"Прошу Вашего решения" и другими - в зависимости от содержания.
Докладные записки должностных лиц Общества на имя президента
Общества представляет президенту Общества начальник Департамента
управления делами или руководитель секретариата президента
Общества. Докладные записки регистрируют в отделе
документационного обеспечения.
Поручение президента Общества по решению изложенных в
докладной записке вопросов ставится руководителем его секретариата
(помощником) на контроль, при этом устанавливается срок выполнения
поручения, если он не указан президентом Общества.
6.8.3. Пояснительная записка составляется для разъяснения
содержания отдельных положений прилагаемого документа (проекта
нормативного документа, программы, сметы, плана, заявки и других
документов), обоснования целесообразности издания документа. В
пояснительной записке приводят, при необходимости, результаты
проработки рассматриваемого вопроса и проведения экспертизы,
расчеты и обоснования, а также прогнозы социально-экономических и
иных последствий реализации предлагаемых решений.
6.8.4. В объяснительной записке автор (исполнитель) дает
объяснение должностному лицу Общества в связи с невыполнением
задания, поручения, обязательства или совершением
несанкционированного действия с негативными последствиями для
Общества.
6.8.5. Справка содержит определенную информацию, описание
(подтверждение) тех или иных фактов, событий и используется, как
правило, для отражения результатов производственно-финансовой
деятельности Общества, его филиалов и обособленных структурных
подразделений, а также для подтверждения сведений о его
работниках.
Справки составляют для представления в установленном порядке
или по запросу.
В названии справки должно быть кратко отражено существо
вопроса, о котором пойдет речь в тексте документа. Допускается
включение в название справки даты или периода времени, к которым
относятся сведения, изложенные в справке.
Справки с типовыми текстами, например о работе, доходах
работника, рекомендуется оформлять на унифицированных трафаретных
бланках (формах). Текст такой справки заканчивают названием
организации, куда она представляется. Справка подписывается
уполномоченным на то лицом Общества и заверяется печатью.

7. Организация работы с обращениями граждан

7.1. Обращения граждан могут поступать в Общество по почтовой
связи, по каналам электронной почты и факсимильной связи, а также
в устной форме в виде предложений, заявлений, жалоб:
предложения - обращения, направленные на улучшение
деятельности Общества, обособленных структурных подразделений
Общества;
заявления - обращения в целях реализации прав и законных
интересов граждан, в том числе работников Общества;
жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и
законных интересов граждан, нарушенных действиями (или
бездействием) либо решениями должностных лиц Общества,
обособленных структурных подразделений Общества.
7.2. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан
должна осуществляться в соответствии с Конституцией Российской
Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми
актами Российской Федерации, а также решениями Общества, изданными
во исполнение этих актов.
7.3. Обеспечение своевременного рассмотрения письменных и
устных обращений граждан и организация контроля исполнения, а
также ведение их централизованного учета осуществляет отдел по
работе с обращениями граждан и организации их приема Департамента
управления делами (далее - отдел писем и приема граждан).
7.4. Письменные обращения граждан Российской Федерации,
граждан государств-участников Содружества Независимых Государств и
других иностранных государств, поступившие в адрес президента
Общества, вице-президентов Общества и Общества без указания
конкретного адресата, подразделений аппарата управления Общества,
а также обращения, полученные при приеме граждан и во время
командировок должностных лиц Общества, регистрируют в отделе писем
и приема граждан.
7.5. Письменные обращения граждан, поступившие в Общество из
Администрации Президента Российской Федерации, Правительства
Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации с поручениями
руководства этих органов, регистрируют в отделе документационного
обеспечения и направляют на рассмотрение и исполнение в порядке,
установленном Инструкцией для таких документов (в резолюции по
данным поручениям предусматривают направление отделу писем и
приема граждан копии обращения гражданина).
7.6. Регистрацию письменных обращений (писем, телеграмм)
граждан производят проставлением в отделе писем и приема граждан
штампа в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа
обращения, с указанием даты его поступления и регистрационного
номера, состоящего из индекса этого отдела и порядкового номера.
Каждое письменное обращение граждан регистрируют путем
заполнения регистрационно-контрольной карточки (РКК).
7.7. При получении повторных обращений граждан им присваивают
тот же регистрационный номер, что и первоначально поступившему, а
на лицевой стороне РКК вверху указывают, что обращение является
повторным. В этом случае в графе РКК "Краткое содержание"
указывают, кому направлялось на решение предыдущее обращение.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же
гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи
первого обращения истек установленный законодательством срок
рассмотрения и ответ заявителю не дан или заявитель не
удовлетворен ответом, данным ему по первоначальному обращению.
7.8. Дубликатом обращения являются обращения одного и того же
лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам
и поступившие в Общество, или обращения с одинаковым текстом.
Дубликаты обращений, поступившие в течение месяца со дня дачи
заявителю исчерпывающего ответа, повторному рассмотрению не
подлежат и их направляют в дело с согласия начальника отдела писем
и приема граждан. Если они поступили из Администрации Президента
Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, от
членов Совета Федерации или от депутатов Государственной Думы и не
взяты ими на контроль, то заявителю направляют повторный ответ.
Все дубликаты обращений регистрируют под одним и тем же
номером, что и первоначально поступившие обращения. При этом в РКК
после проставления присвоенного номера указывают дату поступления
обращения.
7.9. Зарегистрированные письменные обращения граждан в
зависимости от содержащихся в них вопросов начальник отдела писем
и приема граждан докладывает президенту Общества и
вице-президентам Общества или направляет с сопроводительным
письмом за своей подписью (вместе с РКК) для рассмотрения в
подразделения аппарата управления Общества, в сфере ведения
которых находятся поставленные вопросы.
В проекте резолюции президента Общества и вице-президентов
Общества, содержащей поручения по письменному обращению
гражданина, обязательно указывают срок исполнения поручения,
порядок направления ответа автору обращения, а при необходимости -
и доклада (информации) о результатах рассмотрения.
Не допускается направлять жалобы граждан для их разрешения тем
должностным лицам, действия которых обжалуются.
7.10. Письменные обращения граждан, содержащие вопросы,
отнесенные к компетенции обособленных структурных подразделений
Общества и не требующие доклада президенту Общества и
вице-президентам Общества, направляют в срок не позднее 5 дней с
даты их поступления с сопроводительным письмом за подписью
начальника отдела писем и приема граждан на рассмотрение в
обособленное структурное подразделение Общества, к компетенции
которого относятся поставленные вопросы с обязательным
уведомлением об этом заявителя.
7.11. Решения по письменным обращениям граждан, поступившим в
Общество, должны быть приняты в срок до одного месяца со дня
поступления Решения по письменным обращениям граждан, не требующим
дополнительного изучения и проверки, должны быть приняты
безотлагательно но не позднее 15 дней со дня поступления.
В тех случаях, когда для рассмотрения предложения, заявления
или жалобы необходимо проведение специальной проверки,
истребование дополнительных материалов и принятие других мер, срок
рассмотрения письменного обращения может быть продлен
руководителем, давшим поручение, или по согласованию с начальником
Департамента управления делами руководителем подразделения
аппарата управления Общества, у которого письмо находится на
исполнении, но не более чем на один месяц. О продлении срока
рассмотрения сообщают автору письменного обращения и отделу писем
и приема граждан.
7.12. О результатах рассмотрения письменного обращения в
подразделении аппарата управления Общества автор обращения
извещается руководителем этого подразделения, как правило, в
письменной форме.
При уведомлении автора письменного обращения в устной форме об
этом делают отметку на первом листе письменного обращения или на
отдельном листе, с указанием даты уведомления.
7.13. Письма-ответы на обращения граждан, подписанные
президентом Общества и вице-президентами Общества, отправляют
через отдел документационного обеспечения, где письмам присваивают
соответствующие регистрационные номера. Визовые экземпляры этих
писем передают для хранения в подразделение аппарата управления
Общества, в котором находится подлинник обращения гражданина.
7.14. Передачу зарегистрированных в отделе писем и приема
граждан письменных обращений граждан из одного подразделения
аппарата управления Общества в другое подразделение производят по
согласованию с начальником отдела писем и приема граждан.
7.15. Письменные обращения граждан, переданные президенту
Общества во время его командировок, должны быть рассмотрены в
оперативном порядке и установлен контроль за их выполнением.
7.16. Контроль за своевременным и объективным рассмотрением
письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в
подразделения аппарата управления Общества, осуществляют
руководители этих подразделений.
7.17. Письменное обращение гражданина, по которому было дано
поручение президентом Общества или вице-президентами Общества с
указанием доложить о результатах рассмотрения, снимают с контроля
по решению этих должностных лиц, после рассмотрения доклада об
исполнении.
Письменные обращения граждан считаются разрешенными, если
рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы
заявителям.
7.18. Письменные обращения граждан, а также все документы,
связанные с их рассмотрением, формируют в дела в подразделениях
аппарата управления Общества.
Копии документов, связанных с рассмотрением письменных
обращений граждан (поручений руководства Общества по обращениям
граждан и информации об их исполнении; сопроводительных писем к
обращениям граждан; ответов о рассмотрении писем в подразделениях
аппарата управления Общества и других документов), подразделения
аппарата управления Общества направляют в отдел писем и приема
граждан.
7.19. Прием граждан и рассмотрение их устных обращений
осуществляют в приемной Общества, организация работы которой,
включая порядок приема граждан, определяется соответствующим
нормативным документом Общества.
Прием граждан в приемной Общества организуют работники отдела
писем и приема граждан ежедневно, кроме выходных и праздничных
дней. Учет обратившихся граждан и высказанных ими предложений,
заявлений и жалоб ведут на РКК.
На письмах, переданных гражданами во время приемов, производят
отметку: "Принято на личном приеме".
7.20. Президент Общества, вице-президенты Общества и другие
должностные лица Общества ведут личный прием в определенные дни и
часы, о которых информирует граждан приемная Общества.
Прием граждан президентом Общества и вице-президентами
Общества организуют работники отдела писем и приема граждан, прием
граждан руководителями подразделений аппарата управления Общества
- работники этих подразделений.
7.21. Отдел писем и приема граждан осуществляет учет и анализ
(обобщение) вопросов, поставленных гражданами в письмах
(телеграммах) и на личных приемах, и подготавливает
соответствующую информацию для президента Общества и
вице-президентов Общества, а также предложения по улучшению работы
с обращениями граждан.

