[Вперёд] Дремучесть

[Admin]

Дремучесть

«Всем дали сапоги, мне не дали сапоги, прошу выдать сапоги. Заявление» – это выражение из романа «Колымский котлован» в Ростовской высшей партийной школе на занятиях по документоведению приводили как пример дремучести при составлении документа. Но это когда было? Аж во времена строительства Колымской ГЭС.

А вот пример из нынешней должностной инструкции одного из работников Юго-Восточной дороги, где первый пункт должностных обязанностей гласит: «Обеспечивает информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям для контроля по соблюдению законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами». И далее в том же духе. (Чтение этих обязанностей похоже на яростное продирание сквозь джунгли слов). Каков высокопарный настрой на обязанности! Только вот попробуйте хотя бы приблизительно определить, в какой службе или дирекции и, главное, кем работает специалист с такими обязанностями. Как проконтролировать их выполнение? Как определить полноту и качество выполнения? За что наказать? За что поощрить? Да и что, в конце концов, делает этот «специалист» по восемь часов в день?
В первом «дремучем» случае ясно хотя бы то, что обидели какого-то рабочего и не выдали ему сапоги и что эту несправедливость надо устранить. А вот какой комментарий можно дать по формулировке должностных обязанностей специалиста, скорее всего, с высшим образованием, и как оценить её? А ведь эта, по сути, та же самая, только изощрённая дремучесть.
Сколько же проявлений подобной дремучести в так называемых «документах»!
В сентябре прошлого года было получено распоряжение одного из департаментов ОАО «РЖД», в котором чёткими грамотными формулировками давались ответственные поручения различным должностным лицам с указанием сроков их исполнения (к разным числам августа). На первый взгляд, это распоряжение было идеальным документом, вот только дата подписания была последним днём августа. Получен же этот документ в первой декаде сентября. Один из руководителей прочитал его (прочитал ли?) и написал резолюцию, в которой по аналогии, как положено, перечислил всех исполнителей и резюме «К исполнению в срок». И распоряжение, и резолюция – та же самая дремучесть, да ещё замешанная на трусости. В противовес к этой дремучести другой руководитель к этому же распоряжению написал совсем иную резолюцию: «Пока готовился документ, сроки давно уже прошли! Переговорите с исполнителем этого распоряжения. Если актуальность на момент сохранилась, готовьте ответы». Документ один, только прочтение и оценка его разные.
А ведь такие, с позволения сказать, «документы» поступают из департаментов и центральных дирекций довольно часто. А это значит, что дремучесть свойственна и низам и верхам.
В наше время применение персональных компьютеров значительно облегчило подготовку документов, трафареты которых можно хранить в электронной памяти на все случаи профессиональной деятельности. Подготовлены образцы всех наиболее часто встречающихся документов. Одних только писем – девять вариантов. Находи нужный и готовь проект документа по образу и подобию. Но, увы… Ошибок при подготовке документов меньше не стало. Да и культура их подготовки не повысилась. Лёгкость исправления документа в электронном виде, его распечатка и размножение на принтерах и ксероксах притупили дисциплинированность и аккуратность при их подготовке. При печатании документов на печатных машинках одно неверное слово заставляло переделывать как минимум страницу. Поэтому текст с высокой ответственностью выверялся и шлифовался на черновиках, а уж потом печатался. Сейчас процесса тщательной выверки не стало, поэтому часто первоначальный вариант становится и последним. Ну, а если этих принтерных вариантов много? Готовьте мусорную корзину размером побольше. Один лист формата А4 с нанесённым на него текстом 14-м шрифтом с учётом усреднённой стоимости бумаги, тонера и времени его набивки стоит четыре-восемь рублей (смотря кто набивает). Теперь посчитайте количество листов в мусорной корзине и переведите их в выброшенные рубли.
Ничто так не разлагает исполнительскую дисциплину, как установление нереальных сроков исполнения каких-либо поручений. Часто приходится слышать устные распоряжения руководителей: «Готовьте телеграмму и чтоб завтра же…» Подготовка телеграммы, её подписание, сдача на телеграф, передача, доставка, прочтение, резолюция, передача исполнителю потянут, как минимум, на трое рабочих суток. А исполнить её надо было позавчера. Даже если исполнитель проявит чудеса расторопности, исполнение будет просроченным. Стоит ли спешить? Решение, как правило, не в пользу вопроса.
* * *
