Внедрение автоматизированной системы документооборота в организациях Белорусской железной дороги
 

Территориально-распределенная система электронного документооборота на базе ППП «Канцлер» в Объединении «Белорусская железная дорога»

Заказчик

Белорусская железная дорога (БЖД) является государственным объединением, подчиненным Министерству транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, в состав которого входит 85 организации, имеющих статус юридического лица, и 3 представительства, в том числе:

46 республиканских унитарных предприятий, из которых 15 дочерних, в том числе: 6 отделений БЖД (Минское, Барановичское, Брестское, Гомельское, Могилевское, Витебское)
7 заводов (Минский и Гомельский вагоноремонтные, Гомельский электромеханический, Брестский электротехнический, Барановичский завод автоматических линий, Борисовский шпалопропиточный, Опытный завод путевых машин станции Пинск)
38 учреждений (учреждения здравоохранения и образования)

Задача

Стратегия развития Белорусской железной дороги, направленная на повышение эффективности деловых и производственных процессов разветвленной структуры, максимальную автоматизацию всех подразделений и улучшение качества обслуживания клиентов привела к необходимости автоматизации документооборота.
Перед компанией IBA стояла задача создания территориально-распределенной корпоративной системы электронного документооборота на базе ППП «Канцлер» в РУП «Главный расчетный информационный центр БЖД» (РУП ИРЦ БЖД) и 6 отделениях БЖД: Барановичском, Брестском, Витебском, Гомельском, Минском, Могилевском, которая была призвана обеспечить выполнение следующих задач:

Автоматизировать процессы ведения делопроизводства, перевода документов в электронный вид, обмен документами между территориально удаленными отделениями
Повысить эффективность управления за счет автоматизации контроля исполнения, оперативности и прозрачности работы с документами структур БЖД
Обеспечить оперативное и гарантированное поступление документов исполнителю, снижение времени исполнения и периодов подготовки выполнения заданий
Обеспечить формирование баз данных документов, сохранность всех документов, оперативный поиск и просмотр любого документа
Сократить документооборот за счет управления процессами и кардинального снижения бумажного документооборота и связанных с его поддержанием прямых расходов (бумага, копирование, почтовые расходы и пр.)
Автоматизировать архивное хранение (обеспечить поиск, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов)
Предоставить возможность групповой подготовки и обработки документа с применением технологии «workflow»
Создать специализированные банки документов (научно-технической, экономической, статистической информации) корпоративного уровня с развитыми средствами доступа, обновления, поиска
Автоматизировать ведения электронного документооборота, обеспечивающего полный цикл работы с обращениями граждан в соответствии с существующими нормативными документами БЖД
Обеспечить экономию ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов, организацию их исполнения и создания оперативного электронного банка документов.

Решение

Существующая технология работы с документами ориентирована на три уровня иерархии: руководство, служба делопроизводства и контроля исполнения (далее – НДК), исполнители.
Руководство принимает решения о дальнейшем движении документов, подписывает их или визирует, назначает ответственных за исполнение, устанавливает сроки исполнения, задает стратегию исполнения в форме резолюции.
Ответственные исполнители (руководители структурных подразделений) организуют работу непосредственных исполнителей, которые занимаются отработкой документов.
НДК осуществляет прием и регистрацию документов, ввод сведений и заданий в систему контроля исполнения, продвижение документов по организации, рассылку их вовне, контроль исполнения поручений, выдачу различных справок по состоянию исполнения документов, анализ по состоянию исполнения документов и документообороту, передачу документов в архив. НДК непосредственно отвечает за ведение и методологию документационного обеспечения управления.
Технология работы с документами определена единой инструкцией, действующей для всех субъектов БЖД. Применяется система кодирования субъектов и номенклатуры дел. Организационная структура Объединения является трехуровневой (Управление БЖД – организации и учреждения дорожного подчинения – их обособленные структурные подразделения).


Результат

Внедренная в Управлении БЖД, во всех отделениях БЖД и РУП ИРЦ БЖД территориально-распределенная корпоративная система электронного документооборота с использованием электронно-цифровой подписи состоит из следующих модулей: «Делопроизводство», «Архивное дело», «Обращения граждан», «Потоковое сканирование». Масштаб внедрения – более 2000 конкурентных лицензий ППП «Канцлер».

Внедрение автоматизированной системы документооборота позволило:

Связать воедино и синхронизировать документооборот в организациях Белорусской железной дороги
Повысить эффективность использования разрозненных информационных ресурсов
Значительно сократить время создания, согласования и подписания документов
Исключить необходимость излишнего тиражирования и размножения документов на бумажных носителях
Улучшить исполнительскую дисциплину благодаря автоматизации контроля исполнения документов
Повысить оперативность принятия управленческих решений.