8. Организация работы с запросами и обращениями
членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации

8.1. Подготовку и направление ответов на парламентские запросы
запросы и обращения членов Совета Федерации или депутатов
Государственной Думы, а также на обращения комитетов и комиссий
палат Федерального Собрания Российской Федерации осуществляют в
соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе
члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы.
8.2. Парламентский запрос может поступать в Общество в виде
постановления соответствующей палаты Федерального Собрания
Российской Федерации с сопроводительным письмом председателя
палаты или его заместителя.
В качестве запроса или обращения рассматривается письмо на
бланке члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы,
имеющее соответствующую подпись и дату, а депутатский запрос,
кроме этого, имеет заголовок "Депутатский запрос" или в тексте
содержится ссылка на статью 14 Федерального закона "О статусе
члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации".
8.3. Должностное лицо Общества, которому направлен
парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на
заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской
Федерации) или письменной форме не позднее 15 дней со дня
получения парламентского запроса или в иной установленный
соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации
срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому
направлен парламентский запрос, либо лицом, его замещающим.
Должностное лицо Общества, которому направлен запрос члена
Совета Федерации или депутатский запрос, должно дать ответ на него
в письменной форме не позднее 30 дней со дня его получения.
8.4. При поступлении в Общество обращения члена Совета
Федерации или депутата Государственной Думы должностные лица
Общества, в сферу ведения которых входят затронутые в обращении
вопросы, обязаны предоставить авторам информацию, необходимую для
их депутатской деятельности, не позднее 30 дней со дня получения
обращения или в иной согласованный с инициатором обращения срок.
8.5. Прием, учет, регистрацию и направление на рассмотрение
поступающих в Общество парламентских запросов, запросов и
обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной
Думы, а также контроль за их исполнением осуществляет Департамент
управления делами в соответствии с установленным Инструкцией
порядком работы с входящими документами.
8.6. Проекты ответов на парламентские запросы, запросы и
обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы
подготавливают подразделения аппарата управления Общества в
соответствии с поручениями президента Общества и вице-президентов
Общества.
В необходимых случаях обособленным структурным подразделениям
Общества поручается представить по затронутым в запросах и
обращениях вопросам требуемые материалы.
8.7. Парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета
Федерации и депутатов Государственной Думы и документы по их
рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
8.8. Подразделения аппарата управления Общества проводят
анализ поступивших парламентских запросов, запросов и обращений
членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы
(количество, характер и содержание документов), а также
осуществляют контроль за решением (по существу) затронутых в
запросах и обращениях вопросов.

9. Обработка и отправка исходящих документов

9.1. Исходящие документы отправляют адресатам после их
подписания президентом Общества, вице-президентами Общества,
руководителями подразделений аппарата управления Общества и
проставления регистрационных номеров.
9.2. Исходящие документы, подписанные президентом Общества и
вице-президентами Общества, работники сектора исходящей
корреспонденции регистрируют и передают в экспедицию для
подготовки на отправку.
Визовые экземпляры исходящих писем за подписью президента
Общества и вице-президентов Общества остаются в отделе
документационного обеспечения для формирования в соответствующие
дела текущего архива. Одну копию письма направляют подразделению
аппарата управления Общества - исполнителю. Если письмо подписано
вице-президентом Общества, то одну его копию направляют в
секретариат этого вице-президента. Копии письма направляют через
экспедицию также причастным подразделениям аппарата управления
Общества.
Подлинники исходящих телеграмм за подписью президента Общества
и вице-президентов Общества после их возвращения из ЦСС оставляют
в отделе документационного обеспечения, а подлинники телеграмм за
подписью руководителей подразделений аппарата управления Общества
возвращают в соответствующее подразделение для формирования в дела
текущего архива.
9.3. Исходящий документ, подписанный руководителем
подразделения аппарата управления Общества, передают в службу
делопроизводства подразделения для подготовки на отправку, где
проверяют правильность оформления этого документа, регистрируют
документ и производят соответствующие отметки в РКФ.
9.4. Документы, исходящие из Общества, отправляют почтовой и
электрической связью, фельдъегерской связью, нарочным.
Обработку документов для отправки почтовой связью осуществляет
экспедиция в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой
связи.*

------------------------------
Правила оказания услуг почтовой связи утверждены
постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября
2000 г. N 725 (Собрание законодательства Российской Федерации,
2000, N 41, ст. 4076).

С помощью средств электрической связи осуществляют передачу
информации в виде телеграмм, телетайпограмм, телефонограмм,
факсограмм, электронных сообщений.
Документы, которые следует передать по каналам электрической
связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного
оригинала адресату определяет руководитель подразделения аппарата
управления Общества, подготовившего документ, с учетом наличия
функционирующих в Обществе и в организации-адресате технических и
программных средств.
9.5. Документы отправляют, как правило, простыми почтовыми
отправлениями. В случаях, когда требуется срочно доставить
документ или получить уведомление о его получении адресатом,
исполнитель должен указать соответствующий порядок отправки.
Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов,
составление списка регистрируемых отправлений и передача в
почтовое отделение связи производятся в соответствии с правилами,
установленными федеральным органом исполнительной власти в области
связи.
Корреспонденцию заказную и ценную учитывают в описях.
Корреспонденцию, отправляемую нарочным, передают получателю
под расписку о вручении адресату.
Досылку или замену разосланного ранее документа осуществляют
по указанию лица, подписавшего документ, или начальника
(заместителя начальника) Департамента управления делами.
9.6. Документы для отправки передают в экспедицию надлежаще
оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса
или с указателем рассылки.
Подготовку к отправке через экспедицию документов, подписанных
руководителями подразделений аппарата управления Общества,
производят работники этих подразделений.
Работники экспедиции проверяют правильность оформления
документов к отправке, включая проверку наличия приложений,
указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы
возвращают исполнителям.
Обработка экспедицией документов, отправляемых из Общества,
включает их сортировку по корреспондентам и видам почтовых
отправлений, адресование, фальцевание и вложение в конверты,
заклеивание, определение и проставление стоимости отправления,
составление списка на заказную почту и передачу в отделение связи.
Документы, которые необходимо направить в один адрес, могут быть
вложены в один конверт.
9.7. Исходящие документы, принятые экспедицией в рабочие дни
до 15 часов (в пятницу - до 14 часов), отправляют адресатам в день
их приема. Срочные документы отправляют в первоочередном порядке.
Документы, принятые экспедицией после этого времени, отправляют
адресатам на следующий рабочий день.
Рейсы фельдсвязи Общества для отправки документов в высшие
органы государственной власти, федеральные органы исполнительной
власти и иные государственные органы в рабочие дни - 11 и 15 часов
(в пятницу - в 11 и 14 часов).
9.8. Документы особой срочности, подписанные президентом
Общества и вице-президентами Общества, отправляют в рабочие дни
после 18 часов, в выходные и праздничные дни, через секретариат
(приемную) президента Общества. Дежурный сотрудник секретариата
(приемной) присваивает отправляемым письмам и телеграммам
исходящие номера по журналам, находящимся в приемной президента
Общества, оформляет конверт и выписывает реестр-расписку.
Копия отправленного документа (визовой экземпляр) с отметкой
об исполнителе остается у дежурного сотрудника приемной президента
Общества для последующей передачи в отдел документационного
обеспечения.
9.9. При передаче документов по каналам факсимильной связи с
аппарата ЦСС необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического
изображения), как правило, не должен превышать 5 листов;
передаваемый документ должен быть выполнен черным цветом на
листах бумаги стандартного формата А4;
факсограммы на иностранных языках отправляют при наличии
перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
Запрещается передавать тексты документов, содержащих сведения
ограниченного распространения.
После передачи документ возвращают исполнителю с отметкой о
времени отправления.
9.10. Порядок использования средств факсимильной и электронной
связи в аппарате управления Общества, а также контроль за ее
использованием определяются соответствующей инструкцией Общества.

10. Особенности учета и обработки документов при переписке
с зарубежными корреспондентами

10.1. Документы (корреспонденцию), поступающие в адрес
Общества от организаций и частных лиц из-за границы, а также из
аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных
учреждений зарубежных стран, принимает экспедиция и передает в
Департамент международных связей.
Документы, требующие рассмотрения президентом Общества и
вице-президентами Общества, Департамент международных связей
направляет в отдел документационного обеспечения для их
регистрации и доклада руководству Общества в установленном
порядке.
Письма, адресованные должностным лицам Общества и
подразделений аппарата управления Общества с пометкой "Лично",
экспедиция или Департамент международных связей направляет
непосредственно адресатам (без вскрытия конверта).
10.2. Документы, затрагивающие специфические вопросы
международных связей в сфере железнодорожного транспорта,
требующие срочного рассмотрения, может докладывать президенту
(вице-президентам) Общества начальник (заместитель начальника)
Департамента международных связей до регистрации этих документов в
отделе документационного обеспечения (с последующей регистрацией
после доклада).
10.3. Пересылку иностранным железным дорогам и другим
организациям зарубежных стран технической литературы,
документации, правил и технических условий в рамках
научно-технического сотрудничества осуществляет Департамент
международных связей после оформления в установленном порядке
разрешений на вывоз этих материалов.
Пересылку бандеролей и посылок с такими материалами производят
с составлением списков по форме, утвержденной федеральным органом
исполнительной власти в области связи.
10.4. На пакетах с документами, отправляемыми в зарубежные
страны, адрес указывают обязательно на двух языках - русском и
языке страны назначения. В случае невозможности написать адрес на
языке страны назначения рекомендуется указывать его на французском
языке.
На пакетах проставляют только номера исходящих документов,
другие реквизиты не указывают.
10.5. Вся корреспонденция, направляемая Обществом за границу,
отправляется Департаментом международных связей через экспедицию
по реестру. Корреспонденция конвертуется исполнителем
(отправителем) и передается в Департамент международных связей в
незапечатанном виде с приложением реестра, составленного в 4
экземплярах.
При отправлении корреспонденции в виде пачек на реестрах
делают надпись: "Недозволенных вложений нет", которая
удостоверяется подписью ответственного лица Департамента
международных связей и заверяется печатью.