В проблеме дремучего бумаготворчества можно выделить несколько аспектов. Во-первых, экономический. Волокита, писание и чтение вороха бумаг съедает самое дефицитное, что у нас есть, – время, а это в конечном счёте – деньги.
Второй аспект – руководителей всех рангов следует учить принятию решений с помощью современных научных методов. Ещё студентами они должны знать, что противопоставить бюрократизму. Наша же высшая школа считает эту проблему либо несущественной, либо несуществующей. Многие даже специализированные кафедры вузов экономического и управленческого профиля не учат, как уменьшить поток бумаг, а эффективность управленческого труда увеличить. Было бы целесообразно обратить на эти проблемы внимание железнодорожных университетов, техникумов, дорожных технических школ, всех курсов повышения квалификации. Ведь даже на высших корпоративных курсах этой проблеме внимание не уделили. А надо было бы хотя бы обзорные лекции прочитать и обозначить проблемы. Да и при приёме на работу руководителей и инженерно-технических работников следует подвергать тестовым экзаменам по элементарным вопросам делопроизводства и управления. Как сдают экзамены на управление автомобилем или ЕГЭ в школах.
При переходе на вертикальный принцип управления увеличился поток запроса информации «наверх» и обратно – «сверху вниз». При этих обстоятельствах не оправдались надежды на сокращение бумажного потока с помощью различных программ АСУ. Добавилась только дополнительная переписка по внедрению и бесконечной корректировке самих АСУ. После внедрения АСУ изменялась только форма документов. Обращение с документами только усложнилось. АСУ, особенно отраслевые, – потребители цифровой пищи. Если раньше МПС и департаменты запрашивали от своих структурных подразделений текущую информацию не чаще одного раза в месяц, то теперь чуть ли не посуточно. Электронная техника соблазнила некоторые центральные дирекции требовать с мест даже первичные документы и нормативы. Вот только читать их москвичам, как правило, некогда.
Необученность в вопросах документоведения порождает ещё больший порок – разорительную дремучесть в поведении. Многие из нас слышали россказни о полководцах, которые выигрывали битвы лишь потому, что опаздывали к их началу, о мужичках, которые часами примерялись, а затем лишь раз ударяли умелыми своими топориками и делали дворцы, подобные Кижам. Певец призывает нас: «Не спеши!», а фольклорист напоминает: «Семь раз отмерь – один раз отрежь». Приходилось не раз слышать, как медлительность называют деловым отношением ко времени, и вот уже человек, тысячу раз примерявший, но ни разу не отрезавший, покачивает указательным перстом, советуя не спешить. Тезис о том, что поспешность, мол, необходима при ловле блох, поддерживают и развивают именно те, кому и блоху-то поймать ни разу не удалось. Стоит заговорить о деловитости, как возникает её антипод. Непременно кто-нибудь поднимет страдальческое чело от стола и разведёт руками: «Ах, как я занят, как я занят! Ничего не успеваю…» И мы подчас жалеем бедолагу вместо того, чтобы помочь этому «кипучему бездельнику» освободиться от непосильной занятости, ибо проку от него всё равно мало.
Придуманная капиталистами поговорка о том, что «время – деньги», несёт в себе несомненное ядро истины, если, разумеется, не абсолютизировать её. Надо помнить, что время – это ещё и наше богатство во всём многообразии такого понятия. Слова Карла Маркса о том, что всякая экономия в конечном счёте сводится к экономии времени, пока звучат как истина. Знаю, что все у нас – за экономию. Но тычась в слова о том, что «все мы – люди живые» или «так заведено», «так было всегда», вижу, как велико ещё расстояние между теорией и практикой.
В первом советском телесериале «Сказание об инженере Прончатове» главный инженер крупного сплавного треста требовал от своих подчинённых, чтобы они сто раз подумали: «А нужен ли документ?» И если уж документ был необходим, то он должен быть суперкратким. Самый лучший документ – это документ на одной странице, а самый дремучий – это когда на последней странице одна строчка.
Критерии в работе с документами теоретически давно определены, но только не у всех хватает квалификации, характера и достоинства, чтобы следовать им. Нельзя допускать, чтобы эти критерии нарушались даже в малом, нельзя допускать, чтобы плохие привычки становились скверными традициями.
Определённость, обязательность, точность, единство слова и дела, недвусмысленность поступков и замыслов и, в первую очередь в работе с документами, будут объединять нас общим делом, общей целью – слаженной и результативной деятельностью железных дорог.

Автор: Николай Чернушкин