11. Контроль исполнения документов (поручений)

11.1. В аппарате управления Общества контролю подлежат все
зарегистрированные входящие, исходящие и внутренние документы,
требующие исполнения.
11.2. Контроль исполнения документов (поручений) включает:
постановку документа на контроль, предварительную проверку и
регулирование хода исполнения, снятие с контроля и направление
исполненного документа в дело;
учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения
документов;
информирование руководителей о состоянии дел с исполнением
поручений и выработку предложений по своевременному и
качественному исполнению документов.
11.3. Контроль исполнения документов и поручений в аппарате
управления Общества организует Департамент управления делами
совместно с руководителями соответствующих подразделений аппарата
управления Общества.
В целях повышения результативности контроля применяют
упреждающий контроль исполнения документа (поручения), который
осуществляют до истечения срока его исполнения в следующем
порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего года -не реже одного раза в
месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней
до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и их информация о ходе исполнения
документов фиксируются в РКФ.
11.4. По поручению президента (первых вице-президентов)
Общества подразделения аппарата управления Общества подготавливают
планы контроля исполнения поручений, содержащихся в документах,
имеющих особо важное значение для деятельности и развития Общества
(например, программы, решения правления по комплексным вопросам
развития ОАО "РЖД"), в которых предусматривают конкретные
мероприятия, поручения руководителям соответствующих подразделений
аппарата управления Общества, а также обособленных структурных
подразделений Общества (исполнители), сроки (этапы) их выполнения.
Указанные планы контроля утверждаются президентом Общества или
первым вице-президентом Общества. Контроль за выполнением
мероприятий и поручений, предусмотренных в планах осуществляет
отдел инспекции и контроля Департамента управления делами (далее -
отдел инспекции и контроля).
Упреждающий контроль выполнения указанных планов
осуществляется посредством проведения специальных проверок.
11.5. Отдел инспекции и контроля еженедельно составляет для
доклада президенту Общества сводку о ходе выполнения его
поручений.
11.6. Организация контроля исполнения документов
осуществляется на базе регистрационных данных и должна
обеспечивать их исполнение в установленные сроки.
Контрольная база данных АС "Документооборот" систематизируется
по срокам исполнения документов, исполнителям, по группам
документов, в частности, акты и поручения высших органов
государственной власти, федеральных органов исполнительной власти
и иных государственных органов, решения совета директоров и
правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний у президента
Общества.
11.7. Вице-президенты Общества регулярно, но не реже одного
раза в месяц, рассматривают положение дел с исполнительской
дисциплиной в подразделениях аппарата управления Общества,
находящихся в их ведении в соответствии с распределением
обязанностей, и принимают необходимые меры по устранению имеющихся
недостатков.
11.8. В Департаменте управления делами контроль исполнения
непосредственно осуществляют:
отдел инспекции и контроля - за исполнением поручений,
предусмотренных в решениях высших органов государственной власти,
федеральных органов исполнительной власти и иных государственных
органов, совета директоров (включая резолюции президента Общества
по исполнению этих решений), приказах Общества, а также в
распоряжениях и поручениях, подписанных президентом Общества, в
решениях правления и решениях,
принятых на совещаниях у президента Общества, планах контроля
исполнения поручений, содержащихся в документах, имеющих особо
важное значение для деятельности и развития Общества, утверждаемых
президентом (первыми вице-президентами) Общества; секретариат
(помощники) президента Общества - за исполнением
данных президентом Общества поручений по рассмотренным им
документам и резолюций с формулировками "внести предложения",
"доложить", "информировать", "подготовить проект документа", а
также поручений вице-президентов Общества, проекты которых
подготовлены помощниками президента Общества;
секретариаты (советники) вице-президентов Общества - за
исполнением поручений, предусмотренных в документах, подписанных
вице-президентами Общества, и поручений, данных ими по другим
документам (кроме поручений, контролируемых помощниками президента
Общества), которые также докладывают соответствующим
вице-президентам Общества о положении с выполнением поручений,
данных в их адрес;
отдел писем и приема граждан - за исполнением поручений по
обращениям граждан.
В случае неисполнения поручения в установленный срок начальник
(заместитель начальника) Департамента управления делами
запрашивает у руководителя подразделения аппарата управления
Общества - ответственного исполнителя письменное объяснение о
причинах неисполнения поручения в установленный срок и о
принимаемых мерах.
11.9. Начальник Департамента управления делами (заместитель
начальника Департамента управления делами, на которого возложены
вопросы контроля исполнения) периодически докладывает на
совещаниях у президента Общества о состоянии исполнительской
дисциплины и ходе выполнения поручений, содержащихся в решениях
высших органов государственной власти, федеральных органов
исполнительной власти и иных государственных органов, в решениях
совета директоров и правления, приказах и распоряжениях Общества,
о принимаемых мерах по улучшению дисциплины исполнения, а также
предложения по совершенствованию и повышению эффективности
контроля исполнения.
11.10. Руководитель подразделения аппарата управления Общества
устанавливает порядок осуществления контроля за своевременным и
качественным исполнением документов с учетом требований Инструкции
и персонально отвечает за состояние исполнительской дисциплины в
подразделении.
11.11. Исполнители документов обязаны сообщать по запросу
работника службы делопроизводства подразделения сведения о ходе
исполнения документа для внесения их в РКФ.
Служба делопроизводства подразделения еженедельно представляет
руководителю подразделения аппарата управления Общества информацию
о документах, сроки исполнения которых истекают и выполнение
поручений по ним задерживается, а также сводку о документах
(поручениях), срок исполнения которых истек, с указанием фамилий
исполнителей.
11.12. Руководители подразделений аппарата управления Общества
обязаны лично рассматривать положение с выполнением контролируемых
документов, заданий и поручений, незамедлительно принимать меры к
своевременному их выполнению, не реже одного раза в неделю
проводить оперативные совещания с обсуждением и анализом причин,
вызывающих задержки в подготовке документов.
Работу по контролю исполнения документов (поручений) в
подразделении аппарата управления Общества организует
непосредственно заместитель руководителя подразделения, на
которого возложена эта работа.
11.13. Контроль за ходом рассмотрения организациями-адресатами
направленных им из Общества документов осуществляют исполнители
этих документов.
11.14. Исполненный документ подлежит снятию с контроля.
Произведенная на документе отметка об исполнении и направлении его
в дело означает, что работа над документом завершена. Документ
снимает с контроля то должностное лицо, которое поставило его на
контроль.
Данные об исполнении документа заносят в базу данных АС
"Документооборот".
11.15. Контроль исполнения документов (поручений) осуществляют
с применением АС "Документооборот", что обеспечивает надлежащий
учет документов, находящихся на контроле.
В организации автоматизированного контроля исполнения
документов участвуют: отдел инспекции и контроля, секретариат
(помощники) президента Общества, секретариаты (советники)
вице-президентов Общества, отдел документационного обеспечения,
подразделения аппарата управления Общества - ответственные
исполнители. По их запросу осуществляется выдача необходимой
информации в реальном времени на ближайшую перспективу.
Руководитель секретариата (помощники) президента Общества,
руководители секретариатов (советники) вице-президентов Общества
определяют документы, которые подлежат контролю в АС
"Документооборот".
Отдел документационного обеспечения и отдел инспекции и
контроля обеспечивают ввод ежедневно в АС "Документооборот"
информации о поставленных на контроль документах (поручениях),
изменении сроков исполнения или исполнителей, об исполнении и
снятии документа (поручения) с контроля.

12. Машинописные и копировально-множительные работы
Машинописные работы

12.1. Документы Общества печатают в бюро оформления документов
отдела документационного обеспечения, секретариатах
вице-президентов Общества и в подразделениях аппарата управления
Общества.
В помещение бюро оформления документов, где производят
машинописные работы, посторонние лица не допускаются. Печатание
документов под диктовку производят с разрешения начальника
(заместителя начальника) Департамента управления делами.
12.2. Подготовленные к печатанию рукописные материалы должны
быть написаны разборчиво черными, фиолетовыми или синими чернилами
(пастами) на одной стороне листа.
При подготовке материалов для печатания особое внимание
следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий,
специальных терминов, названий населенных пунктов (географических
названий).
Не принимают для печатания материалы, написанные небрежно,
трудно читаемые, а также с исправлениями карандашом.
Документы печатают с соблюдением стандартных требований к
машинописному оформлению документов, аккуратно, без помарок.
Проверку и считку отпечатанного материала производит исполнитель
документа. Материалы, напечатанные с ошибками и другими дефектами,
возвращают для исправления.
12.3. Для подготовки документов могут применять
автоматизированные технологии. При этом создают базы данных
корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых
заготовок, машинные редакторские программы и т.п., порядок
разработки, эксплуатации и пользования которыми определяется
стандартами в области автоматизированных технологий.
12.4. При подготовке текстовых документов Общества применяют
редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием
шрифтов Times New Roman размером N 14 - 16 (для оформления
табличных материалов допускается использование шрифтов размером N
10-12). Для оформления заголовков допускается использование шрифта
Arial N 12 - 18.
При изготовлении бланков (форм) документов используют шрифты
корпоративного стиля EuropeExt08.
12.5. При печатании документов применяют листы бумаги
стандартного формата А4 (210 х 297 мм). Если текст документа
содержит не более 7 строк, то допускается применение листов бумаги
стандартного формата А5 (148 х 210 мм).
Документы печатают, как правило, на одной стороне листа.
Лист документа, оформленный как на бланке, так и без него
должен иметь поля: левое - не менее 25 мм, правое - 15 - 20 мм,
верхнее и нижнее - не менее 20 мм.
При печатании документа на оборотной стороне листа размер
левого поля должен быть 15-20 мм, правого - не менее 25 мм.
Текст документа должен печататься, как правило, шрифтом Times
New Roman размером N 14 через 1,5 межстрочных интервала (18 пт).
Допускается печатание через один межстрочный интервал (12 пт)
текстов документов при формате листа А5. Первую строку каждого
абзаца текста печатают, отступив 1,25 см (5 знаков для машинного
печатания) от левой границы текстового поля.
В тексте документа фамилия и инициалы должны быть напечатаны
на одной строке. Одновременно нажимая клавиши shift, Ctrl, пробел
при печатании инициалов после фамилии, образуют один неразрывный
пробел, что позволяет печатать фамилию и инициалы на одной строке,
с одинаковым расстоянием между фамилией и инициалами в тексте
документа.
Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским
способом, выступлений, докладов, а также подлежащих
дополнительному редактированию, печатают через 2 межстрочных
интервала (24 пт).
Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких
строк, печатают через один межстрочный интервал (12 пт). При этом
составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения
документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования
документа" следует отделять друг от друга 1,5 межстрочными
интервалами (18 пт).
Реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
Расшифровку личной подписи в реквизите "Подпись" печатают без
скобок на уровне последней строки наименования должности и
выравнивают по правой границе текстового поля. Инициалы печатают
перед фамилией. Пробелы между инициалами, а также между инициалами
и фамилией не делают. При наличии нескольких подписей,
располагаемых одна под другой, наименование должностей и
расшифровку подписей разделяют 2-4 межстрочными интервалами (24-48
пт).
Прописными буквами печатают:
название вида документа (ПРИКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ,
ПОРУЧЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА и т.д.);
слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ (при согласовании, утверждении
документов); КОПИЯ, ВЫПИСКА;
сокращенные наименования федеральных органов власти,
учреждений, организаций, состоящие из начальных букв слов,
входящих в их названия (МИД, МВД, ВНИИЖТ, ГВЦ).
12.6. При печатании документов с помощью компьютерной техники
используют стандартные положения табулятора, приведенные в
приложении N 25.
От нулевого положения табулятора печатают следующие реквизиты:
"Наименование организации", "Наименование структурного
подразделения", "Справочные данные об организации" (почтовый и
телеграфный адрес, индекс предприятия связи, номер телетайпа
(абонентского телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в
банке), "Дата документа", "Регистрационный номер документа",
"Ссылка на регистрационный номер и дату документа", "Заголовок к
тексту", "Текст документа" (без абзацев), наименование должности в
реквизитах "Подпись", "Гриф согласования документа", "Отметка об
исполнителе",заверительную надпись "Верно", дату при заверении
копий.
При наличии нескольких грифов согласования их располагают один
под другим. Первый ряд печатают от 0-го положения табулятора,
второй - от 8-го.
От 1-го положения табулятора печатают начало абзацев в тексте,
реквизит "Отметка о наличии приложения" (в письме).
От 8-го положения табулятора печатают реквизиты: "Адресат",
"Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа" (если
более одного согласовывающего).
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в
самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к
его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатают от 0-го
положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один
межстрочный интервал.
Начало строк многострочных реквизитов должно быть выравнено по
вертикальной линии.

Копировально-множительные работы
12.7. Размножение документов Общества производится на
копировально-множительных аппаратах Административно-хозяйственного
управления, находящихся в оперативном ведении Департамента
управления делами, с разрешения начальника (заместителя
начальника) отдела документационного обеспечения. *

------------------------------
* Для размножения документов могут использоваться
копировальные аппараты, установленные в подразделениях аппарата
управления Общества.

Заказ на размножение документа подписывает руководитель
(заместитель руководителя) подразделения аппарата управления
Общества - исполнителя данного документа (приложение N 26) и тираж
документа должен соответствовать действительной потребности.
Ответственность за целесообразность размножения документа и
использование размноженных экземпляров несет руководитель
подразделения аппарата управления Общества, подписавший заказ.
Подписанные нормативные документы Общества размножаются в
количестве согласно указателю рассылки, образец которого приведен
в приложении N 27.
12.8. Способ размножения материала в зависимости от вида
документа, его срочности и тиража определяет начальник
(заместитель начальника) отдела документационного обеспечения.
К размножению на копировально-множительных аппаратах принимают
документы, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции.
12.9. Подлинники документов, подписанные президентом Общества
или вице-президентами Общества и зарегистрированные в отделе
документационного обеспечения, после размножения возвращают в этот
отдел, а подлинники других документов - заказчикам
копировально-множительных работ.
12.10. Издание типографским способом нормативных документов
Общества, зарегистрированных в отделе документационного
обеспечения, производят с копий этих документов по заявкам
руководителей подразделений аппарата управления Общества -
исполнителей, согласованным с Департаментом управления делами.
Подразделение аппарата управления Общества, подготовившее
документ, должно осуществить сверку корректуры издания
типографским способом с подлинником документа.

13. Составление номенклатур дел

13.1. Документы после их исполнения группируют в дела. Дело -
документ или совокупность документов, относящихся к определенному
вопросу деятельности Общества, помещенные в отдельную обложку.
Номенклатура дел представляет собой оформленный в
установленном порядке систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел с указанием сроков их хранения.
В целях обеспечения единого подхода к учету, систематизации и
описанию дел, быстрого поиска документов, определения сроков их
хранения составляют в каждом подразделении аппарата управления
Общества номенклатуру дел подразделения и на их основе - сводную
номенклатуру дел аппарата управления Общества.
13.2. Номенклатура дел подразделения аппарата управления
Общества ежегодно составляется на предстоящий год по установленной
форме службой делопроизводства подразделения с участием членов
экспертной комиссии этого подразделения (далее - ЭК) и с
привлечением квалифицированных специалистов и представляется на
согласование в отдел методологии делопроизводства и архивов
Департамента управления делами (далее - отдел архивов) не позднее
1 декабря текущего года. Руководитель этого подразделения
подписывает два экземпляра согласованной номенклатуры дел, из
которых один экземпляр представляет в Департамент управления
делами.
Номенклатуру дел вводят в действие с 1 января следующего
календарного года.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
уставом ОАО "РЖД", положениями о подразделениях аппарата
управления Общества и их отделах, планами работы и отчетами,
штатными расписаниями, перечнем типовых документов Росархива,
перечнем документов Общества, номенклатурами дел за предшествующие
годы, описями дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
хранения, справочными картотеками.
Номенклатура дел вновь созданного подразделения аппарата
управления Общества, разрабатываемая этим подразделением, в
месячный срок должна быть представлена в Департамент управления
делами.
13.3. Сводная номенклатура дел аппарата управления Общества
составляется Департаментом управления делами и подписывается
начальником этого департамента.
Сводная номенклатура дел Общества утверждается президентом
Общества или лицом, осуществляющим его полномочия, после
согласования с центральной экспертной комиссией Общества (далее -
ЦЭК).
Сводную номенклатуру дел Общества печатают в трех экземплярах:
первый (утвержденный) экземпляр является документом постоянного
хранения и включается в номенклатуру дел Департамента управления
делами; второй - используется в Департаменте управления делами в
качестве рабочего документа; третий - хранится в отделе архивов.
Сводную номенклатуру дел аппарата управления Общества в конце
каждого года уточняют, утверждают и вводят в действие с 1 января
следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел аппарата управления Общества не реже
одного раза в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной
комиссией архивного учреждения (далее - ЭПК).
В сводной номенклатуре дел разделы располагают в соответствии
с утвержденной структурой аппарата управления Общества, названиями
разделов являются наименования подразделений аппарата управления
Общества. В сводную номенклатуру дел включают заголовки дел,
отражающие все виды деятельности Общества.
13.4. Номенклатуру дел оформляют по установленной форме
(номенклатура дел подразделения аппарата управления Общества -
приложение N 28, сводная номенклатура Общества - приложение N 29)
и заполняют в следующем порядке:
В графе 1 проставляют индексы каждого дела, которые состоят из
буквенного обозначения отдела и порядкового номера дела в пределах
отдела. Например, индекс дела по номенклатуре дел - ЦТт-5, где ЦТ
- условное наименование Департамента локомотивного хозяйства, т -
условное наименование технического отдела, 5 - порядковый номер
дела в пределах технического отдела Департамента. В подразделениях
аппарата управления Общества, не имеющих отделов, индекс дела
состоит из обозначения подразделения и порядкового номера дела.
В графе 2 проставляют заголовки дел (томов, частей). Заголовки
дел должны в обобщенной форме четко отражать основное содержание и
состав документов, быть краткими и конкретными.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела (переписка, документы к
заседаниям совета директоров, правления, документы к совещаниям у
президента Общества и другие) или вида документов (приказы,
протоколы, акты и другие); наименование Общества или подразделения
аппарата управления Общества - автора документа; наименование
организации, которой будут адресованы или от которой будут
получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое
содержание документов дела; название местности (территории), с
которой связано содержание документов дела; дата (период), к
которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но
не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указывают основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле. Например: "Документы о проведении
тематических выставок железнодорожного транспорта (доклады, планы,
списки, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последних не указывают, а указывают их общее
видовое название. Например: "Переписка с филиалами ОАО "РЖД" о
подготовке и передаче научно-технической документации на архивное
хранение".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляют, например: "Переписка
об организации семинаров и совещаний по вопросам реформирования
железнодорожного транспорта".
В заголовке дела указывают конкретного корреспондента, если
переписка ведется только с ним, например: "Переписка с
Всероссийским научно-исследовательским институтом железнодорожного
транспорта (ВНИИЖТ) по вопросам научно-методической работы".
При обозначении в заголовках дел
административно-территориальных образований необходимо исходить из
следующего: если содержание дела касается нескольких однородных
административно-территориальных образований, в заголовке дела не
указывают их конкретные названия, а указывают их общее видовое
название. Например: "Переписка с главами исполнительной власти
субъектов Российской Федерации о развитии пригородных пассажирских
железнодорожных перевозок".
Если содержание дела касается одного
административно-территориального образования (населенного пункта),
его название указывают в заголовке дела. Например: "Переписка с
администрацией Орловской области об обеспечении перевозок
продукции агропромышленного комплекса области".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную
документацию, указывают период (квартал, год), на (за) который
составлены планы (отчеты).
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то
составляют общий заголовок дела, а затем, при необходимости,
составляют заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
документов дела. Заголовки могут уточняться в процессе
формирования и оформления дел.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок типа "Разные материалы", "Снабжение", "Справочные
материалы", "Дело для документов служебного пользования" и т.д., а
также вводных слов и сложных оборотов.
В графе 3, которую заполняют по окончании календарного года,
проставляют количество дел (томов, частей).
В графе 4 указывают сроки хранения дел и номера статей в
соответствии с перечнем типовых документов Росархива и перечнем
документов Общества.
В графе 5 проставляют отметки о заведении дел, передаче их в
архив Общества, о переходящих делах, выделении дел к уничтожению,
о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в
другое подразделение аппарата управления Общества или другую
организацию.
13.5. Номенклатура дел подразделения аппарата управления
Общества состоит из разделов. Разделами номенклатуры являются
наименования отделов и располагают их в соответствии с
утвержденной структурой подразделения. В качестве первого раздела
номенклатуры рекомендуется указывать службу делопроизводства.
В пределах каждого раздела номенклатуры дел порядок
расположения заголовков определяется степенью важности документов,
составляющих дела (приказы, распоряжения, поручения, протоколы,
планы, отчеты, переписка). Дела с однородными наименованиями дел
располагают по срокам хранения, по алфавиту корреспондентов или
географических названий.
В номенклатуру дел подразделения аппарата управления Общества
должны быть включены все документы, создаваемые или получаемые
подразделением в течение года, поступившие из другого
подразделения не законченные делопроизводством дела для их
продолжения. В номенклатуру дел не включают печатные издания,
брошюры, справочники и другие аналогичные документы.
Если в течение года в Обществе возникают новые виды
деятельности (участки работы), то формируют соответствующие дела и
вносят дополнения в номенклатуру. В каждом разделе номенклатуры
дел оставляют резервные места для номеров вновь заводимых дел.
13.6. В случае изменения структуры и функций подразделения
аппарата управления Общества номенклатура дел этого подразделения
на последующий год подлежит пересоставлению, новому согласованию и
подписанию. Если изменений не произошло, номенклатуру дел
уточняют, перепечатывают, подписывают и вводят в действие с 1
января следующего года.
В каждый отдел подразделения аппарата управления Общества
направляют выписку из номенклатуры дел этого подразделения.
13.7. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел
подразделения аппарата управления Общества производят итоговую
запись о количестве заведенных дел (томов) постоянного,
долговременного (свыше 10 лет) и временного хранения, а также
переходящих на следующий год дел.
Служба делопроизводства подразделения заверяет итоговую запись
и письменно сообщает ее данные в отдел архивов.
13.8. Номенклатуры дел вводят в ЭВМ, хранят в памяти для
упрощения ее ведения, корректировки и, при необходимости,
переработки.
Технология автоматизированного составления номенклатуры дел не
отличается по существу от традиционной.

14. Формирование дел

14.1. Формирование дел - это группировка исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и
систематизация их внутри дел.
Дела формируют в подразделениях аппарата управления Общества.
Формирование дел осуществляет служба делопроизводства
подразделения. Формирование отдельных дел допускается в отделах
подразделения в случаях, вызванных спецификой деятельности таких
отделов. В этих случаях назначают конкретных должностных лиц,
ответственных за формирование дел.
Формирование дел осуществляют под методическим руководством и
контролем отдела архивов.
14.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
правила:
помещать в дело только исполненные и правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
группировать в дела раздельно документы постоянного и
временных сроков хранения;
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, и
материалы, не относящиеся к этому делу, черновики, лишние
экземпляры;
по объему дело (том) не должно превышать 250 листов (30-40 мм
толщины);
при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и
заголовок дела проставляют на каждом томе с указанием номеров
томов, например "т .1", "т. 2".
В процессе группировки документов в дело проверяют
правильность оформления документов в соответствии с заголовками
дел по номенклатуре, наличие подписи, даты, индекса, отметки об
исполнителе, заверительной подписи, отметки "В дело...".
Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращают
исполнителям на доработку.
Приложения к основному документу, независимо от даты их
составления, формируют вместе с документом, к которому они
относятся. Приложения большого объема группируют в отдельный том
дела.
14.3. Документы внутри дела располагают в хронологической
последовательности. Наиболее ранние документы располагают в начале
дела. Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо
от того, кто его подготовил и отправлял. Документ-ответ
располагают после документа-запроса.
Если документ-ответ готовится подразделением аппарата
управления Общества, а отправляется через отдел документационного
обеспечения за подписью президента (вице-президента) Общества, то
запрос и ответ должны быть в этом отделе.
Документы, поступившие в отдел документационного обеспечения,
но исполненные и отправленные подразделением аппарата управления
Общества, формируются (запрос и ответ) в делах подразделения
(кроме документов со штампом "Подлежит возврату").
14.4. В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида
документов формируют официально поступившие копии федеральных
законов, актов Президента Российской Федерации и актов
Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов
заседаний Правительства Российской Федерации.
Все документы отчетного и информационного характера по
исполнению акта Президента Российской Федерации или акта
Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле,
подшивают в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не
заводилось, то отчетные документы подшивают в отдельное дело за
текущий год.
Документы совета директоров и правления группируют раздельно в
дела: решения совета директоров, решения правления; документы к
заседаниям совета директоров и документы к заседаниям правления.
14.5. Распорядительные документы Общества (приказы,
распоряжения), протоколы, положения, правила, инструкции и т.п.
группируют в дела по видам документов; внутри дел - по хронологии
и по номерам, с относящимися к ним приложениями. Положения,
правила, инструкции, утвержденные распорядительными документами,
группируют вместе с этими документами.
Материалы, связанные с подготовкой указанных документов,
формируют в отдельные дела, внутри дела систематизируют по номерам
документов.
14.6. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от
приказов по личному составу. Документы в личных делах располагают
по мере их поступления в хронологической последовательности.
14.7. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные
списки и другие аналогичные документы должны храниться в делах
того года, к которому они относятся по своему содержанию,
независимо от времени составления и даты поступления. Например,
отчет за 2003 год, составленный в 2004 году, необходимо поместить
в дело за 2003 год; план на 2004 год, составленный в 2003 году,
необходимо поместить в дело за 2004 год.
Проекты планов, отчетов, смет и других документов группируют в
дела отдельно от утвержденных документов.
14.8. В дело с перепиской помещают все документы, возникшие в
ходе решения вопроса, в хронологическом порядке. Сначала подшивают
инициативный документ, а затем другие документы, относящиеся к
данному вопросу. При возобновлении переписки по определенному
вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включают в дело
текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год.

15. Экспертиза ценности документов

15.1. Экспертиза ценности документов - это определение на
основе принятых критериев их хозяйственного,
социально-культурного, исторического и иного значения в целях
определения сроков хранения документов и проведения отбора
документов на государственное хранение.
Экспертизу ценности документов на стадии делопроизводства
проводят при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования
дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при
подготовке дел к передаче в архив Общества.
15.2. Для организации и проведения работы по экспертизе
ценности документов, отбору на хранение и уничтожение документов в
аппарате управления Общества постоянно действуют ЦЭК, состав
которой утверждает президент Общества, и ЭК, состав которых
утверждают руководители подразделений аппарата управления
Общества.
Функции, права и организация работы ЦЭК определяются
положением, которое утверждает президент Общества. Функции, права
и организация работы ЭК устанавливаются руководителями
подразделений аппарата управления Общества в соответствии с
типовым положением об экспертной комиссии, утверждаемым
президентом (первым вице-президентом) Общества.
ЦЭК и ЭК в своей работе руководствуются Положением об Архивном
фонде Российской Федерации, перечнем типовых документов Росархива
и перечнем документов Общества, другими нормативно-методическими
документами Росархива.
ЦЭК и отдел архивов осуществляют координацию работы ЭК и
контроль за их деятельностью.
15.3. Экспертиза ценности документов постоянного и
долговременного (свыше 10 лет) хранения осуществляется ежегодно в
подразделениях аппарата управления Общества непосредственно
лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК
и ЦЭК под методическим руководством отдела архивов.
15.4. При проведении экспертизы ценности документов в
подразделениях аппарата управления Общества осуществляют: отбор
документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения
для передачи в архив; отбор документов с временными сроками
хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих
дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел
за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов на постоянное, долговременное (свыше 10 лет),
временное хранение и к уничтожению проводят на основании перечня
типовых документов Росархива, перечня документов Общества и
номенклатуры дел на соответствующий год, с проверкой фактического
содержания документов в делах путем полистного просмотра дел. Не
допускается отбор дел на хранение и уничтожение только на
основании заголовков на обложках дел без проверки имеющихся в них
документов.
На постоянное хранение отбирают подлинники документов. В
случае их отсутствия на хранение должны отбираться заверенные
копии, при этом должны быть приняты меры к розыску подлинников
документов. Дела с отметкой "ЭПК" также подвергают полистному
просмотру для определения и выделения из их состава документов,
подлежащих постоянному хранению.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности
документов принимает ЦЭК.
15.5. По результатам экспертизы ценности документов в
подразделении аппарата управления Общества составляют описи дел
постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению (приложение N 30).
Отбор документов к уничтожению и составление указанных актов
производят после составления описей дел постоянного хранения и дел
по личному составу подразделения аппарата управления Общества за
соответствующий период. Акты о выделении к уничтожению документов
(дел) согласовывают с отделом архивов и представляют на
рассмотрение ЭК. На заседании ЭК данные описи и акты рассматривают
одновременно.
Согласованные ЭК акты о выделении к уничтожению документов
утверждаются руководителями подразделений аппарата управления
Общества только после утверждения ЭПК архивного учреждения сводных
описей дел постоянного хранения за этот же период; после этого
разрешается в соответствии с установленным порядком уничтожить
дела, включенные в данные акты.
Акты о выделении к уничтожению документов Департамента
управления делами согласовываются ЦЭК и после этого в
установленном порядке утверждаются начальником этого департамента.
Документы включают в акт о выделении их к уничтожению, если
предусмотренный для них срок истек к 1 января текущего года.
Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные
делопроизводством в 2003 году, могут быть уничтожены с 1 января
2007 г., с 5-летним сроком хранения - с 1 января 2009 г.
15.6. Акты о выделении к уничтожению документов составляют,
как правило, на дела всего подразделения аппарата управления
Общества. Наименования отделов подразделения указывают перед
группой заголовков дел, относящихся к этим отделам.
15.7. Документы, утвержденные к уничтожению, упаковываются в
связки и сдаются подразделениями аппарата управления Общества в
Административно-хозяйственное управление для вывоза и сдачи на
переработку по приемно-сдаточной накладной.
15.8. Лица, виновные в хищении, порче или незаконном
уничтожении документов, привлекаются к ответственности в
соответствии с законодательством Российской Федерации.

16. Оформление дел

16.1. Оформление дела включает комплекс работ по подготовке
его к хранению: описание дела на обложке, брошюровка, нумерация
листов и составление заверительной надписи. Дела подлежат
оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дел производится работниками Департамента
управления делами и служб делопроизводства подразделений аппарата
управления Общества. Работник, ответственный за формирование дел в
текущем делопроизводстве, обязан подшить все исполненные документы
в соответствующие дела по номенклатуре.
16.2. В зависимости от сроков хранения проводят полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по
личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов
обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела; составление в необходимых
случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет
дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
хранения должны быть подобраны в хронологическом порядке (более
ранние документы располагают в начале дела, более поздние - в
конце дела) и подшиты в три-четыре прокола в твердую обложку или
переплетены. Металлические скрепки из дел удаляют. Листы в деле,
кроме листов с заверительной надписью и внутренней описи, должны
быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в
правом верхнем углу. Листы дела, разделенного на тома, нумеруют по
каждому тому отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и
специфические документы, представляющие самостоятельные листы в
деле, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруют: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляют заверительную
надпись, которую располагают в конце дела. Заверительную надпись
составляют в деле на отдельном листе - заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывают количество
листов в данном деле, особенности отдельных документов, например
чертеж, фотография, рисунок.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Количество листов в деле проставляют на обложке дела в
соответствии с заверительной надписью.
16.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно)
оформляют упрощенно: они могут храниться в скоросшивателях, листы
в этих делах не нумеруют, уточнение обозначений на обложках не
производят, описи на дела не составляют, учет ведут по
номенклатуре дел, заверительные надписи не составляют.
16.4. Для учета документов определенных категорий постоянного
и долговременного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (например, особо ценные документы,
личные дела), составляют внутреннюю опись документов дела
(приложение N 31).
Внутреннюю опись документов дела составляют также на дела
постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Внутреннюю опись помещают в начале дела и включают индексы
документов, краткое содержание, даты и номера листов в деле, на
которых расположен каждый документ. Листы внутренней описи
нумеруют отдельно, их количество в заверительной надписи
обозначают после общего количества листов дела через знак +
(плюс). К внутренней описи составляют итоговую запись, в которой
указывают количество включенных в нее документов и количество
листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем
внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к
внутренней стороне лицевой обложки дела.
Необходимость составления внутренней описи документов дела
определяется отделом архивов.
16.5. Обложку дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляют по установленной форме
(приложение N 32).
На обложках дел указывают реквизиты:
наименование Общества, которое указывают полностью в
именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного
наименования, приводимого в скобках после полного наименования;
наименование подразделения аппарата управления Общества на
момент заведения дела в соответствии с утвержденной структурой;
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела по сводной номенклатуре дел Общества;
номер дела (тома, если дело состоит из нескольких томов);
даты начала и окончания дела (датой начала дела считается дата
самого раннего документа, помещенного в деле, а датой окончания -
дата самого позднего документа), при этом учитывают даты
регистрации входящего и исходящего документов, дату
соответствующего акта Общества или Правительства Российской
Федерации. Даты оформляют словесно-цифровым способом. При
обозначении начальной и конечной дат дела не учитывают даты
резолюций, списания документов в дело;
количество листов в деле согласно заверительной надписи
(указывают после окончания дела), кроме дел временного хранения,
документы в которых не нумеруют;
срок хранения дела. Этот реквизит переносят на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком
хранения, указанным в перечне типовых документов Росархива или в
перечне документов Общества. На делах постоянного хранения пишут:
"Хранить постоянно";
архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела), который на
обложках дел постоянного хранения проставляют в отделе архивов
чернилами только после включения этих дел в годовые разделы
сводных описей.
На обложках дел постоянного хранения предусматривают место для
кода отдела архивов по Общероссийскому классификатору предприятий
и организаций (ОКПО).
16.6. По окончании календарного года в оформление обложек дел
постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, заведенных
по номенклатуре дел подразделения аппарата управления Общества,
вносят необходимые уточнения:
если наименование подразделения (отдела) изменилось или дело
передано для окончания в другое подразделение (отдел), на обложке
вписывают новое наименование этого подразделения (отдела);
в заголовках дел, содержащих распорядительные документы
(приказы, распоряжения), указывают номера и копийность этих
документов;
если переписка, сформирована в дело из нескольких томов, в
заголовке каждого тома указывают корреспондента, название
местности (территории), каждый том датируют (число, месяц, год
начала и окончания тома);
если в деле имеются документы за более ранние годы чем год
образования дела, то на его обложке под датой делают оговорку:
"Имеются документы за ... годы";
из заверительной надписи на обложку дела выносят количество
листов в деле;
при внесении дел в опись на обложке дела проставляют номер
дела по описи и по согласованию с отделом архивов - номер описи и
фонда.
Надписи на обложках дел следует производить четко,
светостойкими чернилами или тушью.
16.7. Дела подразделения аппарата управления Общества с
момента их заведения до сдачи в архив Общества хранят в этом
подразделении (в помещениях служб делопроизводства или в другом
специально отведенном закрывающемся помещении). Дела устанавливают
корешками наружу и помещают в закрывающихся шкафах, предохраняющих
документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих
их полную сохранность.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела
располагают в соответствии с номенклатурой дел подразделения
Общества, которую помещают на внутренней стороне дверцы шкафа.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
хранения хранят по месту их формирования в течение трех лет, а
затем сдают в архив Общества.
16.8. Подразделения аппарата управления Общества могут
выдавать дела (документы) во временное пользование работнику этого
подразделения на срок, как правило, не более одного месяца. На
выданные дела (документы) заполняют карточки-заместители, в
которых указывают отдел и подразделение, номер дела (документа),
дата его выдачи, лицо, которому выдано, расписка в получении, дата
возвращения и расписка о приеме дела (документа).
Копии документов, хранящихся в Департаменте управления делами,
могут быть выданы работникам подразделений аппарата управления
Общества во временное пользование только с разрешения начальника
этого департамента по письменному обращению руководителя
подразделения.
16.9. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел
постоянного хранения, находящихся в текущем делопроизводстве в
подразделениях аппарата управления Общества и архиве Общества, как
правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по
требованию судебных и следственных органов) изъятие и выдачу
документов производят с разрешения президента Общества или лица,
осуществляющего его полномочия, с обязательным оставлением в деле
заверенной копии изъятого документа и акта о причинах изъятия.
16.10. Отдел архивов контролирует обеспечение сохранности и
порядок использования документов постоянного и долговременного
(свыше 10 лет) хранения до приема их в архив Общества.

17. Составление описей дел постоянного и долговременного
(свыше 10 лет) хранения

17.1. По окончании календарного года проводят отбор документов
постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, которые
подлежат включению в описи.
Опись состоит из годовых разделов и представляет собой
систематизированный перечень заголовков и других необходимых
сведений о составе и содержании дел (приложение N 33).
Опись должна иметь заглавный лист (приложение N 34),
оглавление, список сокращенных слов, предисловие.
17.2. Описи составляют в трех экземплярах отдельно на дела
постоянного хранения, дела долговременного (свыше 10 лет)
хранения, а также на дела по личному составу. Описи не составляют
на дела временного (до 10 лет) хранения.
В каждом подразделении аппарата управления Общества описи на
дела постоянного хранения составляет ежегодно лицо, ответственное
за ведение делопроизводства, под методическим руководством отдела
архивов. По этим описям документы сдают в отдел архивов. Описи дел
подразделений представляют в отдел архивов через один год после
завершения дел в делопроизводстве.
Описи дел, подготовленные подразделениями аппарата управления
Общества, служат основой для подготовки сводной описи дел
Общества.
17.3. Заголовки дел в описях систематизируют в соответствии с
номенклатурой, дела отделов вносят в опись согласно существующей
структуры подразделения аппарата управления Общества. Внутри
каждого отдела дела систематизируют по степени важности.
В описи дел службы делопроизводства подразделения аппарата
управления Общества располагают в начале описи, общественных
организаций - в конце описи.
Документы по личному составу систематизируют в описи по видам
документов, алфавиту, хронологии.
Переходящие дела вносят в опись того года, в котором они были
начаты. В этом случае в конце годовых разделов описей каждого
следующего года, в течение которого дело продолжалось
делопроизводством, необходимо указывать: "Документы по данному
году см. также в разделе за ...год N...".
В опись вносится наименование дела полностью без сокращений и
изменений. Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный
порядковый номер. Опись дел постоянного хранения подразделения
аппарата управления Общества ведут с единой в течение нескольких
лет нумерацией и заканчивают по согласованию с отделом архивов.
17.4. Годовой раздел описи на дела постоянного хранения
подразделения аппарата управления Общества составляют в трех
экземплярах. Опись после согласования с отделом архивов, ЭК, ЦЭК
утверждает руководитель данного подразделения.
Годовые разделы описей дел постоянного хранения подразделений
аппарата управления Общества, согласованные с ЦЭК, после передачи
дел в архив Общества объединяют в годовой раздел сводной описи дел
постоянного хранения Общества (приложение N 35).
Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
составляют в четырех экземплярах, согласовывают с ЦЭК и направляют
на утверждение ЭПК архивного учреждения, после чего утверждается
руководством Общества.
17.5. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу
(приложение N 36) составляют в трех экземплярах, согласовывают с
ЦЭК, ЭПК архивного учреждения, затем утверждается руководством
Общества. Сводные описи на дела долговременного хранения (за
исключением дел по личному составу) не согласовывают с ЭПК
архивного учреждения.
17.6. Описи на дела долговременного хранения (свыше 10 лет) и
по личному составу составляют в трех экземплярах, оформляют
аналогично описям на дела постоянного хранения.
17.7. Дела временного хранения учитывают согласно номенклатуре
дел и хранят в подразделениях аппарата управления Общества.

18. Передача документов в архив

18.1. В архив Общества передают дела с исполненными
документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и
по личному составу. Их передачу производят только по описям дел.
Дела с исполненными документами постоянного и долговременного
(свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу,
передают в архив Общества не позже чем через 3 года после
завершения их делопроизводством.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, как
правило, не подлежат передаче в архив Общества. Они хранятся в
подразделениях аппарата управления Общества и по истечении
установленных сроков хранения подлежат уничтожению.
18.2. Передачу дел из подразделений аппарата управления
Общества в архив Общества производят один раз в году за весь
календарный год по графику, составленному отделом архивов,
согласованному с руководителями подразделений и утвержденному
начальником Департамента управления делами.
Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для
текущей работы, то отдел архивов оформляет выдачу этих дел во
временное пользование и контролирует их состояние и хранение.
18.3. В период подготовки подразделением аппарата управления
Общества дел к передаче в архив Общества предварительно отдел
архивов проверяет правильность их формирования, оформления и
соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,
заведенных в соответствии с номенклатурой дел Общества. Все
выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел
это подразделение обязано устранить.
18.4. Прием каждого дела производит работник отдела архивов в
присутствии работника службы делопроизводства подразделения
аппарата управления Общества. При этом на всех экземплярах описи
против каждого дела, включенного в нее, делают отметку о наличии
дела. В конце каждого экземпляра описи указывают цифрами и
прописью количество фактически принятых дел, дату приема -
передачи дел, а также подписи работника отдела архивов и работника
службы делопроизводства подразделения, передавшего дела. Один
экземпляр описи возвращают этому подразделению.
Вместе с делами в архив Общества передают базы данных
регистрационно-контрольных форм в электронном виде, содержащие
информацию о регистрации передаваемых документов. Заголовок базы
данных включают в опись.
Передачу подразделением аппарата управления Общества дел в
архив Общества оформляют соответствующим актом приема-передачи,
который подписывают работник службы делопроизводства подразделения
аппарата управления Общества, передавший дела, и работник отдела
архивов, принявший дела.
18.5. В случае упразднения или реорганизации подразделения
аппарата управления Общества и при отсутствии его правопреемника
лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного
подразделения, в период проведения мероприятий по упразднению или
реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, составляет
на них описи, оформляет дела и передает их в архив Общества
независимо от сроков хранения. Передачу дел осуществляют по описям
дел и номенклатуре дел упраздняемого или реорганизуемого
подразделения аппарата управления Общества.

19. Изготовление и использование печатей и штампов

19.1. Заказы на изготовление печатей, необходимых для
документационного обеспечения деятельности аппарата управления
Общества, производят по разрешению начальника Департамента
управления делами.
19.2. Фирменная печать Общества (печать юридического лица) -
это круглая печать, содержащая полное фирменное наименование
Общества на русском языке, сокращенное фирменное наименование
Общества на русском и английском языках и указание на место его
нахождения, а также его логотип и некоторые другие реквизиты.
Простая круглая печать содержит наименование Общества и
подразделения аппарата управления Общества без изображения
логотипа ОАО "РЖД".
Примерный перечень документов, подписи на которых заверяют
фирменной и простой печатями, приведен в приложении N 37.
19.3. Необходимость изготовления штампов с факсимильным
воспроизведением подписи президента Общества и вице-президентов
Общества и установление лиц, ответственных за использование этих
штампов, определяют президент Общества и вице-президенты Общества
соответственно.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента
Общества и вице-президентов Общества при необходимости разрешается
использовать на копиях подписанных ими в установленном порядке
документов.
Использование указанных штампов при оформлении подлинников
документов запрещается.

Приложение N 1
(к п. 1.4 Инструкции)

Требования к оформлению реквизитов документов

Оформление реквизитов документов в процессе их подготовки
производят в соответствии с изложенными в настоящем приложении
требованиями*.

------------------------------
* В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и
оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 -
Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта
Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06
- идентификационный номер налогоплательщика / код причины
постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 -
наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 -
регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный
номер и дату документа: 14 - место составления или издания
документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 -
резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 -
текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования
документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27
- отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и
направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в
организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа.

1. Государственный герб Российской Федерации
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках
документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О
Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.
5021).
ОАО "РЖД" и обособленные структурные подразделения Общества не
вправе помещать на своих бланках изображение Государственного
герба Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках
документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской
Федерации.
ОАО "РЖД" и обособленные структурные подразделения Общества на
своих бланках не помещают герб субъекта Российской Федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак
Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках
организаций в соответствии с их уставом (положением).
Уставом ОАО "РЖД", утвержденным постановлением Правительства
Российской Федерации от 18 сентября 2003 г. N 585, предусмотрено,
что Общество вправе иметь собственную эмблему и другие средства
визуальной идентификации.
На бланках Общества, филиалов, представительств и иных
обособленных структурных подразделений Общества используется
логотип открытого акционерного общества "Российские железные
дороги", состоящий из аббревиатуры, построенной по начальным
буквам Общества - РЖД, и эмблемы - стилизованного изображения
крылатого колеса и перекрещенных молотка и ключа.

4. Код организации
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО). Код ОАО "РЖД" - 00083262.

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с
документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН ОАО "РЖД" -
1037739877295.

6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины
постановки на учет (ИНН/КПП)
ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами. ИНН/КПП ОАО "РЖД"- 7708503727/997650001.

7. Код формы документа
Код формы документа проставляют по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации
Наименование организации, являющейся автором документа, должно
соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных
документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех
случаях, когда оно закреплено в учредительных документах
организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже
полного наименования.
Уставом Общества установлено полное фирменное наименование -
открытое акционерное общество "Российские железные дороги",
сокращенное наименование - ОАО "РЖД".
В документах Общества допускается применять наименование - ОАО
"Российские железные дороги".
Наименование филиала, представительства, учреждения Общества
располагают ниже наименования Общества.

9. Справочные данные об организации
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый
адрес; номера телефона, факса, телефакса; другие сведения по
усмотрению организации, в частности счета в банке, адрес
электронной почты.
Справочные данные об Обществе приведены на соответствующих
бланках в приложениях N 7-14.

10. Наименование вида документа
Наименования видов документов, составляемых и издаваемых в
Обществе, соответствуют видам документов, предусмотренным
Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

11. Дата документа
Датой документа является дата его подписания, утверждения или
события, которое зафиксировано в документе. Например, датой
приказа, распоряжения, поручения, письма является дата их
подписания, протокола - дата заседания, акта - дата события. Датой
положения, правил, инструкции и других утверждаемых документов
является дата их утверждения.
Датой документа, составленного совместно несколькими
организациями, является более поздняя дата подписания такого
документа одной из этих организаций. Совместный документ должен
иметь одну (единую) дату.
Даты документов оформляют словесно-цифровым и цифровым
способами. Словесно-цифровой способ (например, 4 апреля 2004 г.)
применяют при оформлении даты приказов, распоряжений, положений,
правил, инструкций, протоколов, писем, других
организационно-распорядительных документов Общества.
При оформлении даты цифровым способом (например, даты
визирования, поступления документа или направления его в дело)
арабскими цифрами указывают дату в последовательности: день
месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами
цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами. Например, дату
четвертое апреля 2004 г. следует оформлять 04.04.2004 (точка после
года не ставится).

12. Регистрационный номер документа
Реквизит "Регистрационный номер документа" проставляют на
документах, подлежащих регистрации. Им может являться порядковый
номер поступления, отправления, издания документа. Порядковый
номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел,
индексом подписанта и другими обозначениями.
Регистрационный номер документа, составленного совместно
Обществом с другими организациями, состоит из регистрационных
номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую
черту в порядке расположения подписей руководителей организаций.
Например: 25/37/17.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"
включает в себя регистрационный номер и дату, указанные в
документе организацией, составившей или издавшей документ, на
который должен быть дан ответ.
В бланках для писем данный реквизит состоит из постоянной
части в виде: "На N... от...", в рамках которой проставляют номер
и дату документа.

14. Место составления или издания документа
Место составления или издания документа указывают в том
случае, когда затруднено его определение по реквизитам
"Наименование организации" и "Справочные данные об организации".
Место составления или издания документа указывают с учетом
принятого административно-территориального деления. При указании
Москвы и Санкт-Петербурга букву "г." не ставят.

15. Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица.
Если документ адресован должностному лицу, то инициалы
указывают перед фамилией, если физическому лицу - после фамилии.
В состав реквизита "Адресат" может, при необходимости, входить
почтовый адрес. Элементы почтового адреса корреспондента указывают
в последовательности, установленной Правилами оказания услуг
почтовой связи.*

------------------------------
* Правила оказания услуг почтовой связи утверждены
постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября
2000 г. N 725 (Собрание законодательства Российской Федерации,
2000, N 41, ст. 4076).

Элементы почтового адреса указывают в следующей
последовательности: название улицы, номер дома, номер квартиры,
название населенного пункта, название района, название области,
края, автономного округа (области), республики, почтовый индекс.
Порядок оформления реквизита "Адресат" в письмах и телеграммах
приведен в пунктах 6.5 - 6.7 Инструкции.

16. Гриф утверждения документа
Утверждению подлежат нормативные документы Общества, в
частности положения, правила и инструкции, структура и штатные
расписания подразделений аппарата управления Общества, акты
контрольно-ревизионных проверок, акты приема в эксплуатацию
законченных строительством зданий и сооружений, составы комиссий и
советов, сметы расходов на содержание аппарата управления, другие
документы, которые только после утверждения приобретают
юридическую силу.
Документ утверждается президентом Общества (вице-президентами
Общества в соответствии с их компетенцией). Подлежащий утверждению
документ должен быть подписан руководителем подразделения аппарата
управления Общества, подготовившего этот документ (с соблюдением
правил оформления реквизита "Подпись"). Гриф утверждения состоит
из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего
документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия),
даты утверждения и регистрационного номера, например:

УТВЕРЖДАЮ
Вице-президент ОАО "РЖД"
(личная подпись) И.О.Фамилия
"___" мая 2004 г. N_________

При утверждении документа несколькими должностными лицами: при
двух грифах утверждения их располагают рядом, на одном уровне, при
трех и более грифах - рядом, на нескольких уровнях.
Распорядительными документами (приказом, распоряжением)
утверждают нормативные и иные документы Общества в случаях, когда
не представляется возможным определить момент введения в действие
документа при его утверждении и/или необходимо дать поручения,
связанные с введением в действие документа, и установить порядок
его изучения.
При утверждении документа приказом, распоряжением гриф
утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или
УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном
падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН
приказом ОАО "РЖД"
от 20 марта 2004 г. N 18

или

УТВЕРЖДЕНА
распоряжением ОАО "РЖД"
от 25 февраля 2004 г. N 75р

Каждую составную часть реквизита "Гриф утверждения документа"
печатают с новой строки через один межстрочный интервал (12 пт).
Начало строк многострочного реквизита должно быть выровнено по
вертикальной линии. Допускается центрировать элементы относительно
самой длинной строки.
При утверждении документа с изданием распорядительного
документа текст утверждаемого документа заканчивается чертой,
расположенной по центру текста на расстоянии 3 межстрочных
интервалов (36 пт). Длина черты 2-3 см.
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция
Резолюция может быть написана на документе или отдельном
листе, который прикладывается к подлиннику документа. В состав
реквизита "Резолюция" входят следующие элементы: фамилия и
инициалы исполнителя (исполнителей), которому направляется
документ, предписываемое действие (указание о порядке и характере
исполнения документа), срок исполнения, личная подпись
должностного лица, дата подписания резолюции.
На документе, как правило, должно быть не более одной
резолюции. Недопустимо давать по одному и тому же документу
противоречивые указания и поручения или дублировать их.
В резолюции в качестве исполнителей определяют должностных лиц
(вице-президентов, руководителей подразделения аппарата управления
или обособленных структурных подразделений Общества), в функции
(обязанности) которых входит подготовка решений по поставленным в
документе вопросам. Допускается адресовать поручение первым
заместителям руководителей подразделений, которые возглавляются
вице-президентами Общества. Нецелесообразно без надобности
расширять количество исполнителей, и особенно в резолюции с
пометкой "Срочно".
Если исполнение документа требует решения различных вопросов,
то резолюция может предусматривать поручения нескольким
ответственным исполнителям, которые выделяют в самостоятельные
пункты резолюции.
В резолюции могут быть указаны должностные лица, которым
должен быть направлен данный документ (с поручением) для сведения.
При оформлении резолюции на отдельном листе указывают
регистрационный номер и дату документа, к которому относится
данная резолюция, а также, при необходимости, должностное лицо
(фамилия и инициалы), у которого находится документ на контроле.
На оборотной стороне листа проставляется виза лица, подготовившего
проект резолюции.
--------------------------------------------------------¬
¦ ------------------¬ ¦
¦ L------------------ ¦
¦ (дата исполнения) ¦
¦ ¦
¦ К N____________ ¦
¦ ¦
¦ Иванову B.C. ¦
¦ Прощу рассмотреть и доложить предложения. ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ + Петрову И.И. ¦
¦ ¦
¦ И.О.Фамилия ¦
¦ ¦
¦ "____" марта 2004 г. ¦
¦ --------------------------------------------- ¦
¦ --------------------------------------------- ¦
¦ НА КОНТРОЛЕ у Фамилия И.О. ¦
¦ ------------------------------------ ¦
L--------------------------------------------------------

Резолюцию, написанную на документе, переносят, при
необходимости, в напечатанном виде на отдельный лист.

18. Заголовок к тексту
Заголовок составляют к документам, оформляемым на бланке или
бумаге формата А4 (210x297 мм), за исключением ответов на
обращения граждан, телефонограмм, телеграмм, извещений, а также
документов, оформляемых на бумаге формата А5 (148 х 210 мм).
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание
документа. Заголовок формулируют, как правило, с помощью
отглагольных существительных в предложном падеже, отвечая на
вопрос "О чем" ("Об отмене ...", "О выделении ...", "Об изменении
..."). Он должен грамматически согласовываться с названием
документа. Например, приказ (о чем?) - "О создании предприятий";
карточка (чего?) - "Учета движения основных средств".
Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок
документа может формулироваться обобщенным и иметь подзаголовки.
Заголовок к тексту документа составляется исполнителем
документа. В нем допускается применять общепринятые сокращения
слов и словосочетания, которые соответствуют требованиям
стандартов (правил). Точка в конце заголовка (подзаголовка) не
ставится.

19. Отметка о контроле
Отметку проставляют на документах, исполнение которых
контролируется, и она состоит из слова "Контроль", которую пишут
от руки или наносят штемпелем.
Отметку о контроле располагают на правом поле первого листа
документа на уровне реквизита "Заголовок к тексту", в случае
недостатка места - на свободном месте лицевой стороны первого
листа.

20. Текст документа
Текст документа отражает основное смысловое содержание
документа - управленческое действие, решение и должен содержать
достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно,
кратко и четко, простым языком, без сложных словосочетаний.
Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному
вопросу документами.
Текст документа состоит, как правило, из двух основных частей.
В первой (констатирующей) части излагаются причины, основания,
цели создания документа, во второй - решения, просьбы,
предложения, рекомендации, поручения.
Если содержание документа не требует пояснения или
обоснования, то текст может содержать только заключительную часть
(например, распоряжение - распорядительную часть без
констатирующей; письмо - просьбу без пояснения).
Тексты положений, правил, инструкций, программ, докладов,
отчетов могут состоять из разделов, пунктов и подпунктов, которые
нумеруют арабскими цифрами. Разделы (пункты) могут иметь заголовки
(подзаголовки). Порядковые номера (раздела, пункта, подпункта)
отделяют точками. Например, обозначение "2.9.3." означает: раздел
2, пункт 9, подпункт 3.
Тексты приказов и распоряжений могут состоять из пунктов и
подпунктов (абзацев), порядок нумерации которых приведен в 6.1.4
Инструкции.
В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и
последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц
должны быть проставлены по середине верхнего поля листа арабскими
цифрами без каких-либо слов и знаков, в интервале 10-15 мм от
верхнего края листа.
В распорядительных документах используют форму изложения
текста от первого лица единственного числа ("приказываю",
"обязываю", "предлагаю", "прошу").
В совместных документах текст излагают от первого лица
множественного числа ("приказываем", "решили").
В устанавливающих обязанности и права подразделений аппарата
управления Общества и его обособленных структурных подразделений
документах, а также в документах, содержащих описание, оценку
фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения
текста от третьего лица единственного или множественного числа
("департамент осуществляет следующие функции", "в состав филиала
входят", "комиссия установила").
В докладных записках, объяснительных записках, заявлениях
используют форму изложения от первого лица единственного числа
("считаю необходимым", "прошу направить").
В тексте документа, подготовленного на основании документа
другой организации или ранее изданного документа, должна
содержаться ссылка на него с указанием наименования документа,
наименования организации - автора документа, даты и номера
документа (допускается иметь в конце документа приписку -
"Основание:...", с указанием упомянутых реквизитов). Например:
"Во исполнение постановления Правительства Российской
Федерации от 18 сентября 2003 г . N 585 "О создании открытого
акционерного общества "Российские железные дороги" приказываю:..."
При составлении текстов документов необходимо соблюдать
установленные правила написания дат. Даты указывают
словесно-цифровым способом (7 апреля 2004 г.; в 2004 году; зимний
период 2003/2004 года; в 2003- 2004 годах; первый квартал 2004 г.
или I квартал 2004 г.; первое полугодие 2004 г.; 4 месяца 2004
года).
При упоминании в тексте документов должностных лиц сначала
указывают их фамилии, затем - инициалы.
В документах не допускается употребление сокращения "РФ"
вместо слов "Российская Федерация".
Наименование конкретного подразделения аппарата управления
Общества (например, Департамент управления перевозками, Правовой
департамент, Управление экспертизы проектов и смет, Первое
управление) пишут с прописной буквы.
Наименования отделов (секторов, бюро) в составе департаментов
(управлений) пишут со строчной буквы. Например, отдел
документационного обеспечения Департамента управления делами.
В текстах приказов, распоряжений, поручений, протоколов, писем
при переписке внутри Общества, в текстах служебных записок,
справок пишут наименования должностей и подразделений аппарата
управления Общества без указания наименования Общества (например,
первый вице-президент вместо первый вице-президент ОАО "РЖД";
вице-президент - начальник Департамента инвестиционной
деятельности вместо вице-президент - начальник Департамента
инвестиционной деятельности ОАО "РЖД", начальник Департамента
управления финансами вместо начальник Департамента управления
финансами ОАО "РЖД"). В этих документах наименования обособленных
структурных подразделений Общества пишут без указания их статуса в
Обществе (например, Северная железная дорога вместо Северная
железная дорога - филиал ОАО "РЖД"; Росжелдорснаб вместо
Росжелдорснаб - филиал ОАО "РЖД"). В случаях если по содержанию
документа требуется указывать полные наименования должностей и
подразделений аппарата управления (обособленных структурных
подразделений) Общества, то в таком документе применяют их
наименования, предусмотренные в соответствующих штатных
расписаниях и учредительных документах.
Тексты документов с однотипным, сходным содержанием
рекомендуется унифицировать путем создания типовых и трафаретных
текстов, пригодных для многократного использования при составлении
документов.
Типовые тексты - тексты-образцы, на основе которых исполнитель
составляет текст путем добавления конкретной информации (цифр,
фактических данных, фамилий исполнителей, другой информации) с
сохранением основной конструкции и формулировок типового образца.
Трафаретные тексты - дословное воспроизведение на бланках
документов (типографским или другими способами) постоянной части
текста, повторяющейся в каждом однотипном документе, с пропусками
для последующего заполнения конкретной информацией, индивидуальной
для каждого текста.

21. Отметка о наличии приложения
Приложения к документу могут быть:
утверждаемые соответствующими распорядительными документами;
поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с
сопроводительным письмом.
О наличии приложений к документам указывают в тексте этих
документов.
Приложение к распорядительному документу содержит в верхнем
правом углу первого листа отметку с указанием наименования
документа, к которому оно прилагается, его даты и номера. При
наличии нескольких приложений к распорядительному документу
проставляют их порядковые номера. Порядковые номера присваивают в
соответствии с очередностью их упоминания в тексте, например:
__________________
Если у вас возникли вопросы по работе сайте - пишите на почту admin@scbist.com
Admin вне форума   Ответить с цитированием 12
Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
=Положение= № ВМ-137 от 11 января 2006 г. - Положение о профессиональном обучении рабочих кадров открытого акционерного общества "Российские железные дороги" Admin 2005-2008 годы 0 20.07.2012 11:21
=Распоряжение= № 1987р от 30 апреля 2004 г. - О Порядке предоставления жилых помещений работникам открытого акционерного общества "Российские железные дороги" Admin 2000-2004 годы 1 12.07.2012 16:59
=Положение= № 355 от 30 апреля 2004 г. - Положение о Департаменте безопасности движения и экологии открытого акционерного общества "Российские железные дороги" Admin 2000-2004 годы 0 12.07.2012 16:55
=Положение= № 371 от 3 мая 2004 г. - Положение о Департаменте "Казначейство" открытого акционерного общества "Российские железные дороги" Admin 2000-2004 годы 0 12.07.2012 16:51
=Распоряжение= ФА-4049 от 5 мая 2004 г. - Положение об оплате труда работников филиалов открытого акционерного общества "Российские железные дороги" Admin 2000-2004 годы 0 12.07.2012 16:45

Ответ

Возможно вас заинтересует информация по следующим меткам (темам):
вниижт


Здесь присутствуют: 1 (пользователей: 0 , гостей: 1)
 
Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.
Trackbacks are Вкл.
Pingbacks are Вкл.
Refbacks are Выкл.



Часовой пояс GMT +3, время: 20:44.

СЦБ на железнодорожном транспорте Справочник 
сцбист.ру сцбист.рф

СЦБИСТ (ранее назывался: Форум СЦБистов - Railway Automation Forum) - крупнейший сайт работников локомотивного хозяйства, движенцев, эсцебистов, путейцев, контактников, вагонников, связистов, проводников, работников ЦФТО, ИВЦ железных дорог, дистанций погрузочно-разгрузочных работ и других железнодорожников.
Связь с администрацией сайта: admin@scbist.com
Advertisement System V2.4